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第19章 加强时间规划管理(8)

方法18 学会批量处理

批量处理是一个现代数字技术用语。它指在计算机数据过程中,将相同种类的数据集中起来,一次性处理,可以大大节省占用的空间和运算的时间。看似深奥的计算机技术,其实经常被我们运用到。比如,在Word文档处理过程中,将所有的半角逗号换成全角,如果一个个地替换将耗费大量的时间,如果使用编辑菜单中的替换功能,几秒中内就可以完成,并且还避免差错。

公司职员慧芳,是一位有3岁孩子的主妇,多年的生活习惯让她可以在很短的时间内将家务事处理得井井有条。刚结婚的时候,她见不得有一点灰尘和脏东西,结果她会经常性地打扫房间,也会只洗一双袜子或一件内衣,虽然每天下班后都忙忙碌碌,但家务事还是一塌糊涂。后来,她为家里准备了一个储物箱,将脏了的小东西暂时放起来,等搜集到一定量的时候集中洗涤,一个周做一次家庭卫生,结果她提高了工作效率,家里也能保证干净整洁。

她还为自己准备了一个小本子,比如在去超市之前,她就会将需要购买的东西都罗列出来,一次性采购,避免了重复工作、浪费时间。

但是,在公司里她常常手忙脚乱,无法推进工作。听她诉苦后,老公大为不解,问她为什么能对家务事这么在行,但运用到工作中就不行了呢?听了她的详细诉说后,老公明白了,就告诉她,要将工作学会批量处理。

老公说:“你一上班就投入工作,看似非常忙碌,其实效果不明显,就如收发电子邮件,你可以每天在上班、午休前和下班前各收一次,总比一会儿收一次节省很多时间吧。办公室工作和家务事是一个道理,都需要学会批量处理。”

慧芳尝试着对工作进行批量处理,结果大大提高了工作效率。一个有技巧的工作人,会把许多性质相近的工作或是活动,例如,收发e-mail、写信、填写工作报表、填写备忘录等等,集中并选在同一个时段来处理。这样会比一件一件分开在不同的时段处理,节省一半以上的时间,同时也能集中注意力,避免了因调整工作状态、改变工作方式带来的时间浪费,全面提高工作的效率与效能。

要做到批量处理,首先要分清工作的性质和内容。在一个阶段内,看似杂乱无章的工作,只要认真观察,总会找到其中的相似性。将工作按照性质或处理方式进行分类,就为批量处理打下基础。以慧芳一个星期的工作为例,有的必须在计算机上完成:如收发电子邮件,为上司提供情况窗体,每天的工作记录等等;有的只能在外面完成,如去税务部门报税、为单位购买办公用品、去快递公司联系业务;有的需要动用公司的交通工具,有的必须和总公司接洽。将所有的工作按照这些大类分列出来,一次性集中时间处理,避免了许多重复动作。

对工作进行分类之后,还要做好时间安排。那个阶段做什么,应该事先考虑。比如早上的时间思路清晰,就应该集中精力处理文案工作,可以避免出现错误;在下午时间段,可以用来处理外部事务,比如购物、拜见客户等。这样就可以让自己永远保持最佳状态。还要对工作详细规划,尽量避免工作之间的时间冲突。比如本来计划好下午去市中心将所有事务集中处理,汽车刚好驶上大街,结果经理打来电话,让你立马会去处理一个紧急档案,时间就白白浪费了。因此在处理之前,就应该考虑到这些问题,做好应对方案,可以实现询问上司,为自己的工作留出空档;如果还是发生冲突,可以通过电话发出指令、提供解决办法,让同事帮助处理。

批量处理工作时,要尽量排除干扰。批量处理往往需要集中精力、突击完成,如果不能抵制干扰,往往事倍功半,还不如分次处理的效果好。本来计划好去城里办事,结果被超市购物举办的优惠活动所吸引,索性去里面疯狂购物,购物之后去客户那里,客户却出门去了;如果不采取批量处理,可能还有时间至少完成一两件小时,结果一件事都没有办成。

批量处理虽然对提高工作效率非常重要,但也必须在实践中慢慢学习,不能好高骛远,不然反而会让工作效率降低。

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