会议前要进行充分准备
小群在学校时就是个十足的“逍遥派”，什么会议都不愿参加，能躲的就躲，实在躲不了的就找到最后一排打瞌睡。进了公司后，他发现与学校相比，不仅会议的频率高了，而且他也没办法躲了，作为职场新人，会议室的布置基本上由他一个人承包了。如果单单是布置一下会场，或者做做会议记录，小群虽然有点不情愿，但也毕竟不是什么难事，小群总是马马虎虎应付应付就过去了。
有一次，会计部门与销售人员合作时产生了问题，所以会计经理要召开一次会议，于是让小群去负责选择会议的地点、场所等。小群还是马马虎虎，没有认真地考察会场细则，没有认真地准备与会议相关的事宜，结果开会那天，就是因为会议的房间太小，椅子不够，有些人得站着，挡住了别人的视线，致使他们不能看到经理正在翻动的图表。空调无效，窗也未开，所以室内闷热；一扇门开着，但这让办公室外面的噪声进入。财务经理被电话叫走了，然后有几个人生气地走了。经理回来询问建议，但几乎没有什么响应，结果未获得实际的解决办法。为此，会计经理感到非常地不满，小群的脸上也觉得灰灰的，很没有面子。
其实要开好一个会议，准备工作是十分重要的。会前周密详尽的准备，是会议圆满成功的基础。会议的准备工作，包括以下几个方面：
1．建立组织
召开一个会议，要有许多人参与组织和服务工作。这些人应有明确的分工，各负其责。建立各种小组，可以使他们在统一领导之下，各自独立地开展工作。一般会议由大会秘书处负责整个会议的组织协调工作。秘书处下设：秘书组，负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作；总务组，负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作；保卫组，负责大会的安全保卫工作。根据会议规模的大小、性质的不同还可以增设其他必要的小组。
2．明确任务
全体工作人员，应当明白本次会议的目的。主要解决什么问题，更要明确自己的工作任务及具体要求，以保证不出差错，不贻误工作。
3．安排议题和议程
秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题搜集整理出来，列出议程表，提交领导确定。根据确定的议题，安排日程，以保证会议有秩序地进行。
4．确定与会人员
确定与会人员是一项很重要的工作。该到会的，一定要通知到；不应当到会的，就不应当参加。这里出现了差错，后果是很严重的。确定与会人员，可以采取以下方法：查找有关文件、档案资料；请人事部门提供；征求各部门意见；请示领导。
大型会议，还要对与会人员进行分组，便于分头讨论，组织活动。
5．发出通知
名单确定后，即可向与会人发出通知，便于他们做好准备工作。有时准备工作量比较大，而距离开会时间还远，可以先发一个关于准备参加会议的通知。在开会前，再发出开会通知。
通知一般用书面形式。内容包括：会议名称、开会的目的、内容、与会人应准备什么、携带什么、开会日程、期限、地点、报到的日期、地点、路线等。
与会人接到通知后，应向大会报名。告知将参加会议，以便大会发证、排座、安排食宿等。
6．会场
会场布置和安排是会议的又一项重要工作。首先是关于会议场所的选择：
场地必须有空档且可供使用；
场地必须够大以便容纳与会者及视听器材，有人建议平均每一位，与会者若能拥有1.5～2平方米的空间，才算理想；
必须拥有包括桌椅在内的适当家具；
必须拥有充足的照明及通风设备；
必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。
必须令中层经理及与会者大致方便；
成本必须低廉。
此外，会议的气氛主要靠会场的布置来渲染。会议室应当根据会议的内容来安排，或庄严肃穆、或郑重朴素、或明快大方、或热烈欢快，总之，会场的布置应与会议内容相协调。
7．印制证件
证件是出席会议的证明，是与会者身份、资格、权利、待遇的证件。代表证、记者证、工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷，以示区别。
8．接待和报到
外地代表到达时，应安排工作人员到车站、码头、机场接站。
到驻地后，持通知书到大会报到处报到。报到处接待人员应礼貌接待，验看有关证件后即安排食、宿，登记联系的地点、方式、并发给证件、文件等。
报到人数至少每天向秘书处汇报一次。
此外，还应该注意准备会议用品，大多数会议的成功在很大程度上依赖于事先的准备和组织，包括为这些场合提供恰当的设备和材料——其中有会议地点，各种视听设备，以及书写材料。
提前三分钟进入会场
小刘刚来公司不久，它的公司应邀参加一个研讨会，该次研讨会邀请了很多商界知名人士以及新闻界人士参加。老总特别安排小刘和他一道去参加，同时也让小刘见识见识大场面。
小刘早上睡过了头，等他赶到，会议已经进行了20分钟。他急急忙忙地推开了会议室的门，“吱”的一声脆响，他一下子成了会场上的焦点。刚坐下不到5分钟，肃静的会场上又响起了摇篮曲，是谁在播放音乐？原来是小刘的手机响了！这下子，小刘可成了全会场的“明星”……
没过多久，听说小刘已经另谋高就了。
不管是参加自己单位还是其他单位的会议，都必须遵守会议礼仪。一定要准时出席会议，最好是提前3分钟进入会场，这样一切都会从容应对。因为在这种高度聚焦的场合，稍有不慎，便会严损自己和单位的形象。
作为职场新人，进入公司后，一定要养成顾全企业大局的习惯。除开公司和部门内部的会，也有机会参加其他一些会议，因此，在参加会议之前，要做好准备。在开会前，如果你临时有事不能出席，必须通知对方。参加会议前要多听取上司或同事的意见，作好参加会议所需资料的准备。开会的时候，如果让你发言，那你发言应简明扼要。在你听其他人发言时，如果有疑问，你要通过适当的方式提出来。在别人发言时，不要随便插话，破坏会议的气氛，开会时不要说悄悄话和打瞌睡，没有特别的情况不要中途退席，即使要退席，也要征得主持会议的人同意。要利用参加会议的机会，与各方面疏通，建立良好的人际关系。
在工作中，你可能经常要被派去参加会议的筹备，所以，也要了解一些筹备会议的要点：准备好参会人员名录，是否参会最后给予确认；进入会场时领客人入座，如果没有确定座位，就让参会者从最里面坐起；整理分发会议资料，准备好黑板、粉笔等会议用品；看参会者是否有私人物品（如冬天的大衣、帽子等）需要保管，准备好茶水饮料及水果；如果会议途中外面有人找，用纸条或耳语通知当事人；会议途中，不能没人值班，如果自己有事走开，要请人替代。
其实，职场中任何一个人都要遵循会议中的纪律，具体表现为：
如果有工作装，应该穿着工作装。比规定开会时间早五分钟左右到会场，而不要开会时间到了，才不紧不慢地进会场，而对别人造成影响。
开会期间，应该表现出一副认真听讲的姿态。开会也算是在工作，认真听讲的姿态不仅表现你的工作态度，也是对正在发言者的尊重。
那种趴着、倚靠、打哈欠、胡乱涂画、低头睡觉、接打电话、来回走动以及和邻座交头接耳的行为，是非常不礼貌的。
在每个人的发言结束的时候，应该鼓掌以示对他讲话的肯定和支持。
此外，在会议当中，关于与会人员的礼仪，具体地要视与会人员的身份来定，关于与会人员主要分为主持人、主席团成员、发言人以及会议嘉宾及代表等。
1．主持人礼仪
会议通常由部门负责人或德高望重的学者主持。会议的成败，在很大程度上取决于主持人。作为主持人，在礼仪上应注意以下几点：
（1）服装整洁，给人以庄重的感觉。男主持人若穿中山装，应扣好领扣、领钩和裤扣；穿西服，则应按常规系领带。女主持人着装宜高雅，给人以端庄的感觉。根据会议的内容、形式和特色，对主持人的服饰也不必做单一的要求，可以多姿多彩。
（2）提前到会，以便做好相应的准备和安排。
（3）步履自然。男主持人的步伐要稳健，表现出刚劲、洒脱的阳刚之美；女主持人的步伐可以略显轻盈，体现出恬静、贤淑的阴柔之美。
（4）坐姿端正。主持人落座后，上身正直而稍向后倾，面对前方。
（5）谈吐文雅。开会时，主持人首先讲明会议主题及有关程序，介绍来宾和发言人等。主持人讲话应尽量使用普通话，力求做到言简意明。
（6）倾听发言。当发言人开始发言和发言结束时，主持人应带头鼓掌致意。主持人注意倾听发言人的发言，对发言表示重视，而不要埋头看与发言无关的材料或同他人交头接耳，谈笑风生，同时还应尽量避免出现搔头发、挖耳鼻等不雅观的动作。
（7）全神贯注。主持人主持会议时应全神贯注，审时度势，引导会议有条不紊地顺利进行。（8）掌握时间。主持人应严格掌握会议的时间，适时作出总结，按时结束会议，切忌把讲究实效的短会开成“马拉松”式的长会。
2．主席团礼仪
主席团成员首先明确自己的身份和责任，要严格要求自己，以身作则，率先垂范，成为所有与会人的楷模。出席会议要守时，决不可迟到。确实不能按时出席的必须及时请假，通知主持人或有关工作人员。入场要按照顺序井然入座，不可临时推推让让，故作姿态。如果会场有掌声欢迎，主席团应鼓掌微笑致意。
在会议进行中，不得任意离开，左顾右盼，交头接耳，要精神专注地倾听发言人的发言。需要鼓掌时应当及时鼓掌，鼓掌要随众而起，随众而止，动作要适当节制，不要显得漫不经心。
散会时，要和大家一起起立，不要提前，也不要落后。然后依次退场。
3．发言人礼仪
发言人是会场的中心人物，对会议的质量有着首要的作用。发言人的发言要言之有的、言之有理、言之有物、言之有味。使听众能了解主旨，有所收获。发言人要尊重听众，尊重主持人，遵守会议纪律。
发言人要注重仪表和举止姿态。要衣着整洁，举止庄重、表情自然、精神焕发。
发言前，要环顾全场，向听众致意，如有掌声，亦应鼓掌还礼。
发言时，要讲究语速，不快不慢；讲究音量，不高不低；讲究节奏、语气、声调；始终要保持感情充沛，重要的地方，要加重语气，提高音调；形成高潮。如果会场出现松弛，听众精神涣散时，应考虑调整语气，稳定情绪，必要时应调整内容，压缩时间。
报告结束时，要向听众和主持人致谢。
4．会议嘉宾礼仪
会议嘉宾与主席团一样，在会场中占有重要位置，作为嘉宾参加会议，除了必须象主席团成员那样讲究礼仪外，还应当注意了解会议内容、程序和对本人的要求；了解会议时间、地点和有关规定。参加会议要守时、礼貌、客随主便，听从主人安排。切不可马虎了事，敷衍应付，甚至高傲自负。
5．会议代表礼仪
参加会议的代表，要遵守纪律、讲究礼仪。进入会场，即要轻声轻气，动作要严谨轻缓，发言人开始和结束发言时，要鼓掌致意，重要的贵宾讲话时，可以全体起立，并报以鼓掌。发言人发言时，要认真倾听，必要时要作记录。不要交头接耳，左顾右盼。一般不应离席，确实必须离开时，应当向有关人讲明原因，离席时要弯腰、侧身、尽量少影响他人，并表示歉意。
选择正确的座位
与会者座位的安排对会议的成功有很大的影响。预先考虑座位安排，如果必要，设计一个座位安排方案，给会议创造一个良好机会来达到目的。
布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主持人之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
1．排列座次的几种规则
（1）凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。
（2）按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。
（3）按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。
（4）按照姓氏笔画为序排列座次。
2．排列座次的几种方法
（1）横排法
按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次，先排出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）。
（2）竖排法
按照各代表团成员的既定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。
（3）左右排列法
按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主持人台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。
另外，关于座位的排列还应该安排不同的会议类型来灵活处理。
1．一对一会议
在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会议的格调，并影响讨论的进程。如果你正在主持会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。一对一会议有3种座位安排：支持性的、合作性的和面对面的。为了解与会对方对会议气氛的感受，可在桌子四周放4把椅子，在他到会前你先坐下，再看他坐在哪里。
如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边就座，这有助于消除障碍且可进行目光接触。
坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。
坐在桌子的对面，使自己与另一人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。
2．就座分组
