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第1章 特殊时刻(1)

预备、起步、跑!

预备!

自古以来,孩子们在游戏场要进行一项竞赛时,都会呼喊这个口令。我可以和你打赌,无论你在何时何地遇上一位难得的竞争好手,他听到这个口令都会不期而然地肃然起敬。

所谓“有备无患”就是多一分准备,就多一分成功的机会。准备得当,有备战心理,就掌握了宝贵的成功之钥。

当你能够预知自己即将参与一项竞争,你就有时间和机会进行准备工作;时间充裕,你可以摩拳擦掌,养精蓄锐,充实技能,提高自己致胜的比率。

《社交宝典》专门为您提供量身定作的资讯,便于及时消化吸收,而这些资讯都是切身亟需,让你有备无患,足以面对攸关事业成败的各项挑战。

请记住:商场如战场,竞争愈激烈,企业界则愈景气。

你要和人竞争,去赢取工作机会;也要和人竞争,来固守自己打下的一片天地。你的公司也要日日竞争,去争取和保有客户或顾客群。每一天,林林总总的商品与服务相互竞争,全靠你为它们打开荷包。一个品牌才刚刚开始向你招手,另一个品牌就抢着要夺取你的青睐。商场正如战场,竞争者竞相角逐推挤,只盼能赚得或维持区区一席的优势。

当你在公司获得升迁,一脚迈入了不熟悉的领域,你当然想要发挥自己的极限,因为总有一个敌手悄悄在旁暗伺,迫不及待地想接收你的工作机会!有时,你因公务而必须出差远地,有时,你又受命帮忙接待公司重要客户,你就必须承担新的角色,或接受不同于日常惯例的任务。这时,你自然也盼望能够发挥自己的极限,因为你表现的优劣,将反映出公司或老板形象之良窳。万一你的表现不如人意,公司主管很可能会另请高明,请你卷铺盖走。

总归一句话:商场就是战场,没有什么私人的感情因素。

如果别人不考虑你,通常并不是基于个人成见。事实很简单:举止合度,无懈可击,自然会得到报酬和赏识,你也能争取到立足点。并跻身强者之林。但是如果言行鄙陋,甚或贻笑大方,自然就会让任何人都处于劣势。

精擅商业礼仪,时时应对得宜,不但能够一马当先,而且马到成功,先驰得点。发挥个人极限,展现最佳形象,你所有的竞争对手都会对你肃然起敬,心悦诚服地拱手让贤!

起步!

为求事业圆满成功,读者不妨参阅下列“特殊时刻”的各幅蓝图。举例来说,你突然必须面对一项挑战,老板指派你去接待外国客户,如果你对任务性质和应对之道算不上门外汉的话,你马上会感觉到自己的信心指数直线上升。等到你看着这些外国人进了公司大门,你不会觉得自己笨拙侷促,或心头一直叨念着“棘手的问题”可临门了,反而是欣然上前迎接,心头欢喜一个“绝佳机会”的降临,让你可以好好施展本领。

当你明白自己即将面对一项特殊挑战之时(例如工作面试),你应当撷取确切资讯,做好准备工作。对这些资讯的最佳利用方式:

拣选适合的“特殊时刻”蓝图,将之纳入你的个人情况。

虚拟实境,按指示作沙盘推演,“彩排”场景。

制作“报表”来预测及评估实效,像“假使我走了这一步,我可以预期会有什么后果;假如我走了那一步,又可能会发生哪一种状况。

对自己的计划进行微调。

参阅本书“锦囊妙计”的提示。作者会先将战略阐释清楚,随后再指引读者翻阅本书讨论相关话题的必读章节。

用不了多久,你会觉得自己准备齐全,打足了气,可以起步开跑了!

寻找第一份工作

在学校举行毕业告别式的时候,你可能就在寻找生平第一个工作了。你和朋友、同窗道过珍重再见,也和那安稳舒适的校园挥手道别。此时此刻,你知道自己的立足点、生涯的远景和展望是什么,要如何行动及争取你所期待的回应。很快地,你会和另一群人互动,而不是基于以往的师长或同学关系。在企业界,那些指导你与教授、同学相处的准则多数都不适用了。大多数人纵然懂得这个道理,可是却看不清一项事实:如果真能厘定两种关系的差异,以及这些差异的意义,那么在谋职时就能施展所有才能,获得最佳的效益。

如果你正打算谋求第一份工作,却并非刚踏出校门的新人(譬如你是退役军人或家庭主妇),也试试参考本书所列诸项观察,看看是否适用于你的个人情况。如果完全不适用,不妨跳过“观察A”不看,径行阅读“观察B”,多了解一下面试官与面试者之间的关系。(编按:此处仅略提谢函、履历等相关话题,详情将在随后篇章再讨论。)校园与职场之比较A.老师自然盼望学生成功,所以你的卓越表现能够凸显他们的教学成效。

B.公司派出晤谈求职者的代表,则期望真正测试出适任某项职位的最佳人选,至于遴选出来的是你或别人,对他们来说并无分别。

注意事项

别以为面试官站在你这一边。这可不是轻松惬意的时机,你应该把一切商业礼仪规范全都运用到这个场合上去。

A.老师理当比学生知识丰富,通常也较学生年长,一般而言,在社会成就与受人敬重的程度上,也比学生高了几阶。

B.面试官可能与谋职者年龄相仿,或甚至年纪更轻,对于你日后受雇即将从事的工作,他们通常不会比你具备更精深的专业知识。

注意事项

别期盼年龄相当的人会给你特别待遇,全凭你认为彼此之间有交汇点。考官纵然和你年龄相仿,你对他的反应与敬意应该与对待其他考官一般毫无轩轾。不过,也不能因为面试官手握生杀大权,就摆出一副唯唯诺诺的姿态,把他当作权威。既然老王卖瓜,时机适宜则不妨自卖自夸,但切忌吹捧过度,惹人嫌厌。

A.老师通常会花整个学期来了解你,然后才评估你,给你打分数。

B.面试官只和你相处一段相当短的时间,就必须决定是否推荐录用。

注意事项

要认清这是个头一回就得把事情办好的场合。你的书面履历不但内容要洋洋洒洒,在外观上也要无懈可击。如果面试后递张谢函是项合宜的后续动作,你就该通晓人情,知道如何去写张不卑不亢的谢函。你要有这个本事,一方面适度展现你通情达理,另一方面又不显得卑躬屈膝。

A.老师通常会假定学生想成就学业,朝前迈进;设定的目标比较明确。

B.面试官通常会询问你对工作的期望,和你心目中的理想待遇,如何作答能够决定你是否仍留在角逐者名单之上。

注意事项

你必须了解,拥有细心倾听对方的能力是商业礼仪的金科玉律。聆听对方言谈之际,你可能会识察到线索,借以作出恰当答复,让自己仍留在角逐者的行列。你更应懂得如何灵活运用外交手腕,很技巧地用问题来答复另一个问题。碰到棘手的情境,这种机智往往能够让你安全脱身。

A.为了完成学业,你的途径都规划妥当,整段生涯计划都清清楚楚地呈现在你眼前,教师学生都各居其位,各尽其职,你不必做很多抉择,只须耐心前进,拿到你的文凭。

B.当你步入面试的情境时,对工作性质和内容心里只有个大概,对自己的工作能力亦有所期望,但是毕竟变数太多,对方的要求不可能全盘确知。

注意事项

在面试期间,一旦你心里怀疑这项工作可能不适合你,就别浪费时间,尽可能委婉地告知面试官。所谓善体人意就是不去浪费别人宝贵的时间,而你处处为人着想,一定会受到对方的称赏。事实上,许多人来到某公司觅职,发现职位不适合自己,却因为受到考官欣赏,离去之际接受了另一个性质迥然不同的好职位。

好了,下一步呢?

放眼观望那即将登上的社会舞台,了解社会与校园的差异,自然很容易察觉势必要修正自己一贯的处世方式。尤其是此时此刻,你已经大略了解面试官与谋职者之间的关系,并为此忖度不已,忐忑难安。

时时忧心生计最让人屈辱了……金钱就像是人的第六官能,人若一贫如洗,行事则处处捉襟见肘,让其他五种官能都无法完全施展。

——毛姆

《人性枷锁》

面临人生转折点而心生疑惧,是再自然不过的事;如何把忧惧降至最低的诀窍,就是对自己能力范围之内的所有事宜争取到主导权。

旁人会要求你在瞬间做出决定或反应,刚遇到崭新情况,他们就急着要听你发表自己的意见。你当然希望自己的言论能够掷地有声,呈现出你最佳的一面。因为你无法确知未知挑战究竟如何(譬如是去参加笔试,接受面试质询,去会晤或应付你未来的同事),你能够仰赖的还是自己的常识、体验和专业训练来应付情况,作出适度贴切的回应。

不过,有些挑战只需事前计划周详即可轻松过关。准备得愈充分,面对新状况时就愈不觉胆战心惊。你不但能够镇定如常,而且由于细节在握,自可游刃有余,集中火力去和陌生的人事周旋。

如果你坐失良机,未来的老板对你的第一印象不佳,你不可能会得到第二个机会去扭转局势。假设某一职位的先决条件是能够操作某种通行的电脑软件,但你却对它一窍不通,如果你的整体能力和工作热忱在面试官心目中留下了深刻的印象,你可能会发现公司主管宁可破格录用你,花钱训练你来操作该款电脑软件。他们和你一样,也必须表现弹性,尽力去掌握能力范围之内的诸项事宜。

因此,你方才就已经悟出一项至理:所谓的掌握是一条双向的交流道。

准备充裕,你就能掌握局势,以免坐失良机。

你未来的雇主并非能掌握万般事宜,因此,只要应征者表现绝佳,就算不符合某些先决条件,考官也有可能会破例录用。

毕竟雇主无法掌握你整洁的仪表,文雅的举止及适时而发的言行,当你掌握这些个人特质后,你未来雇主会舍不得坐失他们的良机。因此,这些就是你的着力点:

个人仪表

彬彬有礼的举止言行

具备适时发言、适度行事的能力

耶特曾写道:“即使近来的毕业生多半仍须接受在职训练,他们在应征时还是可以把有些东西表现出来:像倾听、说写俱佳、生气勃勃、遇上难题能够发挥分析能力。”

锦囊妙计

另一名应征人选也许在雇主面前呈现了上述“所有的”优点,并且还能娴熟操作电脑软件,因此,这人很可能会中选。你在争取工作机会时即使遇到逆境,甚或遭人白眼,千万不可而因此气馁。任何事业有成的人,在奋斗打拼的过程中总难免会碰到逆境,或必须承受旁人的奚落。成功的推销员也许要忍受多次拒绝之后,才会赢得一声肯定的回响。

而你所需要的仅是一项工作而已……只是一声肯定的答复。

因此,如果你碰了几次壁,仍然要勇往直前,不屈不挠,你期盼的那声“好”可能就在今天会听到,或是下个月,只要不断尝试,不断努力,那声肯定的答复迟早会来到你的耳边。

而这一切,又和商业礼仪有什么关系?

全因为这种领悟能让你面含微笑,步伐矫健。

面带微笑,信心十足,四周的人见了你,都会觉得愉快。

掌握住商业礼仪要领,就能帮你制造出安适的气氛,让彼此双方顺利无碍地共同洽谈公事。

你镇定自持,礼数适度,举手投足之间,自然流露出一股朝气和创意,俨然就是经理们要去甄选的“英才”。

个人仪表

你衣履光鲜,仪容修洁,所传达的是你对周围场合与人物的尊敬和体谅。举例来说,如果你去银行谋职,去面试时就要打扮得适合银行那种场合。如果这家银行坐落于纽约市华尔街,你的穿着可能就不会和去一家位于土松市百老汇街的银行一样。

既然这是你生平首次出外谋职,你也许没有应征面试的行头。如果可能的话,从预算中拨出一笔钱去购置一套以上的面试行头。衣裳不慎弄污,须花上一两天整顿清洁,多一套服装,下一次面试也不致弄得没有体面的衣裳露脸。尤其重要的是,如果某家公司对你中意,给你二度面试的机会,也不至于寒酸到老穿同一套行头。

你从头到脚都不可掉以轻心,像头发、皮肤、指甲、化妆品的选择都得花心思,因为它们都攸关你的仪表。

你要了解,在还没有机会和面试官握手或回答问题之前,你的外观仪表已经向考官传达出一项讯息。你的个人仪表几乎完全是在你掌握的范畴之内,因此你大可将这件要事优先处理妥当。

知书达礼

履历。你检查一下自己准备好的履历自传,然后回答以下的问题。即使你找专家为你代写或修改过履历表,也一定要逐项回答。履历的内容固然重要,文件的整体观感也在考核之内。

1.它整洁吗?文件整洁,不仅反映出你重视秩序条理,并且你对那位抽空阅读你的履历的人存有一份体恤和关怀。就像有位精明干练的主管曾说过:“看到一份整齐有致的履历表或申请书,我就知道此人是个关怀别人的人。”

2.你是否检查过它的精确度?比方说,如果你的履历表提到引荐人,却把人家的职衔写错了,显得你根本不尊重这个人的身份地位,更糟糕的是它能反映出你不通世事。假使你的面试官有事想打电话通知你,而你履历表上的电话号码却没附加区码,岂不显示出你行事过于草率欠周。

准时。与人会晤切忌迟到。某些商业礼仪大师建议与会迟到能凸显自己的权力地位,或微妙地让自己稍占上风;又有些专家坚持迟到乃不可宽宥之事,显示自己控制时间的能力拙劣,并且反映出你不把别人宝贵的时间当一回事。仍是社会新鲜人的你,多年以后,当你在社会上已经打下一片天的时候,你再自行琢磨一下两种论点的利弊得失。现在,你在求取毕生第一份工作,必须准时,每一回都不能迟到。

如果发生紧急事故,应打电话给面试官,将你的处境解释清楚。必要的话,改时间再行面试,可是千万别仓促订下约会,事后又发现自己无法履约。订妥下次面试时间后,你随后再回电确认已订妥的会谈日期和时间,能彰显出你心思缜密;可是如果再打电话是为了取消下回面试,就委实不成体统了。如果你面试迟到,而考官还愿意见你,诚意致歉乃礼所难免。不过,迟到归迟到,你要确保没给自己造成一个出师不利的局面。

如果你到得特别早,不妨到附近的咖啡厅或楼下大厅消磨时间,松弛一下紧绷的神经,等到面试时间接近时再露脸。无论你选择哪个地点,要时时注意自己的言行举止,因为你不知道和你在咖啡厅搭讪过的是什么人,或者正巧你把甜甜圈浸入咖啡里,用手指伸入咖啡杯捞出湿面团时,是否有什么重要人士正在一旁欣赏你出丑。

握手寒暄。如果有人请你先坐下等面试官,待会考官进门时,你要离座起身。这当然是基本礼貌,做起来一点也不困难,而且你站起身来,也方便进行下一步的握手动作。商场寒暄大多会包括握手这个动作,但是有些人宁愿跳过这个步骤,所以你必须自行察言观色,视面试官的个人喜好而定。

握手时手劲要稳,将对方的手轻摇一两下。如果在场只有你们二位,就乘握手的时机介绍自己,嘴里说着“我是的伯·葛伦特,您好”或“幸会幸会”,其实话不在多,意思到了就好。如果有第三者在场代为介绍,你就不必开口,但记住要保持微笑。

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