3．进行合理的组织工作
工作目的、工作任务明确后，能不能很好地实现，在于能否进行合理的组织工作。西方一位管理者深有体会地说：“总经理的最大困难之一是组织自己的时间。”组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些完全没有价值或者只有很小意义的工作，接着剔除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后剔除那些以后再干的工作。
课后总结
想要高效工作首先应该明确自己的工作是什么，再使工作组织化、条理化、简明化，这样能最有效地利用时间。
要事第一
课堂导读
德利恒钢铁公司总裁施瓦普向效率专家艾维·李请教“如何更高效地做事”的方法。艾维·李先生递给施瓦普一张白纸，说：“请在这张纸上写明天要做的6件最重要的事。”
施瓦普用了5分钟写完。
艾维·李有了一下施瓦普先生，接着说：
“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”
这又花了5分钟。艾维·李说：
“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸片拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
艾维·李最后说： “每一天都要这样做，你刚才看见了，只需用10分钟时间。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
一个月之后，施瓦普给艾维·李寄去一张5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。
5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为美国最大的钢铁厂之一。对此，施瓦普先生心里最清楚，艾维·李先生提出的方法功不可没。
课堂精讲
要事第一要我们分清主次地位。比如，在医院里，尤其是在急诊室里，如果同时来了一批病人，护士会对这些病人进行“检伤分类”，即根据紧急状况、受伤的严重程度、患者的生存几率，决定对患者施以治疗的优先顺序。一个车祸的病人会比一个骨折的病人得到优先的治疗，即使骨折的病人是先到的医院。我们在对待每一项工作时也应该做好“检伤分类”，只有这样，重要的事情才会优先得到处理，也就是做到要务优先，而不是按照先来先办的方式去做。知道什么事情最重要的员工，在处理这些优先要务时，很少会有拖延的情形发生。 行动分为四个层次：重要且紧迫、重要但不紧迫、紧急但不重要、既不紧迫又不重要。重要且紧迫， 这是必须或近期内要做好的工作。
紧迫只是意味着必须立即处理，比如电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。紧迫的事通常是显而易见的。它们会给我们造成压力，逼迫我们马上采取行动。但它们往往是容易完成的、有用的，却不一定是很重要的。
根据以上分类，我们可以得出结论，在实际工作中，我们应该先干重要而且紧迫的事情，这一类事情做得越多，我们的工作效率就越高。
课后总结
要事第一，把最重要的事放在第一位去做。
避免时断时续
课堂导读
石匠是如何敲开一块大石头的呢？他所拥有的工具只不过是一个小铁锤和一支小凿子，可是大石头却硬得很。当他举起锤子重重地敲下第一击时，没有敲下一块碎片，甚至连一丝凿痕都没有。可是他并不在意，继续举起锤子不断地敲，一百下、二百下、三百下，大石头上可能依然没出现任何裂痕。
石匠没有懈怠，继续举起锤子重重地敲下去。路过的人看他如此卖力而不见成效，不免窃窃私语，甚至有些人还笑他傻。可是石匠并未理会别人的嘲笑，他知道虽然自己所做的还没看到成效，不过那并非表示事情完全没有进展。他又继续敲下去，不知敲了多少下之后，整块大石头突然裂成了两半。难道说是他最后那一击，才使这块石头裂开的吗？当然不是。坚硬的大石头最终被敲开，是石匠们一锤一锤坚持不懈地敲击锤打的结果。
课堂精讲
石匠们一锤一锤地敲打，坚硬的石头最终被敲开。水滴亦能穿石，工作中也同样如此。
以下介绍几种能够避免停顿的方法：
1.尽可能在较长时段的时间内工作
如果你手头的工作需要高度集中精神，你要学会在长达4～6小时的时间内工作，这时你最需要的是避免干扰。你可以和其他人约好，在固定的时间里接对方的电话，或者关上门，在门上贴“在某一时间后可以联系我”之类的纸条。
2.改变用电话的方式
电话是为方便人们生活和工作而发明的，但电话铃声一响非接不可，结果思路往往被打断。避免方法之一是电话不直接接入你的办公室。永远明确这一点：电话是为了方便工作而设的。
3.争取在清晨开始工作
时间效率专家们发现清晨工作时较少受干扰，而且效率是一天当中最高的。如果安排好清晨工作，人一天的干劲会特别足，这等于将工作时间延长了。
课后总结
坚持不懈地做事情，就能够解决一切横在我们前进道路中的问题有效提升办事效率。
善于搜集信息
课堂导读
上海一家食品制造公司，因信息不畅而使自己陷入了举步维艰的境地。他们投入资金请一位知名的咨询专家王博士为他们提供具体可行的发展信息。
王博士接受委托后，立即着手对当地的垃圾进行研究。这在许多人看来与信息毫无关联，但王博士就是在垃圾堆里为这个企业找到了有用的信息。
王博士对当地的垃圾进行了较长时间的分析研究。他与助手一起，从每天收集的垃圾中挑出数袋，然后把垃圾的内容依其原产品的名称、重量、数量等予以分类，如此反复，进行了近一年的研究分析。
王博士说：“垃圾绝不会说谎和弄虚作假，查看人们所丢弃的垃圾，往往是比调查市场更有效的一种行销研究方法。”他通过对垃圾的研究，获得了当地食品消费情况的信息。比如，劳动者阶层所喝的进口啤酒没高收入的阶层多，劳动者阶层和高收入阶层所喝啤酒中各种牌子的比例；中等阶层人士比其他阶层消费的食物更多，因为夫妻都上班而没有时间处理剩余的食物。王博士还通过对垃圾内容的分析，得知减肥清凉饮料与压榨的橘子汁属于高阶层人士的消费品。
后来，这家企业根据王博士所提供的信息制定经营决策，组织生产，结果大获成功。
课堂精讲
下面介绍几种搜集信息的方式：
1.阅读法
通过快速阅读杂志、报纸等获取信息。运用此法注重一个“快”字，可以在阅读时不考虑其他事情，尽可能多地接触相关的资料。
2.捕捉法
利用电视、广播、网络、会议等渠道来获取信息。运用此法要注意保持客观的态度，聚精会神地听，了解说话者的意思，捕捉其中有用的信息。
3.调查法
从各项工作中收集信息，要掌握合适的调查方法，进行缜密的调查。一些全球出名的公司如美国电话电报公司、杜邦公司、IBM公司等都非常喜欢到最佳作业典范企业进行现场调查。他们的理由是通过调查可以得到更为真实的第一手信息。
4.交换法
用你自己所拥有的信息与别人进行交换，以获取对方的信息。
课后总结
信息社会里，要具备高效搜集信息和消化信息的能力。
提升团队效率的四个方法
课堂导读
在非洲草原上，如果见到羚羊在奔逃，那一定是狮子来了；如果见到狮子在躲避，那就是象群发怒了；如果见到成千上万的狮子和大象集体奔逃的壮观景象，那是蚂蚁军团来了！
这则古老的寓言带给我们一些启示：
1．一只蚂蚁是何等渺小微弱，用大拇指和食指就可以把它捏死，但它们组成团队后，就连兽中之王也要退避三舍。
2．哪怕个体很弱小，只要能团结起来，就会变得很强大。
3．蚂蚁是最有团队精神的动物，它们通过协作，形成一股强大力量。
课堂精讲
为了提升团队效率，团队中的每个成员，都必须做到以下四点：
1．相信共同的直觉
当大家隐约有共同的直觉时，就应该相信这种直觉。因为直觉不是凭空而来的，是从过去的经验中总结生发出来的。经验的累积会成为我们判断的方向、标准以及直觉的来源。
2.以关怀支持的心态说出事实
团队中最容易伤人的，是那些没有考虑别人的立场与感受就说出口的话，而这些话通常不具建设性。所以我们必须在语言方面持有善意，从关怀与支持的角度述说全部的事实。
3．保持适当的弹性
当团队中的每一分子都坚持自己的观点，而没有一定的弹性空间时，便会出现僵局。对于不可改变的原则我们必须坚持，但是在处世方法和沟通态度上，必须保持适当的弹性。
4.支持所同意的事
对于经过协调而全体同意的事，必须真心接纳。若是表面上同意，却在私下报怨，就会产生负面影响。因此，凡事不要轻易同意，同意的事就要全力支持。
课后总结
相信自己的队友，与队友密切合作才能发挥合力，提升团队效率。
第4周：遵循明晰的工作条理
简化工作
课堂导读
一个培训师在培训课程上给学员讲了这样一个案例：一个企业为了使自己的一个信息化方案更加完善，便召集全公司所有部门的人来开会，同时还邀请了一位外国专家旁听，以期能提供一些合理化意见。结果这个专家在会上说：“我不知道为什么让所有的人都来开会，发表意见。要想这件事情今天做完，交给一个人去做；要想这件事情明天做完，交给两个人去做；要想这件事情一直做不完，就大家一起做！”
课堂精讲
由此可见，简单才能出效率。所以工作中，要学会简化工作。
下面介绍一些简化工作的原则和方法：
1．恪守简单原则，将简单观念贯穿于工作的过程中。调查显示，很多企业的成功归因于对简单原则的严格遵守，确立简单、现实的目标，通过简便快捷的方法实现目标。
2．将上级交代的任务分出优先级，并向上级汇报。既可以花更多的精力去做重要的工作，又可以将紧急的工作优先做。
3．写报告时，内容精简、切中要点，最重要的是能够促使大家快速地做出决策。
4．做事从简单的地方入手，在工作中，我们应当从最简单、最容易把握的地方做起，这样能够提高效率。
课后总结
效率出于简单，简化工作才能提高效率。
学会取舍
课堂导读
美国的一位企业家讲了这样一个故事。以前他写作的时候，常常被纽约公寓热水灯的响声吵得想发疯。蒸气一开始会有节奏地怦然作响，然后是一阵乱响，而他会坐在书桌前气得直叫。“后来，”这位企业家说，“有一次我和几个朋友一起出去露营，当我听到木柴燃烧发出的声响时，我突然想到：这种声音多么像热水灯的响声，为什么我会喜欢这个声音，而讨厌那个声音呢？回到家以后，我对自己说：‘火堆里木头的爆裂声，是一种很好听的声音，热水灯的声音也差不多，我该埋头大睡，不去理会这些声音。’结果，我果然做到了，头几天我还会注意热水灯的声音，可是不久我就把它整个忘了。”
课堂精讲
一个人的生命是有限的，如果我们的工作和生活总是被那些琐碎的、毫无意义的事情占据，那么我们就没有精力去做真正重要的事情了。所以，在工作中，要有所取舍，做到有所为有所不为。
当你陷入琐碎工作中时，一定要自我反省。问问自己：现在的工作是否接近最优先考虑的事情。如果不是，就终止现在的工作，着手去做重要的事项。让自己变成时间的驾驭者，减少例行公事。如此一来，你就会增加自身的价值和晋升的机会。
