一、会议组织规范及程序
◎ 会议规程
第一条 本规程旨在明确本公司会议的运营原则，确定会议运营的基本事项，以提高会议的效率与效果。
第二条 本规程适用于公司内部的所有会议。会议的召集、运营和记录要领适用于附录所列各类会议，同时亦可作为其他会议的参照。
第三条 一般原则
1减少会议次数原则
(1)对各类会议是否有必要召开，需严格审查，如通过个别联系、协商或请示能够解决的问题，原则上不召开会议讨论。
(2)严格限定出席会议人数。
2严守时间原则
(1)会议主持人会前须向与会者通报有关事项，听取有关人员意见。主持人和与会者须提前进入会场。
(2)按通知时间准时开会。
(3)按通知时间准时结束会议。
3会议通知的明确性原则
(1)在会议通知上，必须明确写明：
①月日和星期。
②开始时间。
③结束时间。
④场所。
⑤出席人。
⑥会议议题和准备事项。
(2)利用内部通信系统(广播、电话等)下达会议通知，须在会前由总务科下达。
4缺席迟到的事前联络原则
(1)因客观原因而缺席或迟到时，必须事先与主持人(或召集人)联系。
(2)会前尽量不安排会客和接打电话，以免影响领导按时与会。
5效率性原则
(1)事先安排好会场，确定座序，确定会议记录人。
(2)事前向与会者分发有关会议资料(一般应提前两天)。
(3)必要时须限定发言时间。
(4)主持人有权中断偏离会议议题的发言。
第四条 决定会议时间与场所
1会议决定
下月会议日程，原则上依照“例会一览表”，由各科科长向总务科提出申请，每月20日前由部长做出最终决定。
2公布月度会议安排
依据会议日程，由总务科编制“月度会议预定表”，在公司公告栏上公布，并分发各科。“月度会议预定表”须列示会议时间、场所、主要议题和与会人。
3会议日程变更通知
当会议时间、地点等发生变化时，总务科必须迅速发出变更公告，或个别通知有关人员。
第五条 会议操作的核心是提高会议的效率。
第六条 会议记录要领
1明确机密事项
会议主持人须向会议记录人明确机密事项的范围及处理注意事项。
2统一记录用纸
会议记录用纸应统一编号，便于装订和复制。
3会议记录保管
会议记录原件应由专人负责保管。
4注意事项
会议记录除记载会议时间、场所、出席人、议事内容外，还要简洁地记录会议结论、主要意见和议事过程。
第七条 会议操作流程
1会议准备操作流程
(1)第一阶段，确定会议轮廓。
①确定会议目的。
②准备会议资料。
③考虑强调事项和注意问题。
(2)第二阶段，制订议事方案。
①制定会议操作计划。如，如何引入议题，采取什么样的会议风格。
②分配会议时间。
(3)第三阶段，会议准备。
讨论资料、事例、图表、演算工具、书写用具等。
(4)第四阶段，准备会场。
①座席安排(注意使每一位与会者都能看得见和听得到)。
②座椅、烟灰缸等。
③照明、音响、防止噪音等。
2会议议事操作流程
(1)第一阶段，开会。
①开会致词。注意集中与会者的注意力。
②会议目的。
③会议背景。
④会议议题。
⑤征求有关讨论方法的意见。
(2)第二阶段，提出问题。运用下列任意一种方法切入会议议题。
①陈述事实。
②提问。
③阐述观点。
④展示资料。
(3)第三阶段，组织讨论。
①让每一个与会者都积极参与，广泛交换意见。
②控制会议进程，紧密围绕会议议题。
③对主要问题充分讨论。
(4)第四阶段，归纳总结。
归纳与确认会议结论。
(5)第五阶段，结束会议。
①对各类意见、建议、提案等做出评价。
②布置、落实会议精神对策。
③作总结性发言。
④对与会者的合作表示感谢。
3会议指导者自我评价要领
(1)是否对指导会议做了充分周全的准备?
(2)是否确定了会议的目的和要达到的目标?
(3)是否确定了会议讨论的方法?
(4)是否充分考虑了会议运营所要注意的问题?
(5)是否有效地使用了会议资料?
(6)会议气氛是否热烈、融洽?
(7)是否调动了每一个与会者的积极性?
(8)会议是否按照事先确定的日程进行?
(9)会议是否得出明确的结论?
(10)会议决定的事项是否得以贯彻落实?
◎ 会议组织规定
第一条 公司级会议：公司员工大会、公司技术人员会以及各种代表大会。应报请总经理办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。
第二条 专业会议：即全公司性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等)，由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。
第三条 系统和部门工作会：各部门召开的工作会由各部门主管决定召开并负责组织。
第四条 班组(小组)会：由各班组长决定并主持召开。
第五条 上级公司或外单位在我公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或业务会(如联营洽谈会、用户座谈会等)，一律由总经理办公室受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。
◎ 例会安排办法
第一条 行政技术会议
1总经理办公会
研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题。
2行政事务会
总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。
3班组长以上经营管理大会(或公司员工大会)
总结上期(半年、全年)工作情况、部署本期(半年、全年)工作任务。
4经营活动分析会
汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高公司经济效益。
5质量分析会
汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)，研究决定质量改进措施。
6安全工作会(含治安、消防工作)
汇报总结前期安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
7技术工作会(含生产技术准备会)
汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划的完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。
8生产调度会
调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题。
9部门事务会
检查、总结、布置工作。
10班组会
检查、总结、布置工作。
第二条 各类代表大会
1员工代表大会。
2部门员工大会(或员工代表小组会)。
3科协会员代表大会。
4企协会员代表大会。
第三条 民主管理会议
1公司管理委员会议。
2总经理、工会主席联席会。
3生产管理委员会议。
4生活福利委员会议。
第四条 论文、成果发布会
1科协年会。
2企协年会。
3政治思想工作研究会年会。
4质量控制成果发布会。
5科技成果发布会。
6信息发布会。
7企管成果发布会。
◎ 其他会议安排办法
第一条 凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须于会议召开前十天经分管副总经理批准后，进行汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。
第二条 总经理办公室每周六应将公司例会和各种临时会议统一平衡编制会议计划，并分发到公司主要管理人员及有关服务人员。
第三条 凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前两天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
第四条 对于准备不充分，或重复性、无多大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排。
第五条 对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，总经理办公室有权安排合并召开。
第六条 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外)，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
◎ 会议规范
第一条 开会准备
1拟定会议内容
(1)决定会议目的。
(2)归纳会议事项与要点。
(3)准备会议重点或特别强调的事项。
(4)重要事项应与上级协商。
2决定会议的方式
(1)决定出席人员、会场、时间与期限。
(2)拟定会议的具体运作方法，包括：
①讨论事项及讨论方法。
②说明事项及说明方法。
③强调事项及强调方法。
④决议事项及决议方法。
3会议资料准备与会议通知
(1)准备分发给出席会议人员的书面资料(如有必要，可事先分发)。
(2)会议所用图表准备。
(3)寄发会议通知(如需准备资料，应注明)。
4会场准备
(1)出席会议人数较多时，应准备扩音设备。
(2)会议用挂图时，应让每个人都能看清楚。
(3)会议所用桌椅的准备。
(4)资料、记录本、铅笔、烟灰缸等的准备。
(5)注意照明、温度、空气及噪音等问题。
(6)茶水准备。
第二条 参加会议须知
1应将会议的目的、宗旨、议题及有关资料认真地予以研究，并准备提出意见或询问事项。
2严格遵守开会时间，准时出席。因故不能出席，须事先通知会议主持人。
3发言力求简洁明确，注意发言时机。
4只要有利于企业整体利益，应毫不保留地发表意见。
5凡与会议主题无关的话题，应尽量避免。
6对于与自己相反的意见，也应认真听取。
7在反驳他人意见时，应注意态度和语气。
8不能因细节问题争吵不休。
9不能喋喋不休，应让他人也有发言机会。
10应服从多数人的决定。
第三条 提问的方法
1提问的形式
(1)间接提问：不特别指名，而向全体与会人员发问。
(2)直接提问：指名向特定的人发问。
(3)反问：与会者提问时，会议主席不立即回答，而反问提问题者或其他人。
2提问时应注意的问题
(1)使用正确的语言。
(2)语气要亲切。
(3)注意考虑提问的顺序。
(4)要提出促人思考的问题。
(5)当对方不了解所提问题时，应重点说明一遍。
(6)所提问题应便于回答。
(7)应说明所提问题的重点。
第四条 会议程序
制定会议程序，首先对本公司的会议体系做一分析，然后按会议的层次或性质分类，分别确定各类会议的程序和具体时间安排。
1经营会议
(1)主席经营政策报告10分钟。
(2)上次议案追踪20分钟。
(3)部门业务成果报告30分钟。
