（三）确定邀请范围、对象和名单，提前发出请柬。
（四）选择主持人或发言人，提前准备好发言稿及有关图片、文字、音像资料、实物模型等，为记者准备报道资料。
（五）准备录音、录像、摄影等工具，便于记者采访。
（六）安排足够的接待、服务人员，为记者提供后勤服务。
（七）会后注意总结经验教训，分析招待会的得失，建立起档案资料。同时，注意收集记者们登载的消息和报道，评估招待会的成果。
第十八条邀请新闻界人士参观访问。邀请新闻界人士参观访问，是与新闻媒介建立良好关系的有效方法。通过参观访问、实地观察，可增加新闻界人士对公司的感性认识，获得宣传报道的第一手材料。
八、开业典礼管理制度
第一条目的。
给社会、公众留下深刻、美好的“第一印象”，最大限度地扩大知名度和影响力。
第二条操作流程。
（一）精心拟订邀请宾客名单。该名单由企业领导增删核准，提前送达。对重要贵宾须个别关照，确保与会。
（二）拟订典礼程序。一般为宣布开始、宣读贵宾名单、贵宾致贺词、致答谢词、剪彩、揭牌几项。
（三）事先确定致贺词人、致答词人，草撰贺、答词文稿。
（四）事先确定剪彩人员名单。
（五）安排一些余兴节目，如题词，或锣鼓、舞狮耍龙、秧歌等民俗活动。
（六）典礼仪式后，组织参观生产、经营、服务现场，或进行优惠、义卖活动。
（七）座谈、留言、个别拜访，广泛征求意见和建议，整理留言簿和摄像、录音资料。
第三条注意事项。
（一）体现热烈、隆重（或简朴）、喜庆、欢快的气氛。
（二）精心组织，确保万无一失，多制订几套后备应急方案。
（三）所有宾客无论地位高低，均不得懈怠。对围观群众也以礼相待。
（四）公关人员应准备充分、善于鼓动、周到热情、指挥有序。
九、新闻发布会管理制度
第一条新闻发布会的筹备。
（一）确定会议主题。首先要从新闻媒介和社会公众的角度出发，确定会议的主题和信息发布的最佳时机。然后再进一步考虑这个主题是否非常重要，是否具有新闻价值，能否对公众产生重大影响，此时召开信息发布会是否适宜等。
（二）选择会议主持人和发言人。主持人和发言人必须具有较高的文化修养和口头表达能力，对提问能做到头脑清醒、反应机敏。会议的主持人一般应由具有较高专业技巧的人担任。会议的发言人一般应是公司董事长或总经理，发布会前应进行必要的模拟训练。
（三）准备发言稿和报道提纲。
1.必须先在公司内部统一口径，然后组织专门小组负责起草发言稿，全面、认真地收集有关资料，写出准确、生动的发言稿。
2.应围绕主题，准备好宣传辅助材料，包括文字、照片、实物、模型等材料，以便在会上分发、展示或播放，以增强发言效果。
（四）选择会议地点和举办时间。
1.举行新闻发布会要选择一个适宜的地点，不宜在办公室举行。会场要具备必要的照明设备、视听设备和通信设备等。会场要安静，不受电话干扰，要有舒适的坐椅。
2.选择会议的时机，应尽量避免节假日、重大社会活动和其他重大新闻发布的日子。时间安排要考虑到媒介的截稿时间，会议程序应安排紧凑，避免冷场或混乱局面。
3.会议时间一般应控制在1小时以内，与会议无关或过长的提问应予以制止，会议应有正式结尾。
（五）选择邀请记者的范围。
邀请的记者覆盖面要广，都要照顾到，对所有记者要一视同仁。
（六）组织参观和宴请的准备。
1.发布会前后，可配合主题组织记者进行参观活动，请记者进行深入采访，有关参观活动事宜应在会前就安排好，并派专人接待、介绍情况。
2.会后可邀请记者共进工作餐，利用非正式交谈的机会，相互沟通，融洽与新闻界的关系，解决发布会中没有解决的问题。
（七）制定会议费用预算。
应根据所举行新闻发布会的规格和规模制订费用预算，并留有余地，以备急用。
第二条新闻发布会的召开。
（一）会议主持人要充分发挥主持和组织作用。
主持人言谈要庄重，有涵养、有幽默感，要尊重别人的发言和提问，同时要控制好会场气氛，把握主题范围，维持会议秩序，掌握会议时间。
（二）所发布的消息必须准确无误，如有错误应及时予以更正。
（三）应安排足够的接待员，设立签到处，并派专人引导记者前往会场。会议组织人员应佩戴胸卡，与会记者应发给写有姓名和新闻机构名称的胸牌，会议桌与餐桌要分清主次，排好顺序，避免混乱或不愉快的情况出现。
第三条新闻发布会后的工作。
（一）整理出新闻发布会的记录材料，总结经验和不足，并作为资料保存。
（二）收集到会记者在新闻媒介上所作的报道，进行归类分析，总结经验得失。
（三）收集与会者的反应，了解记者及所属媒介对公司所发稿中的内容及倾向性等。
（四）对于因故未能参加发布会的新闻机构，可提供有关背景资料、会议记录材料与图片、报道提纲等。
第三（节）企业公共关系管理实用表单
一、介绍信
二、请柬
三、出席典礼邀请函
四、贵宾接待日程表
五、公务联系单
六、参观申请登记表
七、参观许可证
八、来宾来厂通知单
九、接待用餐申请表
十、接待申请及报告表
十一、公关工作计划表
十二、公关预算表
十三、公关调查表
一、展览会规范化工作标准
第一条确定展览会的主题和目的。展览会的主题和目的决定着在展览会中使用的沟通方法和接待形式等，故展览会筹备应确定总编，构思总设计，使各部分有机衔接。
第二条确定参展单位、参展项目和展览会的类型。采用广告或发出邀请的形式来吸引参加展出的单位。广告和邀请信应写清楚展览会的宗旨、展览会项目类型、估计参观者的人数和类型、展览会的要求及费用预算等，给潜在参展单位提供决策所需的资料。
第三条明确参观者类型。根据参观者对展出项目的了解程度，分别提供较为专业化和普及性的资料。
第四条选择展览的地点。选择展览地点要考虑到参观者方便、环境适宜、辅助设施易配置等因素。
第五条培训展览会的工作人员。必须对展览会的工作人员即讲解员、接待员和服务员等进行良好的公共关系培训，并就展览内容进行必要的专业知识培训。
第六条准备展览会的辅助设施和相关服务。
第七条成立专门对外发布新闻的机构，负责和新闻界进行联系。要制订新闻发布的计划，充分发掘展览会中有新闻价值的东西，写成稿件予以发表，扩大展览会的影响。
第八条准备展览会所需的各种辅助宣传资料。
第九条确定展览会的费用预算。具体列出展览会的各项费用，进行核算，有计划地分配各项资金。
第十条应设计展览会的标志，准备展览会的纪念品，为宣传提供方便的工具。
第十一条搞好展览会效果的评估。
（一）在展厅内放置公众留言簿，主动征求意见。
（二）现场召开观众座谈会，收集观众的意见和想法。
（三）现场举办有关展览内容的知识竞赛，当场发题，当场解答，当场发奖。
（四）会后发放调查问卷或登门访问，了解展览会的实际效果。
二、参观活动规范化工作标准
第一条公关策划人员应通过开展参观活动向公众宣传，以扩大公司的知名度和美誉度，提高公司经营管理的透明度，提高员工士气和凝聚力。
第二条开放参观接待对象。
（一）员工家属和社区居民。
（二）营业团体。生产协作者、原料供应商、经销商、运输公司等。
（三）股东公众。股东、股票经纪人、金融评论专家。
（四）其他职业集团。金融机构、律师协会、新闻界团体、保险公司、卫生检查机构、环境保护机构。
（五）行政机关。各级政府部门、上级主管部门等，舆论领袖。科技教育文化单位：研究所的研究人员、高等院校的师生、各类学术团体及文化机构。
（六）各种慈善机构与社会福利团体。
（七）海外人士。
第三条对外开放参观的内容，要服从于参观的目的与要求，实事求是，结合参观者的特点和需求，视参观者的需求与兴趣而定。
第四条开放参观的实施流程。
（一）制订计划。制订计划在上年度就应准备，或至少应提前3个月着手筹备，不能仓促开放。策划时要制订出活动计划的纲要，推行该计划的详细时间表和具体工作人员的指派任命。
（二）成立专门机构。建立各种专门机构，尽可能让更多的员工承担部分工作，以增强员工的参与感，激发员工的工作积极性。
（三）准备参观项目。公司事先准备好计划中预定参观的项目，以给参观者一个良好的企业形象，公关策划人员也可以适当安排一些（节）目，以激发参观者的兴趣。
（四）安排交通路线。在发请柬时应另附详细说明，指明停车场和具体的交通路线。此外，还应设立交通标志，对主要的设施用标志牌予以说明，整个参观路线要有统一的布置设计，以显示出公司良好的管理素质。
（五）安排引导人员。对引导人员或者解说人员事先要进行认真选择、培训，引导人员应佩戴印有公司名称和个人姓名的标牌，应有礼貌地介绍参观的内容，认真回答来宾提问。
（六）实施宣传、策划人员应充分重视宣传工作。一方面用新闻媒介来扩大影响和知名度；另一方面对公司内部员工做好宣传工作，使每个人都自觉参与宣传。
（七）准备纪念品。纪念品不要太贵重，关键是要精美。
（八）结束后的答谢工作。活动结束后，要及时对所有参加活动的员工致谢，采用书面答谢形式，感谢大家的辛勤劳动、积极配合。
三、接听电话工作要点
第一条响铃时。电话铃声响起后，应尽快拿起话筒。在电话铃声响起三次之内，必须有人接听电话，以免引起客户失望或不悦。
第二条找人时。来电话指名找人，应迅速把电话转给要找的人。如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，必须做好记录。
第三条接听时。一般由最低职位的职员接听，但新职员对企业情况并不熟知，因此不要抢接电话，以免“一问三不知”，给客户留下不良印象。
第四条声小时。对方说话声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方：“对不起，声音有点小”。
第五条通话时。通话时如有其他客户进来，不得置之不理，应点头致意。如果需要与同事讲话，应有礼貌地说：“请您稍等”，然后捂住送话筒，小声交谈。
第六条中断时。通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意。
第七条挂断时。打完电话，不要自己先挂断电话，应等对方挂断后再轻轻放下话筒。
第八条高峰时。在业务通话高峰时，尽量不要往外打电话，不要占线时间太长，并且设法告诉客户：“现在正是电话高峰时期，对不起……”
