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第21章 改进工作方法,提升工作效能

高效能的科学工作方法是很多成功者出类拔萃的秘诀。

现代社会是一个讲究效能的时代。事实证明,很多成功者具有提高效能的科学工作方法,从而获得成功。那么,如何才能具有科学的工作方法呢?

1.条理化地工作

美国管理学博士蓝斯登在其《有效的经理》一书中写道:“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血,就可减少重复,开启了更大和更佳工作任务之门。”

有句谚语说得好:“喜欢条理吧,它能保护你的时间和精力。”

西方一些“支配时间专家”,运用电子计算机作了各种测定后,为人们支配时间提出许多“合理化建议”,其中有一条就是“整齐就是效率”。他们比喻说:木工师傅的箱子里,各种工具排列有序,不同长度的钉子分别放好,使用起来随手可得。每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几,而效果却大不一样。

2.培养重点思维

博恩·崔西博士认为,如果你能够将自己的努力始终集中在你的目标和最重要的事情上面,坚持在一定时期内做好一件事,就没有什么东西能够阻止你了。重点问题突破,是高效能人士思考的习惯之一,如果一个人没有进行重点思考,就等于无主攻目标,做事的效率必然会十分低下。相反,如果他抓住了主要矛盾,解决问题就变得容易多了。

3.及时改正错误,

一名高效能人士要善于从批评中获得进步的动力。批评通常分为两类,有价值的评价或是无理的责难。不管怎样,坦然面对批评,并且从中找寻有价值、可参考的成分,进而学习、改进,你将获得意想不到的成功。善于分辨事物的好坏,哪些是有利于工作的,哪些是不利于的,并很快摆脱不利因素的影响,朝着正确的目标前进。

4.分辨事物的好坏

亨瑞·杜哈提说,不论他出多少钱的薪水,都不可能找到一个具有两种能力的人。这两种能力是:第一,能思想;第二,能按事情的重要程度来做事。因此,在工作中,如果我们不能选择正确的事情去做,那么唯一正确的事情就是停止手头上的事情,直到发现正确的事情为止。处理问题的顺序:重要工作→优先处理,一般工作→随时处理,可办可不办→暂缓处理,紧急事情→立即处理。

5.运用80/20法则

一本书80%的价值,已经在20%的页数中就已经阐明了,所以只要看完整书的20%就够了。这就是为什么专精于一小部分内容的学生,可以给主考人留下深刻的印象,而那些什么都知道一点但没有一门精通的学生却不让考官满意的原因。凡是洞悉了二八法则的人,都会从中受益,有的甚至会因此改变命运。

6.善于自我管理

一心一意地专注于自己的工作,是每一位职业人士获取成功不可或缺的品质。当你能够专注地做每一件事时,成功也就指日可待了。杰克·韦尔奇认为,一名高效能人士应该具备出色的自我管理能力,一个连自己都管理不了的人,是无法胜任任何工作职位的,当然,最终他也不会成为高效率的工作者。

7.随时做记录

记录是那样的重要,几乎绝大多数人类的智慧都在各种不同的记录中。因此,任何想成长,个人和组织,都必须认真地对待记录——那不仅是对“这一次”的归纳,更是对“下一次”的演绎。

8.及时进行总结

同一批新人,在最初的几年里,他们所做的事情可能没有什么太大的区别,他们的经历有着很多相似之处,但是为什么在后来的日子里他们具有了不同的能力呢?这就是——他们从相同或相近的经历中总结出了不同的东西。那些能够从自己的经历、经验中总结出富有价值的规律的人,将有更多成功的机会。

9.遇到困难找方法

一个高效能人士,是最重视找方法的人。他们相信凡事都会有方法解决,而且是总有更好的方法。一个高效能人士遇到困难的时候不会为自己找借口,而是积极地寻找解决的办法。外界的困难,不如意的条件,一个接一个的压力与挑战,是不能难倒高效能人士解决问题的雄心和创意的。

10.注意工作节奏

能力再强的人,如果没有工作顺序,就开始埋头于工作之中,势必会把工作弄得一团糟,连原有的能力也无从发挥。这样,就更谈不上高效能的工作了。

一位知名的企业家对即将踏入社会的儿子说:“如果你正要跨入社会的第一步,应该尽快养成凡事跟着体系前进的习惯。”决定好工作顺序后,每一件事就都能按部就班地进行,这是提高工作效率的最好方法。所有的事情——包括写东西、读书、分配时间,等等,都得事先决定顺序。如果能够做到这一点,就可以想象出你将节省多少时间,而且能进行多少工作。

【节约温馨小贴士】

效率是做好工作的灵魂。

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