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第18章 第12课 高效沟通—不给借口可乘之机

主动沟通,确保正确执行

有一则广告说,有了互联网,可以“沟通无限”。实际上,在合作中,无形的沟通,即不借助电话线和网络线的沟通更为直接和有用在职场中,有些员工自身能力很强,但业绩却与普通员工差不多,因而很难得到晋升。究其原因,就是因为这些员工不会和他人有效沟通。

沟通本身就是人类必不可少的精神需要,通过彼此之间的沟通,可以增加人与人之间的亲密感,而工作中的有效沟通,更是树立团队精神的必备条件。如果沟通中的障碍不及时排除,必然会影响工作效益,影响自己的晋升和前途。

职场秀

财会专业的曹丽到一家公司应聘财会工作,财务经理对她不太满意,但人力资源经理还是给了她一次机会,安排她从事客服工作。结果,曹丽的表现实在令人失望。她的性格过于内向,不喜欢沟通和交流,既不主动和同事打招呼,也不向“师傅”请教。很多时候,她不明白或者不清楚分配的任务也不会向老板发问,只是就按照自己的理解去做,结果总是与老板的要求相差甚远,最终连这唯一的机会也丧失了。

曹丽不善于与老板沟通,就无法保证老板交代的任务不走样,导致自己无法做好工作。现在的每一家企业都可以说是人才辈出、高手云集,在这样的环境中,信守“沉默是金”者无异于慢性自杀,不会有什么前途。而正确的工作态度和工作效果,充其量也只能让你维持现状。如果想真正有所成就,必须要主动与老板沟通。

[自控力法则]

据统计,企业中有两个数字可以很直观地反映沟通的重要性,就是两个70%。

第一个70%,是指企业的员工,有70%的时间用在沟通上。开会、谈判、谈话、作报告是最常见的沟通形式,撰写报告实际上是一种书面沟通的方式,对外各种拜访、约见也都是沟通的表现形式。所以说有70%的时间花在沟通上。

第二个70%,是指企业中70%的问题是由于沟通障碍引起的。比如,企业常见的效率低下的问题,实际上往往是有了问题、出现障碍后,大家没有沟通或不懂得沟通所引起的。另外,企业里面执行力差、领导力不高的问题,归根到底,都与沟通能力的欠缺有关。

那么,对于一个优秀的员工来说,要进行有效沟通,可以从以下几个方面着手:

1.一定要知道你要表达的是什么,即明确沟通的目的

如果目的不明确,你自己都不知道自己要说什么,怎么能让别人明白呢?那自然就达不到沟通的目的。

2.一定要知道什么时候、什么场合说,即要掌握好沟通的时机

当你的沟通对象正大汗淋漓地忙于工作时,你要求他与你商量这个周末消遣的事情,显然时机很不适宜。因此,要想很好地达到沟通效果,必须掌握好沟通的时间,把握好沟通的场合和火候。

3.必须知道对谁说,即要明确沟通的对象

尽管你说得非常精彩,但如果你选错了对象,自然也就达不到沟通的目的。

4.要学会认真倾听

沟通是个双向的过程,一个优秀员工除了要知道怎么沟通,还要知道怎么样去倾听。

领会老板的真实意图

优秀的员工应当与老板心有灵犀。无论在什么情况下都能够迅速、准确地领会到老板的真实意图。只有准确领会领导的意图,才有可能完美完成老板交代的任务。

职场秀

有一个主管发现自己的办公室起火了,赶紧跑出来冲着刚走到门口的员工说:“快拿桶水来!”

员工边走边想:水龙头在哪儿?水桶在哪儿?他终于想起不远处的食堂有水桶,他盘算着,先拿桶,然后到最近的水龙头打水,这样最省力。但当他回头一看,不得了,是主管的办公室起火了!

原来,当主管发现了火警,情急之下便要不知情的员工马上去拿水。主管脑子里想的事,员工是不知道的。

这是典型的沟通障碍的例子。不能有效沟通,就无法明白和体会领导的意思,就难以把任务顺利落实,工作就会受到阻碍。在一个企业里,如果老板和员工之间不能很好地合作,老板的决策不能够上行下达,其结果只能是对工作产生障碍,解决的办法只能是剔除不合理的一方。

[自控力法则]

许多人因为和自己的上司无法相处,或者因为觉得老板愚蠢至极而在办公室里度日如年。这些问题出现的主要原因就是由于个人没有对老板形成一个正确的认知态度,因此也就造成了一系列“对上沟通”的障碍。

在实际工作中我们应该摆平心态,学着体谅老板,学会站在老板的角度上看问题,这样才能在公司与老板和睦共处。一般来说,我们与上司沟通,需要遵循以下五个原则:

1.要认清沟通双方的角色

在与上司沟通时,你一定要时刻提醒自己这是跟上司在沟通,不是朋友。上司在公司里总是要体现自己的权威的,因此不论你谈论什么、做什么,都得尊重他的权威。意识到你们双方的角色后,沟通的大方向就不会错。

2.要了解上司的风格

每个领导都有其独特的领导风格。了解上司的性格是你发展社交关系的一大助力。如果你的上司很霸气,那么这个人可能会很固执,对于这样的人,你沟通的目标一定要明确;如果你的上司非常追求完美,做事情也力求达到百分之百完美的程度,不容许有任何的差错,与其沟通时,也要把握好他的这种特点,万一不行,要及时改变沟通的目标;如果你的上司比较内向,那么一定要注意观察他的言语动作等微小细节,因为内向的人在细节上往往会把自己真实的想法表露出来,他嘴上说的,也许会跟内心的真实想法不一致。

3.要以公司利益为先

与老板沟通,要明确立场沟通的立场。如果你说话的立场完全是站在公司这一方的,本来为公司赢得利润的方式来跟他交流,相信你的老板不会持太大的反对意见。对于老板来说,公司的最高核心就是利润。当老板不同意你的说法时,你要考虑到老板说的是不是有理,你是否在一厢情愿地站在自己的角度考虑问题。老板永远是站在公司的角度考虑问题的,只要是能给他带来利润的意见,老板肯定是同意都来不及。

4.要主动报告自己的工作进度

每一个上司都十分关心自己下属的工作进程。因此做下属的一定要主动报告自己的工作进度,让上司放心,不要等事情做完了

5.学习上司的能力,了解上司的语言

上司能有资格当你的上司,肯定有他自己的一套方法,有比你厉害的地方。因此,你不仅要努力地学习知识技能,还要向你的上司学习,这样才会听得懂上司的言语。当他说出一句话时,你要能够马上判断出它的主要含义。为此,我们要学习上司的言语,这样,才能够跟得上他的思维。

学会复述的方式,保证不走样

要想接受任务不走样,还有一点非常重要,那就是学会复述。复述可以保障你接收到信息没有误差,从而避免在执行过程中发生偏离。

职场秀

徐克连续三年被评为A公司的最佳员工,公司中的同事每天都会看到徐克精力充沛地开展各项工作,无论多难的任务,他都能准确完成。

有人问徐克为什么能将老板布置的任务做得这么到位。面对疑问,徐克平静地回答道:“当我接受一项工作任务时,我会认真倾听,做记录,并经常点头、微笑,抬头看看领导,以使得领导愿意把任务交代得详细些,或是把意见说得更深入些,这都是对我做事很有帮助的。最后,我会复述一遍老板的交代的要点,以防自己出错。”

徐克在接受任务时,能够认真倾听老板的任务内容,并能以复述的方式保证任务不走样,是非常值得我们借鉴的。工作中,作为一名优秀员工,对自己应该做的事情,不仅要保质保量完成,还要落实到位,学会用复数的方法保证任务走样。

[自控力法则]

复述的要点有三条:

1.用笔记录任务重点

好记性不如烂笔头,把任务记在本子上,可以避免遗忘或者出现理解偏差。

2.总结要点,条理清晰地复述

总结要点,并且以“一、二、三”条的方式复述,会得很清楚。

3.重复自己的记录,向上级确认,如果有疏漏或是理解错误的地方请上级作出补充。

这一点是非常重要的,“确认”可以避免执行者犯下“想当然”的错误,大大减少执行出错。

自测:

1.你在工作中善于沟通吗?沟通不力的时候遇到了哪些问题呢?

2.你总是能领会老板的真实意图吗?如果你能领会的时候,你是怎么做的呢?

3.工作中,你有尝试过复述老板的命令吗?

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