会议是实行行政管理的一种重要方法，是一种有组织有目的地把众人聚集起来商讨问题的公共活动方式。对企业而言，会议就是企业中有关人员就某个议题，在指定的时间、地点，进行面对面的协商或讨论，从而达成某种共识或协议的活动。
会议是企业议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。
会议的管理是一个过程管理，它涉及会前、会中、会后的全过程的统筹规划。而且会议有大有小，内容各不相同。因此会议管理制度，首先要划分不同的类别，进行相应的会议安排和准备，不同的会议做不同的会议规程。大型的会议要对会议计划、会议筹备、会议活动细节进行全面审核，务必使各方面井然有序。会中还要对影响会议成效的要点进行管理。
一、会议准备要点
◎ 会议室使用管理制度
第一条 会议室是公司举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范会议室的使用，给员工营造一个良好的工作环境，特制定本制度。
第二条 公司会议室只限公司内部各处（室）和子公司使用，外单位借用会议室须经公司领导批准，并到办公室办理借用手续。任何处（室）和子公司无权将会议室借给外单位使用。
第三条 企业所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入会议室。
第四条 企业各部门如需使用会议室，要提前到总经理办公室申请，在会议室使用登记簿上签字，由办公室统一安排。
第五条 任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品。
第六条 任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。
第七条 任何员工不能随意拿走接待室的报刊、杂志等资料。
第八条 爱护接待室、会议室的设施。
第九条 会议结束，要整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。
◎ 会场布置要点
第一条 实施布置前必须考虑周详，根据布置任务来确定执行人员，并做好明确分工。
第二条 会议现场要做好清洁保护工作，地毯、大理石面应落实好保护措施。
第三条 根据宴会部及有关部门的宴会、会议通知单，按时、按规格做好绿化布置。
第四条 绿化布置力求整齐、美观，植物干净、无尘、无虫口、无黄叶，花盆机架的主体、台面插花要卫生清洁，色彩鲜艳、造型端庄。
第五条 布置完毕后，应清理好现场，再重新清理、喷水一次，以取得最佳布置效果。
二、会议管理要点
◎ 会议主持要领
第一条 提高会议成效
1严格遵守会议的开始时间。
2在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。
3要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
4应当引导与会者在预定时间内做出结论。
5在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。
6应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
7应当把决议付诸施行的程序理出，加以确认。
第二条 会议注意事项
1发言内容是否偏离了议题?
2发言内容是否出于个人的利害?
3是否全体人员都专心聆听发言呢?
4是否发言者过于集中于某些人呢?
5是否有从头到尾都没有发言过的人呢?
6是否某个人的发言过于冗长呢?
7发言的内容是否朝着结论推进呢?
第三条 会议禁忌事项
1发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则上以3分钟为限)。
2不可从头到尾沉默不语。
3不可取用不正确的资料。
4不要尽谈些期待性的预测。
5不可做人身攻击。
6不可打断他人的发言。
7不可不懂装懂，胡言乱语。
8不要谈到抽象论或观念论。
9不可对发言者吹毛求疵。
10不要中途离席。
◎ 会议管理办法
第一条 总则
为使公司的会议管理规范和有序，提高会议形式的行政决策效率，特制定本办法。
第二条 会议种类
1公司级会议：主要包括党政领导（扩大）会、全公司干部会、全公司班组长会、全公司党员大会、全公司团员大会、全公司职工大会、全公司技术人员会以及各种代表大会。应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。
2专业会议：即全公司性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管公司领导批准，主管业务科室负责组织。
3系统和部门工作会：各车间、科室、支部召开的工作会，如车间办工会、科务会、支部会、车间（科室）职工大会等，由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织。
4班组（小组）会：由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。
5上级或外单位在我公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或厂际业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等），一律由公司办公室受理安排，有关业务对口科室协作做好会务工作。
第三条 会议管理体制
1公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须在行政部审批或登记备案。
2行政部须在年度计划中提出全年会议工作计划和费用预算以及压缩会议开支的指标，经上级批准后遵照执行。
3公司严格控制未预见的临时性会议，对此类会议须按一会一报原则审批。
4会务工作主要由行政部承办，其他部门主办的会议，行政部应予以协助。
5公司财务部应加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用，并确保合理经费及时到位。
6除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。
第四条 会议程序
1会前准备
（1）对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
（2）对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：会议名称，会议主旨和目标，会议议项，会议时间，会议地点，会议议程，会议主持人，出席人员（名单），会议财务（支出收入）预算，接待工作说明，现有筹备情况及进展，（可能）存在的问题、解决方案及要求，筹备时间进度表。
（3）该报告经批准后方可执行。
（4）通过口头或书面形式提出会议申请。口头形式仅适用于例会召开的确认。
2会议通知
根据会议要项拟订会议通知，并提前张贴或发送。对重要会议需发几轮通知的，应做好每轮工作。
出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。
3会议承办人及时准备会议场所、会议文件或资料。 必要时进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须确保其发言。
4在会议进行中要做好记录。记录方式主要是速记笔录，必要时可录音、录像，要妥善保存记录材料。
◎ 会报规则
第一条 为能秉承董事会旨意，建立上下执行连贯体系，促使全公司上下各阶层在不同岗位能做到思想一致，努力方向统一，并密切协调配合，以求公司的最大发展，特制定本规则。
第二条 会报种类(见下表)
会 报 名 称召 集 人时 限参 加 人 员协理级会报总 经 理不 定 时协理级以上主管经理级会报企业部副总经理每月至少一次经(副)理以上主管主任级会报企业部副总经理每两个月一次主任级以上主管企业部会报经 理不 定 时有关主管及干部
第三条 会报内容
1协理及会报
(1)检讨董事会制定的经营方针及总经理有关业务指示的执行状况。
(2)以企业的立场制定公司共同发展方向，并对公司的经营策略对上级提出建议，以发挥领导阶层的功能。
(3)研讨企业的重大案件并促进各企业部门间工作协调配合。
2经理级会报
(1)秉承上级指示，研讨并确定经营策略。
(2)考核市场状况及经营绩效以修正经营策略。
(3)各企业部门奖金及福利方案的研讨与制订。
3主任级会报
(1)研讨各单位间工作的配合及执行方法。
(2)检查工作绩效及进度。
(3)有关经营策略及工作方法的观念沟通。
4企业部会报
(1)转达上级的政策及业务指示，并研讨执行方法。
(2)生产工作检查。
(3)生产技术工作检查。
(4)产销工作检查。
(5)工程(施工)进度检查。
(6)经营计划的执行及达成之检查。
第四条 会报过程
1企业部门会报的召开通知及会报准备事宜由各企业部门管理组负责，协理级、经理级、主任级会报则由秘书室统筹负责。
2开会程序原则上分为工作报告，检查上次会报决议执行情况，讨论提案及临时建议四项。会前应先明确会报课题，通知与会人员做好充分准备。
3各种会报应指定专人做记录，协理、经理、主任级会报则由秘书室派专人负责记录工作，会报纪录应抄送有关部门执行并存卷妥管。
第五条 会报注意事项
1准时出席。
2事先准备好自己的意见并发言。
3因故不能出席时，要事先通知会议主持者。
4发言中肯，不占用太多时间。
5不中途打断他人的发言。
6不提出与主题无关的言论。
7表示与他人相反意见时，应以亲切态度及语气说服。
8不固执己见，一切为大局着想。
9绝对避免会而不议，议而不决，决而不行。
10凡经决议的事项，一定彻底执行。
11主持人不要感情用事，并设法防止讨论陷于混乱状态。
第六条 本规则经经理级会报通过，呈总经理核定实施，修改时亦同。
