上午建账入门
第一堂账簿的分类与设置
一、账簿的分类
提起账簿，一般人会想到账本，日常生活中，为了研究钱的来龙去脉有人会用一个日记本将平日里的花销记录下来，一个月或一年后对家庭开支进行一次分析总结，账簿与此相似。但是要比家庭账本更专业主要指以会计凭证为依据，延续地、系统地、全面地、综合地记录和反映各项经济业务的内容，并以相互联系的专门格式和账页所组成的簿籍。设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法，也是会计核算的主要环节。
账簿有多种分类，我们在这里主要按账簿的性质和用途分类及形式进行分类，这是最常用的账簿分类方法。
（一）账簿按性质和用途可分为日记账、分类账和备查账。
1.日记账
日记账又称为序时账簿，是按经济业务发生时间的先后顺序记录经济业务的账簿，简单理解就是像写日记一样，一天天地逐日记账，就称为日记账。日记账又可根据记录经济业务范围的不同，分为该种账簿普通日记账和特种日记账，类似部队上将兵种分为普通兵和特种兵一样。普通日记账的主要任务是按日记录所有经济业务，而特种日记账的主要任务是记录某种经济业务，像特种兵只承担某种训练任务一样，常见的特种日记账主要有现金日记账和银行存款日记账，这两种账目是出纳主要负责的内容。
2.分类账
分类账指根据账户不同而分类记录各项经济业务的账簿。此账簿根据账户的详细程度不同，分为总分类账户和明细账户。总分类账簿就是通常所说的总账，它主要根据一级会计科目设立，而明细分类账簿则是按照二级或明细会计科目设立的分类账户。两者担任的角色不同，总分类账户主要记录一些带有总核算的账户，而明细账户则关注细节。
3.备查账
在现实财会工作中会出一些账簿中不能记载或财会人员忘记记载账目的事情，为了保证财会工作的顺利进行，就需要一个具有补充性质的账簿，这就是备查账的作用，常见的备查账有租入、租出固定资产登记簿、代销商品登记簿等。
（二）按外在形式分类账薄按照外在形式来分，可分为订本账、活页账、卡片账。
1.订本账
一些账簿为了防止账页散失、受损，便将账页装订成册，像日常中看到的书籍一样，这样的账簿易于归档保管，这就是订本账。通常总分类账簿和现金日记账、银行存款日记账会采用此形式。
2.活页账
一些账簿因为不能确定账簿使用的页数，不能采用固定形式的记账方式，这样会给记账工作带来不便，如果采用固定记账本的形式，在年底账本刚好少了一页，如果重新启用新账簿，就会浪费一个新账簿，因为按规定上一年的账簿都要归档封存。所以就有活页账，它是将账页装订在账夹中的账簿。活页账簿可以根据需要增加账页，而且分工。当然活页账最大的缺点是容易丢失或损坏，这就需要在此账簿在使用前加上连续编号，防止丢失且易于装订成册，明细分类账多为活页账。
3.卡片账
卡片账类似日常中见到的贺卡，这种账簿的特点是比较灵活可根据需要增添、调整，但容易丢失，想想一张贺卡和一本厚厚的书那个更易丢失？
账簿根据记录的经济内容不同，形式也多种多样，这是事物的多样性，但是账簿还有它的共性，所有的账簿包括的一些基本内容是相同的，此为它们的共性。下面我们介绍一下它们的共性：
A.封面：主要标明账簿的名称，如总分类账、制造费用明细账、材料明细账等，还应标明记账企业名称。
B.账页：账页是账簿的主要内容，它除了要标明账户名称、总页数和分页数外，主要记录经济业务的内容，设置有登账日期栏，凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏。
二、账簿的设置
出纳主要设置订本式的“现金日记账”、“银行存款日记账”和有关有价证券方面的一些明细分类账。有价证券明细账主要核算股票、债券等有价证券的增减变动及结存情况。出纳人员对由自己负责保管的各种有价证券进行核算时，要分设明细账，如设“长期投资股票投资（××股票）”明细科目核算本企业对××股票的购进、售出以及结存情况。
日记账可以先用“三栏式”账簿，也可以根据经济业务的特点和经营管理的需要选用“多栏式”账簿。明细账一般选用“三栏式”账簿。
日记账是按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。其工作量相当大，不便于出纳人员分工记账。
随着企业管理对出纳人员提供的账务信息要求越来越高，日记账也经历了一个由简单到复杂的发展过程。因此，现在常见的日记账簿有普通日记账和特种日记账两类。
（一）普通日记账
普通日记账又称“分录薄”，是逐日登记一般经济业务的序时账簿。设置普通日记账的企业，一般只设置一本日记账。会计人员应每天将企业所发生的经济业务记入普通日记账中，再根据日记账过入分类账，并在“过账”栏内注明“√”符号，表示已经过账。
这种日记账设有借方和贷方两个金额栏，其优点是能够全面反映一定时期内企业经济业务活动情况，但不结出余额。缺点是不能将所发生的经济业务归集，所以，工作量会比较大。
（二）特种日记账
特种日记账是用来逐日逐笔登记某一类经济业务发生情况的日记账。它是企业管理者为了加强对现金、银行存款、采购等经济业务的控制和管理而产生的。
企业最常见的特种日记账有现金日记账和银行存款日记账。特种日记账的格式主要有三栏式和多栏式两种形式。
1.现金日记账
现金日记账是用来核算和监督库存现金每日的收入、支出和结存状况的账簿。一般采用“收入”、“支出”和“余额”三栏式。为了清晰地反映现金收付业务的对应关系，在“收入”、“支出”和“余额”三栏之前应设“对应科目”栏，这样方便出纳人员随时了解现金的流向。
现金日记账的“年”、“月”、“日”、“凭证字号”、“摘要”和“对方科目”等栏，应根据有关记账凭证如实登记。
“收入”栏根据现金收款凭证和引起现金增加的银行存款付款凭证登记（从银行提取现金，只编制银行存款付款凭证）；“支出”栏根据现金付款凭证登记。
对于从银行提取现金的业务，由于只编制银行存款、付款凭证，不填制现金收款凭证，因而“收入”栏应根据现金收款凭证和引起现金增加的银行存款、付款凭证登记。
每日终了时，应当结出当日余额，并将现金日记账的账面余额与库存现金实存数核对，借以检查每日现金收入、支出、结余是否正确。
月末时，应结出当期“收入”栏和“支出”栏的发生额和期末余额，并与“现金”总分类账户核对一致，如出现账实不符，应查明原因，及时处理。
2.银行存款日记账
银行存款日记账是用来记录和反映银行存款收入、支出和结余情况的账簿。与现金日记账格式有相似之处，即都采用收入、支出和结余三栏式。
不同的是，为便于和银行对账，银行存款日记账还需设置“结算凭证种类和号数”栏，用于登记每一笔银行存款收、付业务结算凭证的种类和序号。
对于向银行送存的现金业务，因习惯上不填制银行存款、收款凭证，所以，此时的收入数应根据编制的现金付款凭证在银行存款日记账的“收入”栏中登记。
每日终了，应结出余额，做到日清，并定期与银行对账单逐笔核对，避免出现透支现象。
三、分类账的设置和登记
分类账是会计账簿的主体，是编制会计报表的主要依据。分类账按其所反映经济内容的详细程度不同，可分为总分类账和明细分类账。
（一）总分类账
总分类账也称总账，是按照总分类账户分类记载全部经济业务的账簿。总分类账一般采用三栏式账页格式。由于总分类账能全面地、系统的反映会计六大要素的增减变动，以及结余情况，因此，任何企业都必须设置总分类账。
总分类账一般采用订本式账簿形式，按照会计科目的编号顺序分设账户，并为每个账户预留若干账页。
总分类账最常用的格式是三栏式，在账页中设置借方、贷方和余额三栏式，各企业可以根据自身的需要设置“对方账户”栏或在借、贷方两栏内分别设置“对方账户”栏。总分类账中的对应科目栏，可以设置也可以不设置。“借或贷”栏是指账户的余额在借方还是在贷方。
总分类账的登记比较灵活，可以根据记账凭证逐日逐笔登记，也可以根据多栏式现金、银行存款日记账在月末时汇总登记，也可以通过一定的方式汇总，分期或按月以此登记。如根据多栏式现金、银行存款日记账在月末进行汇总登记。
总分类账的登记主要取决于企业所采用的会计核算程序。
（二）明细分类账
明细账是对总账登记内容的补充。它通常是按照某个总分类科目的二级或明细科目设置账户，详细地登记某类经济业务的增减及结存情况的账簿。
明细分类账的设置，有利于管理者的管理和使用，并为编制财务报表提供了必要的资料。因此，企业只设置了总分类账户还不够，还需进一步设置明细分类账。
明细分类账的格式，应根据企业的管理需要来设计，常采用的格式有三栏式、多栏式、数量金额式三种。
1.三栏式明细分类账
三栏式明细分类账的格式与总分类账的格式基本相同，只设“借方”、“贷方”和“金额”三个金额栏，不设数量栏，这种格式一般适用于只需进行金额核算，无需对数量核算的情况，如“应付账款”、“应收账款”。
三栏式与总分类账的区别在于分类账簿采用订本账，而三栏式明细分类账簿多为活页账。活页账适用于采用金额核算的应收账款、应付账款等账户的明细核算。
数量金额式明细账的格式是在三栏式明细账的基础上建立起来的，它的基本机构为“收入”、“发出”和“结存”。每栏再设“数量”、“单价”、“金额”三小栏，用来登记财产物资的收入、发出和结存的数量和金额。这种格式的明细账适用于一些既要进行金额核算，又要进行数量核算的财产物资类的明细核算，如“原材料”、“库存商品”等账户的明细账。
3.多栏式明细分类账
多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页的借方栏或贷方栏设置若干专栏，用以在一张账页上集中反映各有关明细项目的金额。如“制造费用明细账”，它在借方栏下，可分设若干专栏，如折旧费、修理费、办公费等。
在实际工作中，如果设置的专栏只反映借方金额或只发生很少贷方金额，可以在借方有关专栏或专行内用红色字迹登记，表示应从借方数额中冲减的贷方数额。
第二堂日记账的登记
一、日记账的启用
出纳主要负责现金日记账和银行存款日记账，这两种账簿是各企业重要的经济档案，是国家考察企业经济活动的依据。为了方便查找，会计有关部门对账簿的启用进行了规范，各企业业需按这些规范启用和登记，下面我们介绍一下日记账簿的启用。
首先各企业启用账簿时，要填写“账簿启用表”和“账簿目录表”，账簿启用表主要是用来记录启用企业的信息，包括企业名称、账簿名称、账簿编号和启用日期，同时账簿启用表中还要填写经管人员的信息，包括经管人的姓名、职位、接管和移交日期，待所有信息填写完整后，可以交由会计主管人员签名盖章，包括主管个人印章和企业公章。
现在日记账中设置有两个以上账户的，按规定应在账户目录表中填写，账户目录表一般在账簿的第二页，上面要将账户名称和页码填写清楚，便于查找和核对。
二、日记账登记
账簿启用工程完成后，就要进行出纳人员的主要工作--登记账簿，对于日记账的登记也不能随随便便填写，为了规范日记账的填写，出纳人员必须按要求填写。
日记账填写的总要求为：分工明确，专人负责，凭证齐全，内容完整，登记及时，账款相符，数字真实，表达准确，书写工整，摘要清楚，便于查阅，不重记，不漏记，不错记，按期结账；不拖延积压，按规定方法更正错账等。
出纳人员看到上面的总要求是不是有一种不知所措的感觉，就像上学时老师对学生说：“一定要好好学习，考出好成绩”一样，有点空洞，老师倒不如直接告诉学生：“每天要做15道题，写100个字，这样做就可以考满分”。学生如此，初做出纳的人员也如此，为了让出纳人员更详细地知道登记日记账的细节，下面我们就介绍一下登记日记账的具体要求。
（一）认真核对记账凭证，准确无误的记账凭证才可入账。凭证是出纳人员记账的依据，只有保证凭证的正确性，才能使账簿无误。出纳人员不论是办理现金的收付款业务，还是银行存款业务都要对凭证仔细核算。会计凭证中的一个“0”，就可以使真实的账目相差很多，如租金收入为10000元，而凭证上不小心写成了100000元，收入便多出10倍，所谓：“差之毫厘，谬以千里”，所以出纳人员一定要认真核对原始凭证，把好记账的第一关，以防一步错，步步错，日后不仅给出纳人员的工作带来麻烦，还会影响到企业的财务决策，严重者还会给企业造成经济损失。另外，如果原始凭证上注明“代记账凭证”字样的凭证也可以作为记账依据，只是要有相关人员的签章。
（二）账簿要与会计凭证保持一致。账簿就是将会计凭证的内容记录下来，这就要求账簿的内容要与会计凭证保持一致，账簿不能随意的增减，如有错误也应向主管人员请示，核查后再进行修改，出纳人员无权随意更改账簿的内容，同时为了方便核对出纳人员要将记账凭证的日期、编号、摘要、金额和对应科目等记录清楚。账簿中要将经济业务的内容的记录清楚，不可太简略，如出租厂房取得的租金，就应写明是厂房租金收入，而不简单写为租金收入，这样会给日后的查对工作带来麻烦。
日记账登记时要坚持逐笔分行的记录原则，如现金收付款凭证不能在同一行记录，更不能将两者的差额登记其中，这样违犯了会计记账的真实记录原则。待账簿记录完毕后，要认真复核，确定账簿记录无误后，在记账凭证上的“账页”一栏内打一“√”，它是“过账”符号，表示已核对无误。
（三）日记账要日清月结。日记账，顾名思义就是要天天记账，当天的账务要当天完成，不能拖延到明天登记，拖延是日记账的最大忌讳，如果出纳人员不能及时将账务记录下来，企业就不能在最快的时间内掌握资金的流动，如现金日记账就需要逐笔、序时将现金的收付业务记录下来，并结算出余额，当企业的收付业务频繁时，可能需要随时结出余额，这样便于企业掌握收支计划的进度。
