这时候你可以问：“我们似乎都已相当了解这个提案的优点，不过我不太确定，我们是该现在就这样做，还是再考虑一下，等下次开会再决定？”
9你也可以用简单问题来探测参与人的意见是否一致。
“我们已从各种角度来研讨这个问题，而且似乎都已同意我们应该采取的行动，但是不是真的每一个人都同意呢？有谁还有疑问呢？”好的主持人不会以大多数的口头同意为依据，而必须真正确定大家的意见一致，因为沉默并不表示赞成。注意一定要给参与人足够的时间来回答你的问题。如果讨论的气氛很轻松，你也不太独裁，参与人会很愿意提出他们的疑问。
10如果会议进行得很快。而且很快就达成了结论，但也许太快了。
你可以问：“我们似乎都同意该如此做，但是这将带来很大的改变，我在想，我们是否能接受这种改变？我们可否回去考虑一个星期再来讨论？”
如果你已经考虑成熟，决定朝某一方向去做，就不再用发问方式来试探，直接告诉他们就可以了。但是你若要他们考虑一下，就可以使用如此发问方式。既然使用发问方式，你就得准备接受他们的答案。
在讨论的时候，你不仅要关心你该用的提问方式及其深入程度，更要具备问话的技巧；也就是在该问的时间，以正确方式对该问的人，提出该问的问题。提问除了可获得情报外，还可促进沟通作用，帮助他人学习及增进彼此间的合作。
处理棘手问题
在任何形式的会议的过程中，你都可能遇到一些令人不快的、棘手的问题。其中之一就是有的参与人发言太长。此时，中止他的发言是很不明智的，因为这样做会使他自己及其他参与人难堪，而且他人可能认为你很独裁。在我们未决定如何处置他之前，让我们想想看，他为什么会有这么多话。
首先，认真地听他说话，你可以发现他的需要，而得到如何帮助他的线索。也许他希望被人尊重，也许他觉得别人没有注意听或不重视他。遇到这种情况，你可以在会外私下约他谈并请他帮忙解决一些群体的问题，例如，请他帮助你使那些害羞的、不爱说话的参与人能踊跃发言。
如果上述方法不管用，另一种解决的方法是：对爱说话的参与人，问一些只需回答“是”或“不是”的问题，然后，很快地就向其他参与人提出一个可自由发挥意见的问题。在这样一个例子：
主持人：慢着，小张，你是说我们不该采用新的工作进度表吗？
小张：不，我没有……
主持人：我只是想弄清楚这一点，你是不赞成新的工作进度表吗？
小张：嗯，不！可是……
主持人：小李，你觉得如何呢？
这个方法只有在发言人一再地重复陈述自己的意见时，才可使用。
另一种手法是利用总结。主持人的两大职责是摘要及综合所有的意见。如果你打断一个人发言以便汇总成综合意见，很少有人会认为这是一种拦阻。当你做完总结以后，只需指向另一个参与人发问就可以了。
若所有的方法都失败了，你只好尽可能有技巧地、直接指示他停止发言，你可以这样说：“希望你停止一下，因为你说的这点很重要，我希望听听他人的意见。”
“对不起，你一连串提了好几个问题，在你进一步讨论之前，我想先谈谈有关责任的问题。在座的其他人对责任有什么看法？”
“你能待会儿再谈下一个问题吗？其他的人还没有发表意见的机会呢！我想先听听他们的意见，待会儿再回来听你的，好吗？”
处理不愿发言的参与人问题，与处理多话的参与人问题是一样的棘手。几乎所有指导开会的手册，都强调全体参与的重要性，因为群体需要每一个参与人的意见。如果一个参与人能够参与，他会比较支持群体的决定，会觉得这个决定是他自己的，也较愿意去实行它。近来的研究发现，参与人无拘无束的参与感是衡量对会议满足感的指标。当参与人想说话时，就能毫无障碍地自由参与发言，这是很重要的一点。你的目标是促使每个参与人愿意发言，这要比强迫参与人发言有效得多。所以，使每个人都有相同的参与机会而不是强迫每个人都必须参与，是我们努力的关键所在。
但是，我们应该如何创造有相同参与机会的环境呢？这里再强调一次，提问是你最好的方法。你可以指出，有些人还没有发言的机会。比如说：“我们已经有好几个人对这个问题提出了很多宝贵的意见，但是有的人还没有机会发言，请问哪位也愿意贡献出一些意见呢？”这种情况，最好用开放式提问。因为如果你用“是”与“不是”提问，所得到的答案，根本没有商量的余地。
如果你问的是引导问题，一定要确知参与人能够回答。在这种情况下，最好不要问不爱说话的参与人，否则反而会使问题更加复杂。最好的创造参与机会的方法是询问个人的感触与意见，并且事先声明，你想要听到所有参与人的看法。先从爱说话的参与人问起，再问比较不爱说话的参与人。
处理争端和解决冲突也是主持人的难题之一。但是，若处理得当，此种沟通行动反而很有价值。事实上，会议需要有不同的意见和冲突，以便充分显示各种看法和解决方案。如果每个参与人的看法都一致，就根本没有讨论的必要。当不同的看法和意见被提出时，每个参与人都有责任去听、去了解和去解释。只是在经历这个过程之时，处理问题依据客观事实，而不可涉及人身攻击，更不可使用“莫明其妙”、“愚笨”、“没知识”、“太幼稚”等毁誉性的字眼。
在讨论各种看法时，最好不要用“意见不同”这个词。当你说“很显然，你们两人，对这个人事问题的看法和意见不同”这句话时，你并没有解释问题，反而加深了两人的敌对性。你应该指出两人意见相同之处，而不是相异之处。
同时，你可以从一致看法或共同观点，来创造出新的、更大的、全体的和谐。也就是强调理性的概念，避开感情，以免受性格或偏见的影响。
更棘手的一种情况是，当你发现自己与某人或整个群体处于冲突或意见不合的状态。如果你是有权签发他们工资，或具有制裁权力的领导人，遇到这种局面，一定会感到别扭。下面提供给你一些建议，告诉你如何去应付不赞成你意见的人。
最好的处理方法之一，就是听他说，仔细地、客观地听。由于你自己有不同的看法，可能会使你不想听；但是如果你肯听，你就可以了解他的想法。当你听的时候，不要试图寻找对方的错误，应该注意你和他的想法有哪些相同的地方。你可能会发现，你们相同的地方比想像的多，在你回答之前，先清楚地重述对方的观点，并确定你的重述会使他感到满意。这种做法可解决很多意见不合，而无须再作进一步的讨论，因为我们所听到的和对方旨意之间常有很大的差距。
你在回答的时候，态度要尽量和善，请注意你的非语言信息。比如说，你的面部表情，可能会透露出你的恼怒或不愉快。要以客观而且成熟的态度来讨论你们的差异，明白表示你的立场，并以证据和理由支持你的论点。靠职位、权力压人或损毁他人的地位及自尊心，并不能使自己的意见变成真理，而且这种做法将使你的损失多于收获。最重要的在陈述与支持自己的看法前，要从对方的立场来考虑他的看法。
掌握上述方法后，你在主持会议时就会更加轻松顺手。
促进对方思考
如果把会议搞成一言堂，主持人在上面唱独角戏，就失去了集思广益、各抒己见的本意，也不利于充分发扬民主。领导的水平并不体现在以个人权威将自己的意图强加于人，虽然要有“唯我独尊”的威仪，但在方法上要注意灵活多变。在会议上要善于提问，积极引导，促进对方思考使会场呈现出一种生动活泼、毫不拘谨的局面，才有可能从各种不同角度、不同侧面发现问题、提出问题、分析问题、解决问题。
与活跃的讨论形成鲜明对照的是无人发言或一部分人毫无反应的现象。无人发言可能是人们对某个问题还似明非明，难于发表看法。你不妨以这样的话语加以点拨： “这个问题正面一时看不清，假如反过来看呢？从它究竟有多少弊端的角度看，是否应下决心解决呢？”
对于沉默不语的人可以试试激将法：“老刘，您今天一言不发，看来是想‘金杯漱口了！’”旁边可能会有人接口：“老刘向来能说会道，今天怎么会甘拜下风呢？”这样一激，老刘还能不一吐宏论吗？或者你可采用迂回方式引他开口：“小徐，你一直保持沉默，是不是身体不舒服？”对方可能会予以反驳，你正好顺水推舟：“那你就是有不同意见了，说出来让大家听听好吗？”有时也可以就某人的发言因势利导，引导大家顺此深入讨论：“刚才小王认为我校提高教学质量的关键，不在于严格考勤、考试上，而在于联系实际改进教学方法，说得很有道理。大家对此议论一下吧！”对小王是个鼓励，大家讨论也有了方向，会议就会深入一步。
主持人打开局面，引导会议进行的技巧水平取决于他的认识水平和良好的思维能力。主持人要能够洞察现场情势，抓住众人共同关心的话题，广开言路。你可以带头发言，为他人做好铺垫；也可以语调亲切，言语诙谐，吸引与会者的注意力，使那些持漠然态度者也能积极投入；也可以层层设问，启迪思考，借助“头脑风暴”倾听更多意见。
有效控制会议进程
会议要在什么时候开始？需要多长时间？研究什么问题？应该怎样讨论那个问题？在会议进行的过程中，这些方面都需要有效地控制，否则，会议很有可能就达不到预期的效果。
把持会议的时间和轨道
一次会议定于上午10点召开，而大多数员工10点15分时才到会议室。会议开始时就已经很晚了，却偏偏在10点39分时被一个严重迟到者打断，这个家伙还在若无其事地问： “我错过什么了吗？”
一两个人左右了整个讨论，一些人根本就没有开口；两、三个人在一旁开始了他们的“小会议”；还有个家伙在回电话。
会议中途你给大家15分钟的时间休息。25分钟之后人们都能回来，你就应该感到庆幸了。
在会议快结束的时候，你又为“未完成的任务”安排了一次后续会议。这次会议的目的没有实现，安排后续会议本是理所当然的事。然而令你深感头疼的是，当下次会议召开时，同样的情况又会发生。
很显然，这种会议是很让人头痛的，那么怎样杜绝这些现象的发生呢？你不妨参照下面的做法：
1按时开始
如果你通知员工会议定于上午10点开始，那就准时开始，如果到那时没有人来，那还照样开始，就好像所有人都到场了一样。当员工们迟到而入，发现你在空荡荡的会议室里情绪激昂地独自演说，那时他们的脸上一定会浮现一些怪异的表情，但是他们一定会意识到一点：下次，还是按时到场比较好。
按时开始的重要性体现在以下几个方面：
（1）人们都是围绕着会议安排各自的工作日程的。对于那些按时到会的人来说，他们等待会议开始的10分钟或20分钟纯粹是对时间的浪费。会议开始得晚也必然结束得晚，这会完全打乱员工们当天的日程安排。耽隔会浪费时间，时间又是价值之源。
（2）直到迟到者到齐后再开始会议的做法是对那些按时出席的员工的不尊重。
（3）耽隔不及时改正只会愈演愈烈。如果这个月你允许人们迟到10分钟，下个月会议就不得不推迟15分钟，长期下去，耽隔越来越长。
2制定基本的规则
只要是会议，即使是自由形式的头脑风暴型会议，也要做到有章可循。基本的规则可以为每个人建立一个共同遵循的会议行为标准。
更好的规则制定方式是将这项任务委托给员工们，而不是由你个人指令。由一些志愿者组成规则制定特别小组来制定各项规章条例。
