第九章 商品采购与管理 (1)
学习目标
知识要求
通过本章学习掌握
1.商品采购的原则、制度
2.商品采购的决策、采购控制
3.采购合同的内容、规范、需要注意的漏洞和欺诈
4.商品采购的形式、范围、渠道、数量
技能要求
通过本章学习掌握
1.如何进行商品采购
2.如何签订采购合同
学习指导
1、本章的主要内容包括 商品采购的原则、制度；商品采购的决策、采购控制；采购合同的内容、规范、需要注意的漏洞和欺诈；商品采购的形式、范围、渠道、数量。
2、学习方法：掌握最基本的理论，结合案例理解概念，并进行知识延伸，进行讨论活动等。
3、建议学时：8学时
一 商品采购原则与采购制度
引用案例：
零售采购猫腻凸现管理难题
“这个地方我刚来不久，两三个月吧。干我们这行，跳来跳去是常有的事儿。一般干上一两年就可以考虑走了，时间长了，容易出问题。也有很多人会申请轮岗、调职。做了2年觉得很危险了，就申请去物流部、拓展部，还有去做分店经理的。”
“所有零售通路要求每一年都能够使成本下降，和一家供应商合作的时间长了，公司对价格情况都了解了，利润空间就小了。这个时候也会有人选择换供应商。如果不想被换掉，那就多‘进贡’点。”
一个秋日阳光灿烂的午后，在上海西郊某商场，在各公司采购部门干了十多年的顾小姐开始了上述开场白。“吃回扣”的方式很多，夹寄、送金龙卡，请客吃饭，这个是最普遍的。每次当一个企业换了采购，一定会有很多供应商排着队请她吃饭。现在比较新兴的方式有“抽奖”、答谢会、产品演示会什么的。
所谓“双面回扣”，就是在收取进场费的时候，个人顺便要一份；然后付款给供应商的时候，再吃一次。
主动要回扣也很平常，一般都明说。有个供应商带着他老婆一起去谈判，他老婆手腕上恰好戴了块名表，很显眼。那采购就看着那块表，说是很漂亮，问他哪买的。他说香港买的。“那你去香港帮我买一块。”
还有一种小打小闹型的。就是小小的拿，利用促销等机会给一个议价空间。如果电脑系统不够完善，采购就有可能做手脚，这时候就要求主管要懂得查核。
最大的漏洞就是其他收入啦。比方说做促销的时候让供应商付广告费、供应商特别赞助费什么的，这个时候就会存在管理漏洞。
实事求是地说，拿回扣的问题真的很难制止。公司现有的办法一般是实行资金控制，就是不把现金交给采购直接处理，用支票、电汇等方式来结账。其实，这难以真正奏效。
采购的黑幕不仅在零售企业表现突出，在其他行业，同样难以摆脱。
思考题：
1、商品采购时吃回扣有哪些方式？
2、什么是双面回扣？
问题1.商品采购的原则是什么？
零售商品采购是充足货源的有效保证。商品采购可以使企业合理利用资源使经营活动顺利进行，并努力降低成本，增加企业利润。要达到这一目标，商品采购应遵循以下原则：
一、适用性
适用性要求所采购的商品必须符合消费者需求，品种规格要对路，质量和技术性能要适宜，数量要准确。采购的物品品种不对路、质量不合适、数量不足，都会导致供应中断，直接影响经营的正常进行，也造成企业经济效益的下滑，因此，采购部门必须正确地选择和核算，并随时掌握销售情况。
二|、及时性
及时性是指采购时间安排必须与销售时间相衔接，既要防止采购不及时造成经营停止，又要避免进货过早而增加不必要的库存，占压资金。因此，采购部门必须预测销售进度，安排好进货周期，同时又要充分了解供应商按时组织供货的可靠性和运输条件的可能性。
三、经济性
经济性指采购物品时要努力降低采购费用，合理地选购商品，做到物美价廉，降低商务和物流费用，为企业盈利创造条件。为此，采购部门应确切掌握消费者需求，加强经济核算，进行价值分析，正确运用商品流通方式，严格控制库存，并遵循采购总费用最小的组织原则。
四、齐备性
齐备性是指采购的商品应满足经营的配套性要求，它是保证经营顺利进行的客观要求。为此，采购部门要掌握各种商品间的比例关系，安排各种商品的进货数量和进度，注意它们之间的平衡衔接。
五、协作性
协作性是指采购部门要与供应商，企业财务、销售等部门都要建立良好的协作关系，相互协调，密切合作，这样才能保证供应质量，保证企业经营的顺利进行。为此，采购部门在与供应商的关系处理中要重合同、守信用，注意双方的经济利益，在双赢中建立长期的合作关系；而在企业内部应以全心全意为企业服务的观念来处理部门之间的关系。商品采购的目标要求也可以说是采购的指导思想，采购部门应注意协调这些目标要求，切实做好采购工作，为企业的经营做出应有的贡献。
问题2.商品采购有哪些制度？
一、采购计划的审批管理制度
1财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核。
2财务部根据零售企业本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算。
3将汇总的采购计划和预算报总经理审批。
4经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。
二．物品采购管理制度
1采购人员适时采购，保证物品按时按质按量供应。
2一些长期稳定的大量用品或长期需用品供货协议应保障与其采购计划的顺畅实施。3采购人员对餐料、油味料、酒及饮品等，要按计划或下单进行采购，以保证供应。4一些非计划内或临时少量物品的采购，采购人员需得到领导授权方可进行。
三.采购业务管理制度
1采购计划制订后，应多方询价、选择，最后确定供应商。
2向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案。
3调查情况汇报上说，共同制订最佳采购方案。
4按零售企业及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购。
5货物验收时应仔细查看，如有问题需向主管汇报。
6货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。
7将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同。
8办理报销或结算手续时，应交预财务部采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核方可。
四、不同类物品采购制度
1能源采购管理制度
根据工程部油库根据各类能源的使用情况，编制各类能源的使用量报告，制订出季度使用计划和年度使用计划。
2制订好采购计划后，应交上级主管审批，审批通过后方可进行采购。
3根据设备及企业车辆的油、气消耗情况以及营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，由能源采购组办理。
4超出季度和年度使用计划而须增加能源的请购，必须另填写请购单，提前一个月办理。
5当采购部接到工程部油库请购单后，应立即进行报价，将请购单送总经理审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。
五．食品采购管理制度
1据零售企业的销售情况，仓管初定出正常库存货物的月销售量，制订采购计划审批后，由采购部采购。
2当采购部接到总经理审批同意的采购计划后，仓管部、食品采购组、采购部经理和总经理室各留一份备查，由仓管部根据食品部门的需求情况，定出各类物资的最低库存量和最高库存量。
3各类货物应采取定期补给办法，以提高工作效率，加强采购的计划性。
六．订购进货管理制度
1每日检查库存，若至请购点时，填写请购单，经主管核章后办理采购事宜。
2采购组查询货品供应商的其他货品库存状况，以简化作业并符合规模经济。
3采购组依据厂商资料表制作《订货单》一式二联，以传真或电话通知厂商，并将《订购单》第二联交储运组备查，第一联自存。
4采购组于每次确认订购单后，当日发出通知，依照与各家厂商协议的时间，送货至请购单位，进货时间安排在每日上午10：00～11：30，下午3：00～4：30。
5紧急采购经部门主管核准后进行，事后须补填请购单。
6储运组也须与采购组共同依照储位大小、经济订购量及安全库存等设立采购量，采购量的最小数量须事先与厂商协议。
7采购组应在进货验收单上每日核查应送的物品，如发现过期而未到的订购单，应立即查询货品延误的原因，并催促尽快发货。
二 商品采购决策
引导案例：
高毛利主推策略，从做好采购开始
零售连锁药店采购高毛利产品作为药店的主推产品，已经成为目前零售连锁企业一种常规的经营模式，采购技能也在不断地优化和提升。作为连锁药店的采购经理，如何结合自身连锁药店的品牌形象和经营定位，采购有潜力并且能够长线合作的主推商品，成为高毛利主推策略能否成功的基础。
目前在新医改形式下，零售药店并没有直接从此次医改中获利，国家重点扶持和建设基层医疗机构，使患者的购药途径逐渐发生改变，而基层医疗机构重点关注的常见病、多发病和慢性病也是零售药店药品销售的主要品类。要如何应对呢？首先，继续加强零售药店药品销售便利的优势；增强零售药店对顾客购药的药学专业服务功能和其他促销活动的氛围吸引，不断提升药店的品牌美誉度和信任度。其次，随着国家基本药物目录的实施，会促使零售药店经营的品类进行符合医改后的市场需求的调整，更加符合“大健康”的经营理念，加快零售药店多元化经营的步伐。最后，融入和参与到社区卫生服务体系中去，也是零售药店不错的选择。例如，云南一心堂连锁药店承担起某社区卫生服务中心药房的职能。
高毛利主推产品的品类采购策略也将随着新医改政策的改变而变化，在寻求高利润的前提下，必须提升产品对顾客的吸引力。零售药店的竞争实际是顾客的竞争，价格、服务、促销等只是简单的手段而已。因此，主推高毛利的选择策略和标准应该根据具体情况调整，主要表现在以下10个方面：
1. 重视中高端产品和特异性产品的主推产品的筛选；
2. 重视店员药学专业化知识水平的应用和提高；
3. 重视店员对主推产品推荐能力的提高和信心的提升；
4. 与基层医疗机构相互竞争的产品不再作为高毛利主推产品采购，而只作为补充商品；
5. 重视常见病、多发病和慢性病治疗药物中，治疗效果明确、有效、安全和相对经济的产品中的高毛利产品的选择和采购；
6. 重视组合产品中的高毛利产品的采购，尤其是匹配基层医疗机构重点用药的基本药物目录中的药品的组合产品；
7. 在合理用药的基础上，提升店员组合产品的推荐能力；
8. 注重连锁药店良好品牌形象的塑造和提升门店店员整体专业水平；
9. 发挥药店方便快捷的自主购药优势；
10. 推进药店多元化经营步伐，以产品的丰富齐全满足不同层次顾客的不同需求。
