夏目志郎起床之后，走到衣柜前面，脱掉睡袍，穿上衬衣，打上领带，穿上西服、袜子和鞋子，走到洗手间，把头发整理好。他站在镜子面前，非常认真地给自己一个微笑，然后走回床边把电话拿起来。他告诉该客户，在他们合作的课程里面应准备的用具、资料以及课程的讲义。在电话结束时，他非常真诚地感谢对方这么晚了还要为他的课程付出时间。
他的太太觉得不可理解，说：“你干嘛不在床上打，却还要起床穿衣梳头呢？”
夏目志郎解释道：“我想让顾客认为我是在办公桌旁工作。客户虽然看不见我是穿着睡衣在床上给他打电话，可是通过我的声音，他能够感觉得到。”
夏目志郎之所以那么做，是因为他知道接拨电话的姿势会影响人们的声音语调。穿着睡衣躺在床上给人打电话会给人一种慵懒的感觉。相反，穿上衬衣西服，打上领带，整理好头发，给对方的感觉是在办公工作，电话中正式、严肃信息得以有效表达，也有利于听话者对电话内容的正确理解。
可见，与人电话交流需要注意很多细节。因为电话本身会传递你的形象，而对方也能通过电话“听”出你的形象，正如马蒂·克拉克所说：“每次拿起电话拨号的时候，想像自己正站在停车场，手中拿着闪光信号灯，四周是深及膝盖的汽油。每走一步都要格外小心啊。”
但是有一些管理者常常把电话沟通视为雕虫小技，以为其不具任何直接“生产”效力，而几乎不予重视；如果派员接受“电话技巧、礼貌”训练——绝对只是“接线生”或某些第一线接待人员；甚至少有主管认为自己不具电话沟通的“能力”的。然而，仔细推敲起来，能够掌握每次电话沟通，而作完美的演出者，真是少之又少，而这些人，往往能创造良好的形象与互动关系。
每个人在工作岗位上，平均一天至少接或打15个电话，每次平均大约8分钟。而专门服务顾客的特殊部门，在忙碌季节，甚至一天每人可能接到l30～140个电话之多，白天工作的时间几乎将近三分之一都在从事“电话沟通”，其重要性可想而知。电话沟通的艺术，是每个人必须“学习”或“重新学习”的。
然而，企业界人士墨守成规者也大有人在，如何利用电话沟通，创造良好的形象，有些原则、方法与步骤，的确可以共享。
电话本身即是最重要的行销利器，除了准备工作，尚需注意以下原则：
1声调自然轻柔，不可太高或太低
保持自我一贯风格，自然自在是最重要的。而且，每次电话音调类同，不因个人情绪起伏而有太大的变化，否则，讲一天电话下来，若非“扮演自己”，您会觉得很累。
2声音含笑，速度平和，不疾不徐
声音中显示积极与快乐，以及对说话内容及谈话者的兴趣，唯有微笑着说话，电话的声音才有“笑感”；声音的速度平和，然而有时因应对方的说话速度，以求契合，需稍微调整自己的快慢。
3要有标准动作，也就是左手(或右手)持听筒接电话，右手(或左手)立即拿纸笔准备记录
这良好的习惯动作，可让您节省时间，需记录时立即执行，这使与您通话者对于您的“专业”非常放心，当然，笔是否还管用也很重要，否则，写到一半没水了，跟对方“借时间”换笔，可就是“败笔”了。
4以大张纸或记事本记录，勿用小纸条
小纸条容易丢掉，而且，您永远无法预测对方有“多少”事件相告。另外，为避免小字模糊，重叠难识，备用大纸张是最为安全可靠的方法。
5持续微笑听电话，微笑讲话
唯有认真倾听，持续微笑，您才会传达“笑声”、“笑语”，也才会使对方心有所感。
6记录时注意人、事、时、地、物及如何执行
无论为自己或同事记录，谁打来，给谁，何时、何事，地点、物及如何执行，都是可能考虑的方向。当然，并非每次电话沟通都必须全面兼顾，然而，基本的思维可以助你避免遗漏重要信息。有些资料记录时甚至不可省略，一一记下，错误传达的几率必可减至最低，千万别太相信您的记性，“它”有时并不太可靠，相信您自己也明白。
7电话进行中，专心一意，积极回应，适时提出有关的问题
一次只能专心做一件事情，如果在电话沟通的同时，你分心看着眼前的报告，或捂着话筒出口与其他人交谈，电话另一端的人会马上“察觉”而有所反应的。与您在电话中进行沟通的对象永远是最优先者，无论对方是谁，都应予尊重。如果必须暂时中断谈话几秒钟，以回应中间插进来的事件或电话，也应先征求对方的同意，例如：“对不起！我的同事刚进来(或有另一个电话刚好打来)，能否请您稍等一下，我交代一声马上回来。”而让对方等待的时间，最多也只是足以记录您回电的电话、人名等，千万不要弃对方于不顾而与后来者长谈，否则真是太不礼貌了。而回头连接前面的电话时，“非常抱歉！让您久等了，我们刚才谈到……”似乎是最好的联系语了。
8电话进行中，需作记录时，对于电话号码及数据等，最好重述对方之讯息，以加强双方之信心
在对方念出数字的空当，你务必紧接着重述数字，显示专心一意，掌握正确讯息，使对方放心。
9在交谈结束前，如果谈话范围较大，时间较长，应截取重点，复述一遍，尤其数字、数据，更需再度确认，以保证讯息无误
10每一个电话都是重要电话。
在企业场合中，每一个电话都是重要的，无论对象是谁。我们曾经从一次打错号码的电话，由于电话沟通的“良好感觉”，使对方把生意决定给我们，而不再打那个他原来要打的“正确号码”，理由是——从电话中，我们了解了你们的专业及良好的服务，已经找到符合我们需要的最好的公司了，何必再花时间找其他人。
因此，接打电话时，每个人都必须掌握每个电话的关键时刻，作最完美的演出，因为您没有第二次机会，去创造良好的形象。
不要让手机成为手雷
“上世纪60年代开始，电视改变了我们的整个生活，80年代起PC改变了我们的工作方式。今天开始到未来的10年，移动技术将彻底改变我们工作和生活的一切。”几乎没有人会质疑爱立信中国有限公司副总裁蔡桐木几年前的这番话，值得商榷的只是时间问题，也许世界的变化并不如技术论者所期望的那样迅速。
“那个东西曾经是无比遥远的黑色砖头，曾经是被人炫耀地举在脑袋上的身份象征，曾经是我们精打细算想要添置的奢侈品。现在，它成了和手表一样的普通东西，成了老板招之即来的呼叫器，成了锻炼拇指的健身器，成了游戏机，成了数码相机，成了掌上电脑……手机正在变得无所不能。最后，大概所有人都会问一个问题，除了手机，我们还需要别的吗？”
有了手机，你不能再以“现在不在”的借口逃避不想接听的电话，许多人因为手机而被迫将8小时工作时间无限延长……正是现代社会中人们对时刻保持联系的渴望催生了手机，他们害怕错过任何一条信息，努力让自己生活在“信息气泡”中，并且带着“气泡”跑来跑去。
2003年底冯小刚导演的贺岁片黑色喜剧《手机》就像是人们对手机的焦虑体验的一次总爆发，手机带来了现代人的道德困境。美国《洛杉矶时报》认为：“该影片或许是90年代探索互联网给人际关系带来冲击的《电子情书》稍微黑暗的翻版。”
可是，无论如何，手机的普及已经是无法逆转的事实，所以我们无法逃避。既如此，在手机的使用方面，必须注意以下几点，以免手机变成“手雷”：
1和别人共享一个空间时，最好不要让手机响，可以改为静音模式。包括开会时、在餐馆里、在火车上等。因为手机铃声会打扰到别人。
2在一个拥挤的环境中接电话时，最好离开这个地方。广播你们的谈话永远都是不礼貌的行为。
3即使你单独一人，或者认为自己离别人够远了，也必须记住：用安静的、平常的声音说话。不要大喊大叫。
4永远不要用手机讨论敏感或保密性的信息。窃听的技术非常发达，你永远都不知道什么样的人可能正站在你旁边。
5开车时使用手机，一定要小心。开车时不要拨号，除非你有耳机或扬声器，否则就等停车后再拨。开车的同时拿着电话讲话是很危险的，把车停在路边或停车场再说会比较明智。
6给客户打电话和有重要的事时，最好使用固定电话。用手机给人打电话，有可能使人听到你这边呼呼而过的汽车经过的声音，也可能因为信号不好而中断，这都会给对方留下不好的印象。
尽管手机给人们带来了恐慌，却仍然抵不过人们从它身上获得的巨大便利和乐趣，所有不适都只是人们为这从未有过的伟大时代所必须付出的小小的美丽的代价。
一句老生常谈在最后也许依然有效：必须记住，技术进步并不能许诺给我们一个美丽新世界，一切取决于我们如何使用它。所以，你要好好地使用你的手机，别让它成为手雷。
禁用“时髦”语言
一些刚踏出学校的年轻朋友，在校时和同学受大众传播媒介的影响，一些流行语相应而生，彼此觉得好玩、时髦。平常善用此种口吻对话。踏入社会后往往搞不清楚状况，在公司和同事们用这些流行语言对话，甚至和客户的对话中也插一些流行语言，常常搞得同事及客户一头雾水，也会被人认为你是一个轻浮、吊儿郎当的人，使用流行语是不庄重、幼稚的行为。
话语有正面和负面的，究竟什么是正面的话，什么又是负面的话呢？正面的话语就是使人听起来舒服畅快，让人有心旷神怡的感觉，乐于听下去也喜欢和你交谈；而负面的话呢，就是听起来冷冷的、无吸引力的话语，连一句话都懒得谈，生硬、灰色的。
商场上的变化是难以预料的，像一些奇怪的语调和流行语言，就不适用在商业用语，而同学、朋友之间的流行语，只在同学、朋友间适用，一旦进入社会中，就不适合再用了。所以，当你在工作的时候，一定注意不要用“时髦”的语言。
做好电话记录
当同事不在公司而有人找时，一般都是仰赖同事之间的传达。但是人脑不比电脑，什么事都可以清楚有条理记住。当事情一多，传话电话多，时间、地点、来电人、致电人的组合往往在脑袋里如电脑游戏中乱打，难免会有听错、记错、张冠李戴、上午搞成下午的事情。为了避免这种情况发生，应充分利用备忘录，把一切基本注意事项记下，则失误就会减少。
有些公司或部门的留言备忘录是固定的形式，统一制作，配合公司或部门的工作内容，以最有效率的方式制作。譬如，可在传话备忘录上设计公司名号、部门名称、姓名、接听人、被寻访人、日期、时间、对方姓名、联络电话等栏，以方便记录，是否仍有不足的资料再询问对方。或许有人会纳闷：“何必这么麻烦哩！拿张白纸大约记一下就可以了！”可是，每当你记完后，再把纸左右上下地看，“咦！这是什么字呢！咦！这个七是代表什么？”看吧！不经过规划的便条，真的是非常随便的，往往在记录时认为自己手脚敏捷，不得不佩服自己的头脑和笔写的流畅，可是在最后看时，自己却被吓一跳：“这写的是什么东西呀！”所以有规格的备忘录，是相当重要的好帮手，不仅可以清楚的记录所要传达的事项，还可以有条不紊地记录一切应该记录的事情。
数字、对方姓名、联络电话、住址是电话中最重要的事项，任何一个疏忽都可能铸成大错或造成不必要的误会。因此，在备忘录上，碰到一些重要事项就必须问清楚、听清楚、写清楚，以免写错或字迹潦草而造成双方很大的困扰。因此，平时养成字迹工整的习惯也是相当重要的。
利用备忘录来传达同事不在公司时的电话内容，是商务电话的基本原则，但是也不是说就没有责任了，而是要确定对方是否看到了，内容有无错误。所以一个真正负责的人应该是先检查内容有无遗漏，摆在易发现的桌面，确认当事人有无问题，做好备忘录和口头上的双重检查，传话的任务才算圆满结束。
