（第一节）采购管理工作要点
一、采购管理工作原则
物资采购的基本原则，就是人们常提到的5R理论：“合适的价格(RightPrice)、合适的品质(RightQuality)、合适的时间(RightTime)、合适的数量(RightQuantity)、合适的地点(RightPlace)”。在这一理论中，最需要采购部门注意的就是合适的品质。品质不是最优最好，而是最合适最好，它需跟随产品定位进行测定。
（一）合适的价格
合适的价格是指采购所需的物资，在满足数量、质量、时机的前提条件下，支付最合理的价格。适当价格这一目标的提出，在于付出的原材料采购成本能确保产品立于有利的竞争地位，并在维持物料买卖双方共赢的前提下，使原料供应源源不断。
（二）合适的品质
采购的基本要求一方面是采购人员要以最便宜的价格购买到生产所需要的最佳品质的物料；另一方面，采购人员要不断地去推动那些长期合作的供应商们去完善其品质管理体系，来提供质量更加稳定的物料。
如果采购的物资出现品质方面的问题，将会对生产活动带来极大的危害。
（1）致使生产计划延误。
由于耽误了交货时间，会降低生产企业的信誉度，会失去更多的客户。
（2）返工率会增加。
不良物资的采购，会使生产线上的产品质量受到极大的影响，误工、窝工、待修现象增多，影响了生产效率。
（3）检验成本将增加。
物资品质不良，物资的甄选、分类耗费更多的时间和精力，使得检验费用增加，产品成本居高不下。
（4）管理费用会剧增。
客户投诉、产品返工、生产效率低下，这些问题都使得管理人员疲于应付，突增更大的管理成本。
品质合格的物资，要具有以下特性。
（1）合适性。
即适当的品质，要根据产品生产的实际需要，考虑其经济与实用两方面的成本和价值。
生产管理制度表格流程规范大全第二部分缔造完美的生产流程（2）可用性。
可用性是指在合理的时间内，可随时以合理价格获得充分的数量。
（3）经济性。
经济性是指使采购费用继续维持在最低水平，以期达到最佳经济利益。
（三）合适的时间
在生产制造企业，较为流行的采购理论，是基于零库存和及时供给理论，也就是在不对生产和客户造成任何影响的前提下，尽量减少库存的持有量。这就需要在最恰当时购回生产所需要的原物资。
（四）合适的数量
物资采购，是一次性采购还是分批量采购，需要采购人员对生产需求、物料损耗、搬运和仓储费用等进行仔细的计算，来制订周密的采购计划，最终确定究竟采用哪一种采购方式。
不论采用何种方法，都要以适量库存为基本要求，因为任何理由或任何形式的超购，都将导致呆滞、废料的发生，并且会占用企业的流动资金。
（五）合适的地点
采购地点的选择要以实现采购成本最低为基本出发点，不同地区的采购成本是不同的，在同等条件下，成本最低的地方就是最合适的采购地点。
二、物资采购的基本要素
（一）就近采购
在物资采购的交货期当中，有很多的时间消耗在运输上。因此，物资的运输时间和成本在物资采购中的作用不容忽视。有些物资是低值易损产品，长途运输无疑将增加采购成本、运输和报价成本，有时这些费用甚至超过了所采购物资本身的价值。因此，选择就近采购，来尽量缩短交货周期、减少运输成本成为很多生产制造企业的共识。
（二）建立良好的采购关系
买卖双方的良好合作关系，是通过长期的诚信、互利合作才形成的，其中货款的及时支付是一个最重要的标准。良好的信誉能极大地提升采购方在谈判中的有利地位，采购员在向供应商要求更长时间的货款支付时也不会左右为难。另外，良好的买卖双方关系还可以使买方在市场物资短缺，价格上扬时仍能以相对合理的价格及时得到供货，在供应充裕时又可以获得相当优惠的价格。
（三）树立正确的采购观念
物资的采购从生产计划排单，接受采购任务，制订采购计划，选择供应商到价格谈判、签约以及跟踪催单等，实际上也是一个系统工程。采购回来的物资的数量与品质，与产品的生产设计、产品的品质、产品的销售是一个相互制约的关系，各部门的协调配合、观念的一致，对生产企业整体运作至关重要。
（四）数量优势
数量优势在采购价格谈判中，经常被买方所运用。也就是说物资采购的批量是买方在谈判中的最大优势，从某种意义上讲，它可以左右采购物资的最终价格。为了维持价格的竞争优势始终有利于己方，同时也为了分散采购风险，通常某一类物资要维持2～3个供应商。对于某些比较零散的物资采购，如果采取分散采购，则会削减自己的批量优势。这种情况下可以将同类商品，甚至不同类的商品进行合并采购，从而提升谈判的力量。
（五）选择综合型供应商
当要选择合并采购项目时，选择单一物资的供应商与选择一个综合型的供货商，各有其优缺点。对于单一物资的供应商，他们虽然具有足够大的成本优势，但其提供给买方的不一定是最优惠的价格(特别是对新的采购商)，而且也不会单独为某一客户储备大量的库存。而一些大型的供应商由于本身制度的原因，也不会为每个客户储备足够的库存，并且交货的速度往往更慢。
相对而言，有时选择综合型的中小型供应商，可能更能满足买方全方位的需求，买方庞大的采购批量往往能够获得特别的折扣，他们还可以要求供应商储备一定的库存量，从而将本企业库存削减到最小。
三、物资采购工作任务
物资采购有以下几个方面的任务。
（一）保证物资的正常供应
采购部门的首要任务就是保证所需物资的正常供应。如果不能正常供应物资，生产经营活动将无处谈起。因为基本任务就是生产产品，若物资不能正常供应，产品品质将得不到保证，产品就无法销售出去，必然会给企业带来生存的危机。
（二）尽量缩短采购流程
采购的首要任务完成后，还要不断优化改进采购流程，使采购的时间最短，环节最少，以降低直接采购成本和间接采购成本。
（三）力争降低物流成本
采购部门完成了以上阶段的任务后，就需要通过物流系统将采购到的物资运回。物流成本是原材料成本之外的第二大成本，它主要包括：物流过程中所耗费的各种资源的货币表现，如包装、装卸、运输、储存、流通加工、物流信息等各个环节所支出的人力、物力、财力总和。对于制造来说，随着生产能力的增加，物流体系的成本也同样在上升。一般来说，物流成本占总成本的30％左右。对于不同行业，这一比例有所不同，如医药行业的物流成本达到40％，某些鲜活产品的物流成本则高达60％。物流成本最主要的来源就是采购部门，因此，研究降低物流成本同样是采购部门的基本任务。
（四）采购档案与文件的管理
采购部门的另一大任务是要负责管理、控制好与采购相关的文件及信息，如程序性文件、作业指导书、供应商调研报告、供应商考核以及认可报告、图纸及样品、合同、发票等。
四、物资采购管理工作内容
现代化的物资采购管理理论，把采购管理、供应管理及运储管理作为企业生产过程的三大管理，其与销售管理占同等地位。物料采购管理的基本职能包括以下几个方面。
（一）拟定物资采购政策
采购政策是完成采购目标的保障。因此，采购政策的拟定，必须根据产业特性，并且综合权衡企业的内外部环境，来制定正确的采购政策。采购政策确定以后，才能制订具体的采购执行计划。
（二）制订物资采购计划
一般应该根据产销计划及存料、耗用等资料，编制采购计划与销售计划，进而制订出生产计划，然后由各用料部门汇编用料总预算，再参考物料存量编制购料及预算，并参考生产计划进度，可用存量及资金状况，编制分期采购计划及预算。
（三）进行市场调查
进行市场调查的目的，是为了掌握有利的供应来源，研究拟订采购计划，为新产品寻求新材料来源，以及为改良产品寻找代用品。基于这个目标，市场调查必须有计划、有目的，用系统、科学的方法，去调查有关供应商的全部信息与资料，作为日后供应商评价、制订价格和谈判策略的基础。
（四）对供应商进行评估
对供应商的选择，是确保物资供应品质和服务最重要的措施之一。找到合适的供应商，才能在最适当的价格下，得到适当品质的物资数量及优质的服务。在选择供应商时，还要考虑采购的方式。
（五）进行价值分析
生产所需物资的品质确定，虽然是技术人员的事，但是，采购人员仍必须要充分了解所购物资的特性、品质与用途，并依据物资产品本身的需要以及市场供应情形，提出使用新的产品原料或代用品的建议。其次，要研究采购价格管理方法、提出减低成本的方案。另外就是参与对所购物资进行的价值分析。所谓价值，是由物资的品质、价格与效用所构成，即进行物料价值分析，一方面是通过合适的采购步骤，获得满足生产需要、适当品质的物资；另一方面就是要尽量降低物资采购的成本。
（六）确定采购数量
采购数量的确定，关系到存货管理策略，零库存理论，如经济批量问题、物资的管理等问题。至于采购物资的时机，则应该考虑物资的品质、价格、需要量、采购折让、季节折让、运输折让及流动资金等因素综合决定。
（七）选择采购方法
进行物资采购的方法有很多，如公开采购、比价采购、议价采购、订货采购、拍卖采购等，这完全视企业对于生产物资的采购政策及市场供需情况而定。
（八）做好交货管理
采购的最终目的，在于在最适当的时间内获得交货，所以必须改进交货管理。这种管理必须考虑交货日期、采购标准时间、缩短物资储运时间、分析延误交货的原因，以及必要的应对之策。
（九）内部协调管理
采购部门还要注重在生产企业内部各部门之间的职责划分与协调配合工作，研究出合适的管理方式来进行管理，以保证物资采购作业的有效进行。
（十）进行绩效评估
对于整个采购作业进行评估，并确定采购工作的效率，找出存在的问题与解决之道，这也是采购部门的基本管理职责之一。物资采购绩效评估办法，要看是采取集中采购还是分散采购而定。采购绩效优异的，一般都具备以下几个共性。
（1）有统一的采购策略。
（2）有标准的测评机制。
（3）科学的组织架构。
（4）全企业范围内的整合，建立优秀的采购团队。
五、物资采购工作方式
物资采购形式依采购的组织、地区、方式的不同，有不同的划分形式。
（一）按照采购组织进行分类
1.上门采购
上门采购适合于采购量不多、交货次数有限的小型生产制造企业。也可以采用采购员、检验员和调拨员集于一身的采购形式，便于就地开单、就地检验、就地直发车站、码头。
2.采购小组
对于供应商比较集中的地区，可以采取划片进行集中采购，然后在片区的中心供应商处设立采购小组，统一办理采购的一切手续。
3.驻点采购
对于那些采购量大、品种多、交货次数频繁的大中型生产制造企业，可配备专职的采购、调拨和检验人员，驻厂开展物资采购业务，就地开单、就地检验、就地发货。还可以在供应商厂内设立专用存料采购点。
（二）按照采购地区进行分类
1.国内采购。
2.国外采购。
3.企业内部采购。
一些大型企业集团，下属各分厂经济上独立核算，且分厂间的产品互为原材料，存在企业内部的采购行为。
（三）按照采购方式进行分类
1.委托采购
将所需要的物资，全部或部分委托外部专门的采购机构办理，受委托机关代委托者签订采办合约，收取代办费。这种方式，受委托人处于代办的地位，除有过失外，不负风险责任。
2.集中采购
各用料部门按照本部门的预算，填送请购单，交由专设机构统筹办理。
3.调拨采购
对各部门存有的大量未用或停用的物资、原料、设备与家具，经过审计部门的评估，然后根据需用单位的需要，由物资部门以此库存物资作为供应。
4.直接采购
直接采购是指用料单位直接向国内外市场采购。
（四）按采购性质分类
1.正常性采购
按计划进行不带投机性质的采购行为。
2.投机性采购
物资价格低廉时批量购入，或作为企业长期备料，或在高价时转手卖出的采购行为。
3.紧急采购
用于设备、设施紧急维修所需配件的采购行为。此类采购往往事前都有相应的规章制度，所以不需要临时再经过层层审批就可以进行的采购行为。
4.大量采购
数量巨大、类别繁多的采购行为。
5.零星采购
采购数量很少、类别不多的采购行为。
（五）按采购价格模式分类
1.直接采购
采购方根据以往合作的信誉及物资的供应情况，直接向某供应商提出采购计划和售价建议，经双方商讨后签订采购合同的一种没有竞争的采购方式。
2.指定价格采购
指定价格采购，采购方以“价格=材料成本+加工成本+运费”来设定购买单价，然后与供应商签订采购合同。
3.招标采购
采购方通过报纸、电视等媒体刊登招标广告，将物资采购的所有要素以公告的方式详细列明，以吸引更多的供应商参加投标竞争，采购商从中选择中标者的招标方式。
4.邀标采购
由采购方选择足够数量的供应商，向其发出投标邀请书，邀请他们参加招标竞争，采购方最后从中选择一家供应商中标。
5.询价采购
询价采购是指采购方向有关的供应商发出询价单让其报价，然后在报价的基础上进行综合比较，确定中标供应商的一种采购方式。
六、物资采购的流程
物资采购的流程根据采购物资的种类、数量的多少以及规模的大小而不同。一般来说，越靠近生产性物料，其采购流程越短；采购数量和金额越小，其采购流程越短；规模越小，其采购流程越短。
通常情况下，物资采购流程都要包括以下几个步骤。
（一）提交采购申请单
采购人员在接到需求采购信息之后，应该开出相应的采购申请单并交给采购部门。申请单上的采购信息包括以下4点。
（1）各类物资缺少的信息。
（2）市场信息(例如，某类物资将要涨价或者短缺等、市场竞争情况导致的某类产品生产超过计划等)。
（3）某类订购合同将要到期。
（4）计划采购设定条件成熟等。
（二）制订并审核物资采购计划
采购部门应根据具体的使用信息，决定购买哪些物资及数量是多少，并确定初步价格的大致范围。具体细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，也要明确说明。
在上述任务完成后，采购部门将计划上交采购部门主管和拥有审核权的企业领导。
（三）寻找合适的供应商
采购部门根据领导审批的采购计划，利用各种渠道收集供应信息，确定供应商与购买时机，研究谈判技巧和价格幅度等内容，决定相应的物流方案与物资检验标准，决定采购方法等事项。
