左手接电话、右手持笔是打好商务电话的一个非常重要的习惯，电话和备忘录是你的左、右护法。
在进行商务电话沟通以前，一定要做好物品上的准备，因为要想提高接打每一通商务电话的效率，首先要做的就是保证你与客户以及准客户之间信息交流的畅通。那么，你必须准备的有：
1三种不同颜色的笔
（1）削好的铅笔。通常用来书写日常的备忘录，或者记下传真收件者的姓名。铅笔字随时可以擦掉，方便作常规更新。
（2）红色的笔。工作人员一天可能会接到很多电话，轻重缓急各有不同，特别重要的或紧急的电话用红笔标识，就非常醒目。厚厚的电话记录里我们很容易找到红色标识的顾客。
（3）蓝或者黑色的笔。作平常记录用，通常在每一次电话过程中都会或多或少得到一些客户的信息，记录下来对后续展开的服务及沟通非常有帮助，好记性不如烂笔头，随时记录，能保留很多客户的潜在信息。
2便笺纸
可供粘贴的便笺纸往往是一个不错的提示，电话中客户可能会要求当时寄信件或是Email等，便笺纸会提醒你做这些事情，让你成为一个不健忘的人，及时快捷的服务能让客户感觉到你的不同之处；另外，便笺纸还便于给同事留口信。
3电话记录本
电话记录本，通常是业务人员日常的电话名录索引，同时又有利于公司人员内部的交流。格式如下：
（1）标注时间日期。当我们在后续跟踪时，能够准确无误地了解客户当时打电话的时间，不仅可以充分理解客户当时打电话的动机和原因，促成双方的沟通；而且客户也会因为你额外的关注而与你保持良好的关系，更愿意接你的电话。
（2）电话号码编号。这样可以清楚地知道每天打电话的次数，有利于公司掌握处理事件的次序及重要性，并制定相应的策略。
（3）空5～10行。每次和客户的沟通，细心的人总会有一些新的资讯加注到记录里，这样更容易掌握对方的心理和行为。
4钟表
钟表可以让我们以最快的时间做好工作，掌握通话时间，实现拨打电话的掌控性。客户的每一分钟都是很宝贵的，钟表可以帮助我们随时做好时间管理。一般情况下，问候电话不超过1分钟，预约拜访电话不超过3分钟。
5镜子
在电话中，客户看不到我们的形象和面部表情以及肢体动作，但他会想像电话线另一端的人的样子。声音传递的不仅仅是说话的内容，更重要的是客户对你的感觉和构思。所以你需要提醒自己，随时调整自己的状态，让客户有正面的联想。
6备忘录
备忘录随时提醒我们及时处理客户的要求，以此建立良好的客户关系，而良好的客户关系可以提升我们接打电话的效率。
设想一下这样一种情况，电话铃响了，在杂乱无章的文件堆中终于费尽力气找到了电话。“喂！喂！”话还没说出口，就一不小心推倒了放在一旁的香醇咖啡，顿时一大堆文件被那些乌黑的东西(这时咖啡在你心中早已是一滩污水)所糟蹋，令你忙中添乱，万分沮丧。
所以我们在做事之前，上述所有资料皆应准备齐全，尤其是桌子上的各种摆设。首先要把桌面整理得干干净净，再摆上电话、文具用品、各种资料、备忘录等。否则，一面歪着脑袋夹着电话，一面找资料，一面又忙着记录电话内容，岂不手忙脚乱。
最佳放置方位应该是电话放在左边，备忘录放在右边。
接电话时，到底是右手拿听筒，还是左手拿听筒？有些人会觉得奇怪：“只要好拿就行！”其实并不是这样，电话机的正确安放应该是在左前方，以坐着的姿势顺手伸出去正好可以拿到听筒为佳(而左撇子的人则相反)。为什么呢？因为电话太近容易干扰工作，而太远了又容易推翻东西，起身弯腰又怕耽误了接电话。
接电话时可能要做相当多的记录，所以，应该在右手边伸手可及的地方放置备忘录。在左手拿听筒的情况下，右手可顺利地取出纸记下重点，而不至于右手持听筒，要记录时，匆忙地说：“对不起，请稍等。”再慌张地放下听筒，寻找资料或找笔记录，这样，事情进行的程序一下子被中断，不仅思绪混乱，也会给对方留下不好的印象。
商务电话最重要的就是准确敏捷，如果没有做好备忘录，打电话来的人究竟是谁，很容易忘记或弄错。没有备忘纸，一些事情勉强记在脑袋里，而人的记忆力经常会有模棱两可的意外发生，当放下听筒时很容易对自己的记忆产生怀疑，“刚才到底是张先生还是李先生？”重要的一个字听错，就很有可能铸成大错。
而有了备忘录结果就大不一样了，你可以一边和客户通话，一边记录客户在电话中透露的相关信息，然后将记录下来的重要信息在电话结束后补充到客户档案里。这是一个非常有用的习惯，因为对你的客户了解得越多，你给客户打电话时可以聊的话题也就越多。如果你在第二次与这个客户通话时，能够提起上一次通话时谈过的相关内容，客户就会觉得你很重视他，从而为彼此建立良好的关系奠定基础。
实践练习
电话铃一响，应迅速地用左手接电话、右手写记录，这是一个非常重要的习惯。商务电话讲究的是效率，只有从容应对，快速无误地记住重点，才会有精湛的表现。电话和备忘录就是你的左右护法。
你以前是否忽视了本细节，以后又将如何去做？（请写下来）
