如遇经理正在出差途中，而不能确定是否应将邮件送至出差地时，可与副经理协商。经理不在时，如果有与经理直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。
第五条 公司日常运转工作的具体内容涉及出席会议、旅行、参加宴会、拜访、起草文件等各方面，这就需要秘书做好协调工作。
1日程的设计及其安排
对所确定的应由经理处理的事项如会见、出席高层职员会等会议的日期和时间进行记录整理，并随时了解有关经理的活动安排，协助经理制定出日程表。
日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。
2准备及安排
有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。
第六条 秘书应将经理工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。这一工作根据经理具体执行公务情况的不同而有所不同。
1在办公室内
平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量，为此，应绘制一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种、一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期，最好能做到事先心中有数。有了明细表，还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。
2经理外出时
经理外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天应注意事先准备好，需要放入提包内的物品也要同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表事先贴在醒目处以防遗漏。如果是出差，还应考虑出差地点和天数等，这更要经常征询经理意图以准备好所需用品。
3文件、资料的准备
首先要清楚哪些文件是要用的，如不明白，要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全。然后绘制一张文件明细表以方便使用。机密文件可以直接交经理或是用封袋密封好后等待经理的指示。
第七条 文件整理业务
1为使重要的文件或经常使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对这些文件进行整理。整理工作首先要根据经理意见将文件分类，并放入固定的装具内，使用中还要经常整理，便于查找。
2整理工作的关键是分类项目的确定、保管及整理文件用品的选择和整理、借阅手续的完善。
3业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类文件。根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用三种。
4经过这样的整理后，有必要对其进行装订，并给每一个文件集合体标示易于理解的名称。应在听取经理意见后再制作一张文件分类的明细表，将表张贴在保管场所或保管人的桌子上便于参照。
第八条 整理、清扫工作
此项工作应由秘书督促相关人员来完成。工作中须注意如下几点：
1清理桌面
台历和墙上挂的日历要每天调整日期。桌子要擦干净。墨水瓶、笔杆、笔盒、吸墨纸、剪刀、裁纸刀、印泥及其他规定的常用品及用纸要准备好。墨水、笔尖、笔杆、糨糊、别针、印台、铅笔、活动铅笔、圆珠笔、裁切刀、订书机、吸墨纸、橡皮等都要按要求备齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处，有污染和破损的物品要清扫或更换。
2室内的杂物、家具，如桌子、烟灰缸、椅子、烟盒等，都要放在固定的地方。
3根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。
第九条 秘书可以代办的事务
1参加庆典、丧礼等仪式
这种场合要特别留心服装和服饰品及行为仪表的得体，同时还要十分讲究寒暄、应酬的用语。因此，也可以将平时各种不同场合的范例及标准寒暄用语综合归纳，以便查阅。
2转达经理意见或命令
转达是将经理意见的原话转达给对方，不能夹杂个人的感情和意见。表达经理意见要完整准确，一旦马虎将会引起不一致的后果。针对工作的命令，在转达时要注意简洁、迅速。有时根据情况，还要将对方的答复向经理汇报。
第十条 会计事务
该项事务是指由经理直接使用的几种账目的管理，包括各项物品的购入及发放、资产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。
1关于资产状态及收支情况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表，在特殊情况下，要随时根据经理及副经理的要求拿出报表。
2处理有关财务事项还应注意以下几点：
(1)支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金出纳账中。现金出纳账与现金余额的多少应保持一致。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任，每个月应有两三次将这些收据汇总后让经理过目。
(2)日常的现金支出应限定一定的数量，除此之外，若有特殊项目，应申请特别支出的资金或开出支票。
(3)开具支票需有收据或其他凭证，并在支票上记下用途，由经理盖章。
(4)资产有土地、建筑物、有价证券、备用品及各种家具杂物的押金等形式。应设立各种资产的台账及有价证券簿，详细记录各种资产的内容、单价、数量、现有额及出入额等。
(5)银行存款及邮政储蓄要设存款底账。接受款项者应按名称分别立账并明示余额。
3各种物品的购入和发放应特别注意有无使用申请和手续是否齐备，并及时入账以免遗忘和推迟记账。
第十一条 公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查工作时，办公室秘书须做好协助工作。
1进行调查工作时，秘书应选择合适的专家、顾问进行委托，或将他们列为调查委员，并与之保持经常联系，需要时提出调查课题请他们完成。
2有些专业事项的调查，秘书也可以亲自听取专家和当事人的意见，或在调查各方面情况后，将意见和调查情况汇总后报告经理。
第十二条 文书工作有三个方面，包括信函写作、起草文件以及誊清或印刷文件。
1信函的完成
信件的写作首先要准备有不同内容的信件范文，同时还应备有辞典等工具书。对经理经常会使用的信件种类可事先汇集为“标准通信范例”，需要时选择一种略加增删便可使用，较为方便。
2文件的誊清及印刷
文件的誊清及印刷主要包括将草案以笔记形式誊清，用打字机打印、直接印刷以及辑录图书杂志上的有关内容等四项工作。
第十三条 联系工作就是要向经理或副经理转达某项事情，并向对方转告经理或副经理的意图，听取对方的答复，有时还要将这种答复再次告诉经理，进行反馈。
第十四条 招待事务
招待是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性款待，大多指派事务员或勤杂工来完成。款待包括提供向导、收存携带物品服务，奉送茶点，迎来送往等。
1为经理服务
为经理服务的工作内容主要有以下一些：
(1)经理外出时应备好车辆。
(2)回到公司时，要接过经理脱下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并随时用刷子清洁这些衣物。
(3)从外面回到办公室的时候，夏天要递上湿毛巾、冰水、咖啡或苏打水，冬天应马上递上热茶或咖啡。
(4)还要视天气情况调好空调。
2为客人服务
除为经理服务外，秘书还必须给客人提供服务，比如出入公司时参照对经理的服务要求进行接待。若需要来访者等候时，应递上报纸、画报等。炎热的时候，可请客人脱掉外衣等。
◎ 办公室职员岗位职责
第一条 行政主管
1按合同实施物资采购和小型用品采购。
2具体安排职员午餐。
3缴纳电话费。
4管理环境卫生。
5安排外来宾客的住宿。
6具体办理车辆的年检、年审、保险、维修，并与管理部门联系。
7办理经批准的公司职员的暂住证，负责与安委会的工作联系。
8其他工作。
第二条 办公室副主任
1督办与上报全公司各部门每周的工作计划。
2落实谈心制度。
3反映职员的思想动态，研究、报批与实施引导激励职员的激励机制。
4安排布置内部会议的资料。
5组织与安排职员生日及公司集会。
6负责公司发文管理及报批。
7协助全公司各部门的资料整理。
8管理档案。
9审查文件、记录及内刊。
第三条 文员
1负责文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订。
2负责开水的提供。
3保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。
4制定办公用品计划并报主任审批。
5接待与通报总经理室客人。
6接转交换机电话。
7负责传真收发与登记。
8负责接待、登记。
9引见、招待、接送来宾。
10负责监督打卡和汇总考勤。
11负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。
12负责锁门，管理电梯，检查灯光、门窗。
13收发报刊函件及整理保管报纸。
第四条 司机
1保证公司业务部门用车的及时与安全。
2保证公司领导上下班用车及来宾接送用车。
3负责公司车辆的保管及日常清洗、维护、保养。
4其他工作。
二、办公室环境管理规定
◎ 办公室布置规定
第一条 各部门办公室的布置以大办公室集中办公为原则。
第二条 经理室设置于大办公室的一端，与所属单位以玻璃间隔。
第三条 各部门座位应采用同一方向，后排为各室主任，中排为各组组长，前排为一般职员。
第四条 接洽外客频繁的职员，应将其座位排在前边。
第五条 办公桌以单独排列为原则，如因场地或实际情况需要，可以两桌并排。
第六条 接洽外客的地点应安排在经理室客厅。
第七条 因工作性质需独立设置的小型办公室，其室内布置按照大办公室布置的原则办理。
第八条 办公室内办公桌椅、保密箱、书橱颜色暂定为灰色，墙壁、天花板颜色暂定为白色，柜台、窗框及木质隔间暂定为乳黄色。
第九条 各部门钉挂衔牌方式规定如下：
1大办公室及独立设置的小型办公室衔牌钉挂在入口处的适当位置；
2小办公室内的单位衔牌钉挂在各部门经理座位上方的适当位置；
3衔牌颜色为绿底白字，其规格宜为宽度是高度的二倍。
第十条 如场地允许，办公室内可划出一角为更衣室。
第十一条 箱橱顶上及柜台上不得堆置文件。
第十二条 公司及各部门办公室布置图及座位图由总事务室于本要点公布后30天内，派人实地绘制呈报。
第十三条 本规定经总经理核定后公布实施。
◎ 文印室管理规定
第一条 公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
第二条 公司发文，须由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。
第三条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。
第四条 文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿，不得延误。
第五条 文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
第六条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终做统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。
第七条 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。
◎ 电脑室管理规定
第一条 电脑室员工应遵守公司的保密规定，禁止非电脑室人员进入电脑室。输入电脑的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处分。
第二条 电脑室员工必须按照要求和规定，科学地采集、输入、输出信息，为集团领导和有关部门决策提供信息资料。采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。
第三条 信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出电脑室。
