谈判报告要求层次分明，条理清晰，针对报告读者的不同情况采取不同的撰写方法。如果你的上级水平较高，那么报告就要求内容尽量做到简洁；反之，则内容要求就比较详尽。总括来说，谈判报告以书写结论为主，将一个个不同的问题、不同阶段的总结汇成新问题、新阶段。比如，报告商务谈判情况，则可直接写：关于某个问题已达成一致意见（不必列出达成一致意见的过程），现在存在的分歧（适当罗列出双方的分歧要点）、后期工作中的任务（不必详细叙述具体的措施），希望批示什么问题等。
在具体的书写格式上，通报性的报告主要由“进展、问题、建议或请示”等部分构成。所谓进展是指关于在谈判中所达成协定的内容；所谓问题是指在谈判中难以解决的或已经超越出解决能力的分歧；所谓建议或请示是针对所存在的问题提出报告人的建议方案，直接请求指示。
而通报性的谈判报告一般情况下主要由三部分构成，即是过去、现在、未来。过去主要是指在刚刚过去的谈判活动中双方所做出的努力；现在主要是指经过一番努力，双方现在取得了什么进展，地位有什么改变；未来主要是指下一步的实施方案。有的谈判为了保密，在通报中仅写两部分，至于“未来”仅在口头上通报。
当然，不论任何形式的谈判报告，主要用途就是给上级呈报，所以在文字上一定要以“明白易懂”为原则，要注重报告的客观性，同时适当注意礼貌用语和书面用语的规范化。
订立谈判合同
合同是平等主体的自然人、法人与其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。商务合同运作是商务谈判很重要的一环，在谈判中应十分重视合同的签订及履行。
明确合同双方当事人的签约资格
合同是具有法律效力的法律文件。因此，要求签订合同的双方都必须具有签约资格。否则，即使签订了合同，也是无效的合同。因此，签约时应调查对方的资信情况。首先，可以通过有关机关和银行等单位进行了解，确定对方的主体资格；其次，应要求对方出示有关法律文件，证明其合法资格，如执照等。一般来说，重要的谈判，签约人应是董事长或总经理。有时，虽是具体业务谈判，签约的不是上述人员，但也要检查签约人的资格。如了解对方提交的法人开具的正式书面授权证明，常见的有授权书、委托书等。了解对方的合法身份和权限范围，以保证合同的合法性和有效性。
审查对方当事人的签约资格，一定要严肃认真，切不可草率从事。在与外商谈判时，由于盲目轻信对方，草率签订合同，以致吃亏受骗的现象屡有发生。有些单位为了急于引进、输出，仅凭熟人介绍，不进行任何信资调查，就签订数额巨大的合同，结果给企业和国家造成重大损失。所以，进行资信调查，了解对方的企业信誉及其行为能力和责任能力是十分重要的。此外，不要轻信对方的名片，名片不能代替证书，有的人名片头衔很大，实际上是空的。还有，与外国公司打交道，不要只看母公司的信誉和资产情况，实际上母公司对子公司是不负连带责任的。
认真审查合同条款
有些签约人不仅在身份上有可能进行欺诈，还有可能在合同中故意设置陷井，进行诈骗。所以，在最后审查合同时，应结合谈判原始文件，看是否有遗漏、不一致、相抵触或未真实确认谈判原意之处，并且要审查合同的文字，看它是否准确明了地表达了意思。对那些重要项目谈判所签订的合同，不仅谈判人员应反复审查，还应交由法律、语言等相关专家从各个角度严格把关。
此外，还应对合同的合法性进行审查。首先，此次谈判活动是否完备；其次，合同的内容是否合法，有无与法律、法规或国际惯例相悖之处。
许多合同只规定双方交易的主要条款，却忽略了双方各自应尽的责任和义务，特别是违约应承担的责任。这样，无形中等于为双方解除了应负的责任，架空了合同或削减了合同的约束力。还有一种情况是，有些合同条款写得十分含糊笼统，即使规定了双方的责任、义务，但如果合同条款不明确，也无法追究违约者的责任。例如，我国南方某城市与港商签订了一个出售矿渣的合同。合同中只明确港商可以每天拉一车，时间一个月。由于没有明确提货车的型号，结果对方拉货的车越来越大，我方明知吃亏，却也无可奈何。
合同文字如果含糊不清、模棱两可，在执行过程中往往产生争议、扯皮不断，甚至遗祸无穷。例如，某一合同中有这样一条：“合同生效后不得超过45天，乙方应向甲方缴纳××万美元的履约保证金……如超过两个月未能如期缴纳，则合同自动失效。”这里“两个月”究竟从哪一天开始算起，是合同生效之日起，还是合同生效45天以后算起，写得不明确。
此外，对合同中的一些关键词句，一定要认真推敲，不能含糊迁就，有时仅一字之差，却可能“失之千里”。例如，福建某企业在与外商谈判合同履行保证书时，外商要求写上“在发生受方损失补偿时，要先取得供方认可”。为保留或取消“认可”两字，双方展开了辩论，僵持了两天，最后我方以理服人使外商放弃了“认可”要求。因为，如果我方同意保留“认可”这一条，则供方银行的《履约保证书》就失去了任何意义。如供方不认可，出具《履约保证书》的银行就可以不受理受方索赔的要求。《履约保证书》只不过是一纸空文，成了骗取信任的一种形式。
合同条款太笼统也不利于合同的履行。例如，某化肥厂从日本引进一套化肥设备，合同有这样一条：“某管线采用不锈钢材料。”没有具体指明管线应包括阀门、弯管、接头等。结果，在合同履行中，日方认为管线只指管子，我方则认为包括其他，但由于合同没能写明，也无从交涉，干吃哑巴亏。
同时，也应注意合同中的条款不能重复，更不能前后出现矛盾。例如，我一企业与外商签订了一份合同，在价格条款中有这样一条规定：“上述价格包括卖方装到船舱的一切费用。”而在交货条款中却又出现了这样的规定：“买方负担装船费用的1／2，凭卖方费用单据支付。”这种前后矛盾的现象，最容易被人钻空子。
争取在我方所在地举行签字仪式
比较重要的谈判，双方达成协议后，举行的合同缔约或签字仪式应尽量争取在我方举行。因为签约地点往往决定采用哪国法律解决合同中的纠纷问题。根据国际法的一般原则，如果合同中对出现纠纷采用哪国法律未做具体规定，一旦发生争执，法院或仲裁庭就可以根据合同缔约地国家的法律来做出判决或仲裁。
履行合同
在谈判结束之后，谈判者要做的第一件事就是立即着手执行谈判的合同。在履行合同的时候要注意堵住契约上的漏洞。
堵住契约上的漏洞
即使是最周密的契约也会有漏洞。例如，其中某些部分因叙述不当而显得含混不清。这种漏洞之所以会发生，往往是因为谈判者在洽谈后，将某些程序或作业让给其他人去做了。这种漏洞很可能会导致严重的后果，假若对方抓住了这个机会，想要占你的便宜，那么你就会遭受损失了。不愿履行契约者常会利用遗漏了的或者含混不清的言辞来迫使对方依照自己的意思解释；通常他们会利用下列三个步聚进行：
1.双方再进一步研究，来补救这个契约上的漏洞；
2.由其中一方另写备忘录给对方，保证将来会采取某种行动来补救；
3.假若双方在相当的期限内仍未作答，就要单方面采取行动。
举例来说：一家纸厂卖纸的条件是30天内钱要全部付清，而买方却写了一封信给纸厂，申明他们公司付现金的政策一向是10天内就付清，但是要有2％的折扣（也就是说只付货款的98％）。假若在相当的时间内，仍没有收到回信的话，事情就要这样处理了，而大多数的事情也就这样解决了。曾有许多人在处理与货品规格、付款条件、检验程序、增添零件等有关的事情时，都采用了相同的策略来和对方谈判，不论所要处理的是什么事情，他们所采取的方法总是一样。如何能对付这种策略呢？很明显，应该将这类的事情和程序清楚地写入合约中，假若收到对方的一封备忘录时，必须立刻加以回信，即使你没能及时回信，也不要不好意思指出对方所做的单方面行动和不履行契约的行为是不对的，对方这种不履约的策略是不公平的，你有充分的理由来保护自己，并且大可理直气壮地指责对方为骗子。
合同履行中的注意事项
合同生效后，还会遇到各种情况，冲击合同的效力，影响合同的履行。谈判者应根据具体情况，采取不同的解决办法。
一、合同的解除
合同的解除一般可以分为两种情况：
1.对方解除合同
在此情况下，首先，要了解对方解除合同的原因以确定此行为是否合理；其次，如对方解除合同的理由是因为己方违约所致，则应采取补救措施；第三，如解约是不可抗力所致，则可变更合同；最后，如系对方无理解约，则可通过协商或诉讼进行解决。
2.已方解除合同
己方解除合同必须坚持有理、有据的原则，并用书面形式及时通知对方，说明理由。
二、履行挫折
在合同的履行过程中，常常会遇到各种干扰或挫折。造成此情况的主要原因有两点：一是由于客观方面发生变化，二是由于主观方面的原因。如果履行挫折是由于第一方面的原因所致，当事人应再次谈判，实事求是地面对新情况，解决新问题，达成新协议。如是由于第二方面的原因所致，谈判解决不成，只有根据合同中争议解决条款来解决。
三、经济索赔
谈判签约的目的在于全面、正确地履行合同，以实现各自的利益，但在实际经济生活中常有违约情况发生。发生此情况，需要进行索赔时，当事人应先明确责任，提出相关索赔凭据，确定索赔范围和金额，制定索赔方案。索赔方式有：协商、调解、仲裁或司法解决等。
