張晋蓉
2012年，我们四川省图书馆迎来百岁华诞，迈进了期颐之年。一百年，整整一个世纪，作为一个人，那绝对是一位受世人尊敬、惊羡的华发长者。然而，作为四川省图书馆来说，则恰如一个成长中的青少年，正朝气蓬勃地在改革发展的大道上大踏步前进。我们为之欢欣鼓舞！为之祝福！
百年图书馆，走过了艰苦奋斗、成长发展的光辉历程，现已拥有馆藏图书近500万册，成为享誉全国，且颇具影响力的大型图书馆。这是百年来全川多少仁人志士和图书馆人艰辛努力，辛勤劳动，洒下无数汗水所换来的果实，其中也包含有图书馆学会的不朽功劳。图书馆事业的成长和发展，离不开图书馆学会的工作，特别是改革开放30多年来，图书馆的每一步前进与发展，所取得的每一项成绩，都与图书馆学会的工作密不可分。我作为省图书馆学会秘书处的一名工作人员，对此感到十分欣慰，因为我们图书馆有今天这样的规模和成就，其中也有我付出的劳动和汗水。
我参加工作30多年，大部分时间都是在学会秘书处工作，所以，对图书馆学会工作的细枝末节比较了解，且体会较深。因此，想从学会工作的细枝末节中去体味图书馆事业的成长与发展，并以此纪念四川省图书馆百年华诞。
学会秘书处作为四川省图书馆学会处理日常事务的办事机构，承担了学会全部基础性的工作。总体说来，就是办文、办事、办会、办刊。具体地说，办文即拟文撰稿、文件收发传阅、文档管理；办事即学会的组织建设与发展、会员服务、学术交流、调查研究、参考咨询、接待来访、处理信息、教育培训、联络协调等等；办会即会议的组织筹备与会议服务；办刊即做好学会刊物的编辑、出版与发行。回顾我在学会秘书处工作16年所亲自承办、参与和亲身接触的具体工作，主要有：
一、发展会员，收交会费
这是学会秘书处的一项基础性工作。图书馆学会是一个群众性的学术团体，是由图书馆人自愿入会组成的。虽然是自愿入会，也有一个组织发展的工作。其工作程序是，学会广泛宣传号召，图书馆工作人员个人提出申请，填写入会申请表，由所在单位批准同意上报，学会讨论接受后，由学会秘书处办理登记入会，编号填写会员证书，加盖学会印章，邮寄发给会员所在单位，此项工作才算完成。作为省级图书馆学会，不但要做好本级学会会员的发展工作，同时还承担办理中国图书馆学会会员的发展工作，凡要求加入中图学会的人员，同样填写入会申请表，由所在单位批准同意上报给省图书馆学会，秘书处代中图学会办理登记入会手续，填写中图学会会员证书，寄中图学会加盖中图学会印章，再回寄给我们，由我们寄发给会员所在单位。截至目前，四川省图书馆学会个人会员计1267人、团体（单位）会员25个，加入中图学会的会员计1164人。
按照学会章程规定，会员每年应向学会缴纳会费。每年年初，我们都要发出缴纳本年度会费的通知，给各市、州图书馆学会、各系统委员会和企业团体会员单位，请他们负责学会工作的同志，把所在单位省图、中图学会会员的个人会费及单位会员会费，一并收齐，寄到省图学会，也可直接到学会秘书处缴纳，秘书处再分别开具发票寄回。同时省图学会还要按规定向中图学会缴纳会费，并将本年度缴纳中图学会会费的会员名单报给中图学会。四川省图书馆是国际图书馆联合会成员，每年向国际图联缴纳会费的工作也由学会秘书处完成。
二、组织举办学术交流活动
众所周知，图书馆学会是社会科学建制体系中的一种组织形式，是图书馆学学术交流活动的重要组织载体，是由通过各种形式的学术交流活动以研究发展图书馆学的个人和相关组织机构组成的学术团体，是源于学术交流的需要而成立的。所以，四川图书馆学会最重要最核心的功能和作用，就是组织图书馆学学术交流。这些年，省图学会所组织举办的学术交流活动主要有：四川省图书馆学会学术研讨会，川、吉、苏、冀、桂五省（区）图书馆学会学术研讨会，四川省经济欠发达地区图书馆改革工作研讨会和四川省图书馆学会学术年会等。每次举办这类活动，都要发出会议和征文通知，号召学会广大会员积极参与、踊跃投稿。我们寄发通知以后就是收集、整理回执，注意接收会员们寄发来的论文，并将收到的论文逐一登记。在这个过程中还经常有咨询电话，我们还要耐心地进行解答。然后是论文评审工作，我们要把论文分送给评审组的各位专家，召开评审会议，专家组评定获奖论文后，还要分别通知获奖论文作者在研讨会上进行交流。
三、筹备会议和会议服务
学会每年都要召开各种会议，筹备会议和会议的服务是学会秘书处经常性的工作。当决定要在什么时候召开什么会议、哪些人员参加以后，秘书处就要积极进行会议的筹备工作。首先是确定会议地点，与宾馆商谈有关事宜，包括参加会议代表的食宿、开会的场地等等；然后是寄发会议通知、搜集反馈信息；同时要准备会议议案、复印会议材料，分装文件袋。有的会议还要安排交通车辆接送代表。接下来就是代表报到，发放会议资料，安排代表食宿。开会时会场内外的服务工作，包括掺茶倒水都要服务细致，热情周到。会议期间，如遇代表有临时的事情，我们还要尽力帮助解决。会议结束，送走全部代表，我们才最后撤离。
四、编辑学会刊物
由于工作需要，我参与了学会刊物《川图导报》的部分编辑工作。每期都要从来稿中选择符合我所负责版面内容的稿件，并整理、编辑，送承印公司排出校稿，然后校对修改，再送工厂打出清样，送领导审阅签字后付印。这期间，我们和承印公司又有多次电话联系和往返校改。极个别的时候，由于细小的疏忽，报纸都印出来了，才发现还有错误，又赶在报纸发出之前，一份一份地手笔修改。我还参加了中国图书馆学会编辑的《中国图书馆年鉴》的撰稿工作。我负责撰写关于我省市、州图书馆学会工作相关材料。为此，每年年初要广泛收集各市、州图书馆学会上年工作总结，按《年鉴》撰稿要求，分条目归纳、整理，撰写成文，上报《年鉴》编辑部。
五、邮寄学会刊物
我们省学会创办的《川图导报》，每年出版4期，邮寄发行工作由我们承担。每期《导报》出版后，我们都要及时分单位邮寄给会员。会员人数少的单位就用信封装袋，会员多的就必须用牛皮纸包装打捆，然后送邮局，分别填写包裹单寄出。中国图书馆学会发给我省中图学会会员的《中图通讯》，我们收到以后，也用同样的方法，邮寄给有中图学会会员的单位，由他们再分发给每一位会员。《中图通讯》每年6期，每一期我们都这样操作，一丝不苟，从不懈怠。
六、日常事务性工作
现代社会已进入信息时代，科技的发展带来了办公自动化，所以秘书处日常事务工作更多的是通过电脑处理文件信息，但仍然还有接待来访、信件往来收发、接听电话等工作。在处理日常事务工作中，我基本遵循以下原则，尽力做好每一件事情：网上发出了文件信息后，经常查看邮箱，及时收集、处理反馈资料；有电话咨询问题时，耐心细致地向对方解答，涉及重要的事情，及时向有关领导汇报；热情周到地接待每一位来访者。
综上所述，学会秘书处的工作是具体的、细小的、琐碎的。然而，这些具体、细小且琐碎的工作正是支撑学会工作的基础。如果没有这些工作，或者这些工作做得不好，学会便很难正常运行，甚至根本无法运行。所以，我们绝不能忽略、轻视或放松学会秘书处的这些琐碎的工作，而应一如既往地关注、重视和加强，把秘书处的这些看似细枝末节的工作做得更好，使学会在图书馆事业的建设和改革发展中发挥更大的作用。
四川省图书馆学会秘书处
