在电话里，你不能借助外表和肢体语言让别人了解你。也许你西装笔挺，容光焕发，但没有人能看见你。可是如果你的声音犹犹豫豫，话语不当，你给别人的印象必定不佳。当你给别人电话时，和在准备接电话时尽量在五秒钟内根据对方调整自己的声音语调。
电话里的握手
你在电话中的表现也许是你给他人留下一个好印象的唯一机会。
至少有75％的商务往来是从电话开始的，这甚至是你联系他人的唯一办法。你在电话里的表现，有时是你给别人印象的唯一途径。
我们通过电话介绍我们自己，给别人或是接受信息，确定约会时间，以及下次联系时间。第一次电话也许就决定了你是否能够获得一份工作，赢得一份新客户或是得到一次见面的机会。
在电话里，对方看不见你的穿着、你的动作。你的办公室，唯一评判你的标准是你的用词，你的声音以及你对音调的控制。也就是说，人们对你能力和可信度的评判完全基于你的声音和电话礼节。
打电话之前的准备
电话已经越来越多地融入社会中了，是现代交际的重要工具之一，也是现代人必不可少的一种交流工具，因此，了解一下打电话的一般礼貌要求是很有用的。打电话的基本原则是简明扼要，切忌啰嗦。啰嗦既突出不了问题，又占用别人时间，从而引起别人反感。因此，在打一个重要电话之前，不妨做些必要的准备。
①清楚自己电话的目的，并对可能用到的信息和可能会遇到的问题作充分的准备。例如，要讲的事情预先按顺序写在纸上，提醒自己。
②将你需要用到的资料、工具等放在手边。比如纸、笔。日历以及其他事先认为是必要的东西。
③电话接通后，要做好的工作就是做记录了。在电话过程中，重要的内容应简明扼要地记录下来，如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备。这不但帮助你记下一些细节，而且避免要求对方重复一些问题。对对方的谈话可作必要的重复，让声音温暖起来
你有没有这样的体会：跟那些声音清晰、悦耳的朋友打电话免不了会多说几句，而跟那些嘟嘟囔囔，听不清楚的人说完事情就迫不及待地想挂电话，因为跟他们说话实在是太费劲了。
声音质量是电话质量的一个关键因素。
声音尖细、鼻音重、刺耳单薄都是很不吸引人的。
精神也是声音质量的一个很重要的方面：当你坐着打电话时，横膈膜处于压迫状态，而站着或四处走动时，呼吸更为自由。气流量充足，会充分影响你的声音质量。
另外一个让声音温暖起来的办法是：微笑。对方虽然看不到你的表情，却能通过电话线感受到你的热情。让自己能在电话里保持微笑，可以进行这样的训练：在你的桌上面放一面镜子，打电话时，从镜子中打量自己的仪表，看着镜中熟悉的面孔，你就能逐渐增强信心，你的热情也就相应地就会自然而然地流露出来。
打电话的问候礼仪
①不同时间可以用不同的问候语
问候语除了普遍的“你好”之外，还可以因时、因人、因地而变。早上10点以前，可以问声“早安”，10点到12点问声“上午好”，12点到14点问声“中午好”，14点到18点问声“下午好”，晚上18点到21点问声“晚上好”。21点以后，如果没有急事，就不要再给对方打电话，以免影响他人休息。
②问候要遵从职业特色
随着社会服务意识的增强，许多单位对接听电话如何打招呼有严格的规定，如果本单位有接听电话规定，那就要严格执行。例如，“您好，这里是联想服务热线，我是某某号某某”，训练有素的职业问候会让拨打电话者感到信赖；又如宾馆饭店等，也都有类似的接听问候规定。不过，现在高级宾馆接线小姐普遍先说英语、后说中文的方式让人感到不舒服。在中国，还是应该先说中文，后说英语。对于一些完全不懂英语、初次拨打宾馆电话的人来说，会以为自己拨错了电话，心里会感到紧张。
③问候可以因对象不同而不同
如果是跟家里人、同事或者熟悉的朋友打电话，可以不用拘泥于一板一眼的“你好”，而可以用多种方式来问候。比如，给熟悉的朋友家里打电话，如果是朋友母亲接的，自己与朋友母亲也很熟，那就可以说：“大妈，小雨在吗？”一声“大妈”称呼，比“你好”更加自然温馨。
④问候要先通报自己的姓名
给人打电话说完“你好”之后应该马上通报自己的姓名。如果马上接着说正事，对方会一时反应不过来，或许还会给对方造成困扰。对方可能不好意思问“你是哪位？”因为如果听不出特别熟悉的人的声音，也会让接电话者不舒服。尤其是上级给下级打电话，更要先通报姓名。
⑤问候要注意语气、声调
电话交流时，双方都看不到对方的表情，唯一交流的途径是听觉。因此问候时首先要语气适当、声调适度、咬字清晰，更不要说方言。过快过慢、大声或者有气无力的问候，都会让对方产生不良感觉，从而影响整个电话交流的效果。
接电话也能给别人留下好印象
不要以为接电话没有什么，其实里面还是有很深的学问。一定要等电话响两声之后再接。为什么？你要利用这段时间平静自己的情绪，在你不知道来电人是谁、来电内容是什么之前，不要将你的情绪带给将要和你对话的那个人，哪怕你此刻是欢快的，你怎么知道对方一定就希望听到你欢天喜地的声音？当然，把你的坏心情不加掩饰地传递给对方就更不应该了。电话总是由各种各样的人打来，他们总会带来一些好消息、坏消息或者一些不好也不坏的消息，将你的情绪信号毫无保留地传递给对方，不免偶尔也会表错情。
接电话，有时就像看待人生，要有宁静、平和的心态。电话响两声，对打电话的人来说，是完全可以接受的等待时间，也是他期待你拿起电话的最佳状态。对接电话的人来说，在短短的一声电话铃声里，你的焦躁和不安可能已经瞬间平息，你才可以不惊不惧地面对任何事，宠辱不惊地面对任何人。世上很多事情，需要一个小小的停顿和转折，别那么急着拿起电话。记住，铃声响两下后，再接。
另外，还要记一点，如果你的办公室里有客户，不要接电话。这种情况很常见，但却很少有人意识到，这时接电话是一种不礼貌的行为。这样做其实是告诉你的客户，电话那端的人比他更重要。除非你是在等一个非常重要的电话，否则就在语音信箱留信息。如果你要接电话，应该让客户知道你为什么接这个电话，比如说“我正在等老板的电话”。
记住以下几点。
第一，尽快地接起电话。让对方觉得他对你很重要。关于电话最好是在第几声接起，有学者说是四声之后接起效果最好。听到铃声马上就接，说明你不忙，而三声之后，第四声后接起，说明对方很受重视，虽然很忙，但还是要很快接起他的电话。
第二，接起电话真诚地说声“你好”、“早上好”或“下午好”，主动介绍自己。
比如，当一位推销员喋喋不休地向我们推荐某种毫无兴趣的商品时，打断他是一种仁慈的行为。“对不起，我不想浪费你的时间。”然后立即挂上电话，并带着微笑。
第三，说话应该清晰而有条理，记住对方的名字，用微笑的声音和对方交谈，记下重要的信息。
第四，注意不良习惯。
如果你发现你在电话中有某项不良习惯，就把纸条贴在电话机上来矫正。如果你有爱清嗓子，说口头禅，或喜欢东拉西扯等坏习惯，这张提醒你的纸会帮助你摆脱它们的危害。让电话中的交谈表现出你最好的一面吧！
第五，用积极的语调结束对话，并在告别时提对方的名字，说：“非常高兴于你通话，××小姐。”不要急于挂断电话，让对方先挂上电话，因为挂电话的声音并不是很悦耳的。
接电话的礼仪禁忌
需要注意的是，在商务交往中，不允许接电话时以“喂，喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”、“你是谁”，或者“有什么事儿呀”等。
万一对方拨错了电话或电话串了线，也要保持风度。切勿发脾气“耍态度”。确认对方拨错了电话，应先自报一下“家门”，然后再告之电话拨错了。对方如果道了歉，不要忘了以“没关系”去应对，而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。
如果有可能，不妨问一问对方，是否需要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了，不是“吃饱了撑的”，而是借机宣传了本单位以礼待人的良好形象。
在通话途中，不要对着话筒打哈欠，或是吃东西；不要同时与其他人闲聊；也不要让对方由此感到自己在受话人的心中无足轻重。
结束通话时，应认真地道别。而且要恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。在接电话时，要注意给予对方以同等的待遇，不分对象一视同仁。
极其个别的人，长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”，即使接电话也极为庸俗地“因人而异”，“对象化”的倾向十分明显。他们在接电话时，总是“拿架子”、“打官腔”。先是爱答不理地问上几句“谁呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不关己，高高挂起”。不过他们的“天气”也不总是永远这般“阴沉”，一旦听出来对方是上司，是家人，是朋友，或是自己正在求助的人，立即就会“雨过天晴云散尽”，低声下气，细语柔声，卑躬屈膝，有求必应，不怕旁人说自己是一副奴才腔。这种不能平等待人的做法，既容易得罪人，也会让旁人看不起。
在接待外来电话时，理当一律给予同等的待遇，不卑不亢。这种公平的态度，容易为自己赢得朋友。
在通话时，接电话的一方不宜率先提出中止通话的要求。万一自己正在开会、会客，不宜长谈，或另有其他电话打过来，需要中止通话时，应说明原因，并告之对方：“一有空闲，我马上打电话给您。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。
遇上不识相的人打起电话没个完，非得让其“适可而止”不可的话，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说：“你说完了没有？我还有别的事情呢。”而应当讲：“好吧，我不再占用您的宝贵时间了，真不希望就此道别，不过以后真的希望再有机会与您联络。”
商务电话接听条例
①电话铃声响2声后，必须接听。如果超过3声铃响，再接电话，必须先说：“对不起”或“对不起，让您久了”。
②接听电话首先应该说：“你好！”或“您好！”
③接听电话时必须保持足够耐心、热情。注意控制语气、语态、语速、语调，语言亲切简练、礼貌、和气。要具有自己就代表公司的强烈意识。
④要仔细倾听对方的讲话，一般不要在对方话没有讲完时打断对方。如实在有必要打断时，则应该说：“对不起，打断一下。”
⑤对方声音不清楚时，应该善意提醒：“声音不太清楚，请你大声一点，好吗？芽”
⑥如电话打进来了，对方要找的同事不在，礼貌的做法是先向对方说明情况，再询问对方名字，并考虑如何处理；如果要求对方不要挂断时，一定要不断向对方打招呼，表示你还在照顾这个电话，同事回来后，立即转告并督促回电。接线员要做好详细的电话记录。
⑦转接电话时，首先必须确认同事在办公室，并说：“请稍等。”
⑧转接电话时，按键应该短促干脆，不要过长时间按着（一般不超过一秒钟），拨完分机号码后，轻轻挂上电话。
⑨谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。不要忘了说再见。
⑩如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。
