现代公文语体，建筑在书面白话语体基础上，既具有与其他体裁用语的共性，又形成与一般文章不同的特点。
一、词语
公文用语必须规范、凝练、概括、简洁，周严。
公文写作应该以规范的书面白话为基础，一般不用口语、方言、俚语表述。公文中的词语应概念清楚，有严格的限定；含义准确，已约定俗成如：凡、皆、审核、管辖、惩戒、事宜、量力而行、概不追究、统筹兼顾等词语，均无二义。对于多义词，则少用喻义、引申义，尽量采用其直接义，使词义通晓，理解统一，不致使阅文人曲解、误会。
公文中许多凝练词语是沿袭历代文献，具有特定含义，很难用同义的话替代，而且言简意赅，易为机关公务人员领会、理解、形成专门语，经长期使用、淘汰、选择，已趋于定型，使用位置也比较固定。例如：
开头词：近查、根据、兹因、遵照。
称谓词语：本部、贵厂、该单位。
请示词：拟请、恳请、特请。
询问词语：当否、如无不妥、是否可行。
表态词语：业已颁发、存案备查、遵照执行、遵照办理。
结尾词语：特此报告、为荷、为要、此布、此令。
公文中多用概括词语。从而使既定范围内的事物全部纳入。对专门领域，公文仅采纳其范围广泛但程度浅显的行业用语，以照应公文推动相关公务的用途和兼顾不同类型读者的需要。
公文用语简洁，大量运用联合短语作主语或谓语、宾语。如，“积极会同工商、税务、审计、监察、公安等部门，对各类营业性组织（团），演出活动实行有效的监督、检查、管理”。公文中常用“的”字结构词组来省略所表述客观对象的中心词，以趋简要。
公文为表述周严，大量使用介宾短语为定语、状语，从目的、范围、条件、依据、方式等方面加以修饰，来限定被表述的对象、动作，成为一种较为固定的表达方式。公文中常以名词作宾语，前缀“严禁”、“严加”、“禁止”、“予以”、“给予”、“加以”等动词作谓语以构成短句。如，“予以打击”、“严禁走私”等。
二、修辞
文书以实用为目的，主要表达方式是叙述、议论、说明，不要求抒情、描写，不追求语言的艺术化，不用或少用夸张、婉曲、比拟、含蓄等积极修辞手段，为使语言明白、通畅、稳实，主要采用消极修辞。消极修辞并不意味着不讲究词章，不追求语言美，而是不凭借华丽辞藻，以质朴流畅的语言明确的叙事表意，于平淡中见神采，显示精炼美、平直美、朴实美。这比藻饰铺陈更见功力。因此说，“文章不难于巧，而难于拙，不难于曲，而难于直，不难于细，而难于粗，不难于华，而难于实。”
为增强文势，显示事理程度上的差异，也常适当运用排比、对偶、反复等修辞手法，在缜密、严谨上下工夫。
三、话法
公文写作必须遵守语法规则，格式结构完整，必要的主、谓、宾语和附加成分完备，单、复句应分清，若违背语法规则，就会出现文理不通现象，影响对思想、内容的表达。公文行为讲究简炼，但不能太简，任意压缩句子成分，而造成残缺不全，含义不明，甚至将两层意思混在一起，造成语意混乱。在句式结构齐备的前提下，应注意相关句子成分的搭配，特别是运用联合短词作句子成分时，并列谓语动词与同一宾语是否对应，在运用句群时，多组状语与单一动作是否和谐，多组定语与同一名词是否相称等等。
公文句式主要使用陈述句和祈使句，用以直接、明确地表示：是什么，不是什么；是怎样，不是怎样；做什么，不做什么；应怎样做，不应怎样做。句型则多用主谓句，规章制度非针对特定收文的，也常使用无主句。为避免歧义，多用完全句，少用省略句，即使用也是承上省略，以使不言自明。
四、节奏
为增强公文的感染力，往往通过句式的长短，来显示出节奏，以造文势。现行公文还运用多种标点符号，将并义排列，勿使错置；近义辨析，勿使纠缠；同义集中，勿使分离；反义区分，勿使混淆。
公文的用语表达还应慎重。命令（令）、指令措辞庄重、强硬，语气明确、肯定，斩钉截铁，不可更改。指示、计划等却有伸缩性，一般不用绝对肯定的语气，为下级灵活执行留有余地。决定、决议、发言、讲话、讲演词要鲜明犀利。批复、批示、批转或转发通知则明确、稳健。请示、报告、总结、调查报告可适当增饰词采，以求生动活泼。布告、公告、通告则要求明白晓畅，通俗易懂，章则条规，契约，条据则要求辞词准确，语意精当，无懈可击。
