第一（节）档案管理工作概述
一、档案管理工作的目的
档案管理工作的目的如下：
1.保守档案机密
现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
2.维护档案完整
维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
3.便于档案材料的使用
保管档案与利用档案是紧密相连的，科学有序地保管档案是高效利用档案材料的前提和保证。
二、档案管理工作的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
1.材料归档制度
新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
2.检查核对制度
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行，但在下列情况下，也要进行及时检查核对：
（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
（3）发现某些损害之后，如发现档案材料变霉，发现了虫蛀等。
3.转递制度
转递制度是关于档案转移投递的制度。档案转递一般是因工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：
（1）取出应转走的档案。
（2）在档案底账上注销。
（3）填写《转递人事档案材料通知单》。
（4）按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回回执。
4.保卫保密制度
具体要求如下：
（1）对于较大的企业，一般要设专人负责档案保管，并备齐必要的存档设备。
（2）库房备有必要的防火、防潮器材。
（3）库房档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
（4）任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
（5）无关人员不得进入库房。
（6）库房内严禁吸烟。
（7）离开库房时关灯、关窗、锁门。
5.统计制度
人事档案统计的内容主要有以下几项：
（1）人事档案数量。
（2）人事档案材料收集补充情况。
（3）档案整理情况。
（4）档案保管情况。
（5）档案利用情况。
（6）库房设备情况。
（7）人事档案工作人员情况。
三、档案管理应遵循的工作原则
档案管理应遵循的工作原则如下：
（1）企业档案为集体所有，任何人不得占为己有，因此在档案管理过程中，应实行共同管理的原则，分清权责。
（2）依据共同分享和共同管理的原则，尽量减少档案的复印份数及保管场所，提高档案的保密系数和安全性，同时降低管理成本。
（3）及时分类、整理、编辑、传递文书资料，并科学归档保管，提高档案管理的质量与效率。
第二（节）档案管理工作制度规范
一、人事档案利用制度范例
现举某企业人事档案利用制度范例，用以说明建立人事档案利用制度的目的、人事档案利用方式、人事档案利用手续等条文的具体内容。
（一）建立人事档案利用制度的目的
第一条建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二条建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度办事，这是对工作人员的基本要求。
（二）人事档案利用方式
第三条设立阅览室以供利用查阅人事档案。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
第四条借出使用。将人事档案借出库房必须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案，公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
第五条出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
（三）人事档案利用手续
第六条在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
第七条查阅手续
正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。其次，查阅单位（部门）盖章，单位负责人签字。最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
第八条外借手续
首先，借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似。其次，借档单位（部门）盖章，负责人签字。再次，人事档案部门对其进行审核、批准。然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、借档理由等填清楚，并由借档人员签字。最后，归还时，及时在外借登记上注销。
第九条出具证明材料的手续
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
二、文书档案归档制度范例
现举某邮电公司文书档案归档制度范例，用以说明文书档案归档制度总则、文件材料的收集管理、文书归档范围、平时归卷、案卷质量要求等条文的具体内容。
（一）总则
第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》，为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
（二）文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司打印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
（1）公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
（2）本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
第七条各部门专（兼）职文书的职责
（1）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
（2）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每年三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
（3）借用文件材料时，承办人员应积极地予以提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
（三）文书归档范围
第八条重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书材料。
第十一条本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条信访工作材料。
第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司干部任免文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
（四）平时立卷
第十九条各部门都要建立健全平时立卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料立卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书立卷。
第二十二条专（兼）职文书人员应及时将已立卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
（五）案卷质量要求
第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在规划针对的第一年立卷；跨年度的总结放在总结针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按顺序排列，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
（1）案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏了的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
（2）案卷各部分的排列格式。软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十四条本制度自印发之日起实施。
三、声像档案管理办法范例
现举邮电系统某公司声像档案管理办法范例，用以说明声像档案管理总则、声像档案资料的收集、声像档案的整理、声像档案的保管、声像档案的开发利用等条文的具体内容。
（一）总则
第一条为加强本公司的声像档案管理，特制定本办法。
第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等与文字说明两部分组成。
第三条声像档案是本公司卷宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
（二）声像档案资料的收集
第四条收集范围
（1）反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。
（2）各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料。
（3）本公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。
（4）涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
（5）其他单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
（6）其他具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间
（1）声像档案资料应在形成后的一个月内随立档部门其他载体形态的档案同时归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。
（2）档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条收集要求
（1）录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失。
（2）接收的原版、原件，特殊情况下可接收复制件。
（3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集
（1）档案部门有责任随时征集重要声像资料。
（2）在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求交档案室归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
（三）声像档案的整理
第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条分类、编号
（1）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号—流水号。
（2）录音带、录像带、摄像带按年代—问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
（3）编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。
第十二条保管期限
