俗话说：一口吃不成一个胖子，在安排行程表时最必须注意的，就是不能贪心，把自己的行程安排得满满的，而没有重点，这不是一个明智的选择，因为在这个年代，盲目的忙碌只会使自己身心疲惫，空不出时间思考，缺乏自省，这样的人只是一个不停运转的机器。
当然，你可以将行程表安排得滴水不漏，但是，你必须对什么是真正重要的事做到心中有数。安排行程表的原则就是，一天只要达成几件真正重要的事，就足够了。
一周的计划也是如此，绝不要超过这个限度，这是最理想的！
当然你的计划表范围应该要广泛，但绝不能是百科全书，否则很可能会力不从心。
玛丽凯曾在创办玛丽凯化妆品公司初期听到的一则有关查尔斯施瓦布（美国一家数一数二的钢铁公司总裁）的故事。
一名企管顾问艾维李对施瓦布说：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦市问：“费用是多少？”李说：“如果无效的话，免费；但如果有效，希望你能拨出公司因此省下的费用的l％给我。”施瓦布同意说：“很公平。”接着施瓦布问李要怎么做，“我需要与每一位高级主管面对面谈10分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“在下班离开办公室前，请写下6件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”主管们都同意这个主意，并在开始实行这个计划后，他们发现自己比以前更专心了，因为有了这张表，他们会努力完成表上的事情。
不久之后，公司的生产力有了显著的改善，几个月后因为效果惊人，施瓦布开了张35，000美元的支票给李。
玛丽凯说：“当我听到这个故事后心想，如果这个方法对施瓦布而言值35，000美元，对我也会有同样的价值。”因此，她开始在每天下班前写下6件明天要做的重要事情，而且也鼓励业务员这么做。今天的玛丽凯化妆品公司拥有二十多万业务员，印制了上百万份的粉红色小便条本，每一张便条纸上写的都是：“我明天必须做的6件重要事项。”
找出可以不做的事，并不去完成它的人，就是有能力的人。巴里特的名句“重要的事，经常只占整个事的20％”，是令人难以想象的真实。这就是时间管理的原则——二八原则。生活应该是很单纯的。因此，不要把事情“复杂化”。而事实上，让事情变得复杂的，不是别人，而是你自己。
2.不值得做的，千万别做
你每日的工作行程计划与安排，并不是所有都值得做的，有的事情可以跳过，有的可以交代给其他人做。最重要的是：不值得做的，千万别做！
编剧家尼尔西蒙决定是否将一个构想发展为剧本前会问自己：“假如我要写这个剧本，在每一页都尽量保持故事的原则性，而且能将剧本和其中的角色发挥得淋漓尽致的话，这个剧本会有多好呢？”答案有时候是：“还不错，会是一个好剧本，但不值得花费一两年的生命。”如果是这样，西蒙就不会写。遗憾的是，大多数人一直要到他们的生涯走了一大段路以后，才开始问这样的问题，也许是因为年轻时并不了解计划一旦开始要花费多少时间才能完成，也不了解我们的时间其实非常有限。
时间专家尤金葛里斯曼的早期生涯确实也是如此：就在他当上一所大型大学院校的系主任之后，一个全国性的科学机构邀请尤金葛里斯曼在他们的年度会议上发表论文。他以为这是有关政治方面的事，于是就答应了这个要求，并花了相当多的时间准备，但发表会的结果却令人大失所望。出席会议就是参与这个计划的那些人，总共4个。经过这次教训，当天他便下定决心绝不再轻易答应任何事情。不久之后，同一个机构又请他将当时发表的内容写成一篇论文，刊登在他们没有人看的期刊上，他拒绝了。学校中有许多老师年复一年这样地发表论文、写论文，也规规矩矩地将这些活动列在他们的履历表上。有人认为，这些人至少做了点事情，总比什么都没做好。拿破仑希尔认为比什么都不做还糟。当他们以为他们在做一些事情时，其实他们什么也没做，还比什么都没做更惨。
下面有4个很好的理由说明了绝对不要做、不值得做的事：
（1）不值得做的事会让你误以为自己完成了某些事情。
就像将没人听过或读过的论文列在履历程上一样，你只是对白费力气沾沾自喜罢了。
（2）不值得做的事会消耗时间与精力。
因为用在一项活动上的资源不能再用在其他的活动上，不值得做的事所用的每一项资源都可以被用在其他有用的事情上。
（3）不值得做的事会赋予自己生命。
社会学家韦伯说，一项活动的单纯规律性会逐渐演变为必然性。一段时间之后，人们会说：“我们不应该让它消失，我们已经做这么久了。”许多机构、刊物或活动根本就不该存在，其仍能持续存在的原因只是大家已经习惯，有了认同感，如果让他们消失的话，会有罪恶感。”
（4）不值得做的事会生生不息。
做了不值得做的事之后，就需要组织一个委员会来监督，最后，还需要小组委员会、管理人员、手册、指导原则，甚至每年开设训练营学习如何将不值得做的事做得更好。
有一天，某个富人过世后，还会留下一笔钱捐赠给大学教授，来做这个不值得做的事，其前景无限光明而且令人惊讶。你也许是无选择余地，因为你既无权也无势，但是又要你有选择的机会，运用尼尔西蒙的试纸测验，问同自己：“如果我将这个构想的潜能发展到极限，是不是真的值得呢？”答案如果是“不”的话，千万别去做。
法则23：时间管理的黄金法则
做好时间管理并不容易，这里向你介绍十个时间管理的黄金法则。有了这些法则的指引，用记事本做时间管理的方法也就非常容易上手。
我愿意和大家分享我成功的秘密，它一共有10个黄金法则。
1.分清轻重缓急
要事第一，始终做最重要的事情。
分清轻重缓急，设定先后顺序——时间管理的精髓即在于此。
根据20/80原则，成功人士都是以分清主次的办法来统筹时间，把20%的时间用在最有效率的80%上。面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有效率的地方呢？
有三个判断标准：
（1）我必须做什么？
这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。
（2）什么能给我最高回报？
应该用80%的时间做能带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情。
（3）什么能给自己最大的满足感？
最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，只有物质和精神的均衡才能和谐发展。因此，无论你有多忙，无论你的地位有多高，总需要抽出时间做令你满足和快乐的事情，惟有如此，工作才是有趣的，并易保持工作热情。
通过以上三个标准的排序，事情的轻重缓急就很清楚了。然后，以重要性优先排序并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。
2.制定计划，写成清单
好记性不如烂笔头，要相信笔记，养成“凡事预则立”的习惯。
为实现自己的人生目标，制定详细的计划清单，包括短期和中长期的计划，事务要明确具体。我们将在后面介绍具体的方法，同时还有很多小技巧，帮助大家更容易的学习如何用记事本做时间管理。
3.今日事今日毕
人的惰性总是爱拖延时间，凡事能拖就拖，一直撑到不能再拖为止才做完。爱拖延的人总是常常觉得疲惫、心情不佳，因为应做而未做的工作不断给他压迫感。“若无闲事挂心头，便是人间好时节”。拖延者心里装着事儿，因而常感时间紧迫。拖延其实并不能为你省下时间和精力，刚好相反，它使你心力交瘁，疲于奔命。不仅于事无补，反而白白浪费了宝贵时间。
制定每日的工作时间进度表。每天都有目标，有结果，日清日新。今日不清，必然积累，积累就拖延，拖延必堕落、颓废。
拖延的恶习，说白了是为了暂时逃避内心深处的恐惧感。
首先，恐惧失败。似乎凡事拖一下，就不会立刻面对失败了，而且还可以自我安慰：我会做成的，只是现在还没有准备好。同时，拖延能为失败留下台阶，拖到最后一刻，即使做不好，也有借口说，在如此短的时间内能有如此表现已经是很不错的了。
其次，恐惧不如人。拖到最后，能不做便不做了，既消除了做不好低人一等的恐惧，还满足了虚荣心（因为可以辩白：换成是我的话，做得肯定比他们好）。
因此，养成遇事马上做，把记事本中当天的计划做完的好习惯，不仅可克服拖延，而且能占“笨鸟先飞”的先机。久而久之，必然培育出当机立断的大智大勇。
4.第一次做好，次次做好
要100%认真地工作，要全身心地工作。第一次没做好，同时也就浪费了没做好事情的时间。如果，你正在做第一次的记事本时间管理，不要忘了这项原则哦。
5.专心致志，不要有头无尾
上班时浪费时间最多的是时断时续的工作方式。不只是停顿下来本身费时，而且重新工作时，还需花时间调整情绪、思路和状态。这样，才能在停顿的地方接下去干。而有头无尾，更是明显的浪费。
6.养成整洁和条理的习惯
据统计，一般公司职员每年因不整洁和无条理的陋习，就要损失近20%的工作时间。
养成条理的习惯，还有另一层意思，就是寻找自己的“生理节奏”。
要用精力最旺盛的时间来做最好的、最重大的事。而用精力相对不旺盛的时间来做较不重要的事情，这样才能体现真正的品质和高效，保持能量，节省体力，节约时间。
每个人都有自己的生理节奏，符合它便事半功倍，否则必将事倍功半。
7.养成快速的节奏感
克服做事缓慢的习惯，调整你的步伐和行动。养成快速的节奏，不仅提高效率，节约时间，给人以良好的印象，而且也是健康的表现。日本人就把“快食”“快便”“快睡”“快行”“快思”“快说”的“六快”之人，称为人中之杰。
8.设定完成期限
有期限才有紧迫感，也才能珍惜时间。设定期限，是时间管理的重要标志。
9.善用零碎时间
争取时间的惟一方法是善用时间。把零碎时间用来从事零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。比如在车上时，在等待时，可用于学习，用于思考，用于简短地计划下一个行动，等等。充分利用零碎时间，短期内也许没有什么明显的感觉，但成年累月，将会有惊人的成效。
为后世留下诸多锦绣文章的宋代文学家欧阳修认定：“余平生所做文章，多在三上：马上、枕上、厕上。”
看来，零碎的时间实在可以成就大事业。
三国时董遇读书的方法是“三余”：“冬者岁之余，夜者日之余；阴雨者晴之余。”即要充分利用寒冬、深夜和雨天，别人歇手之时发奋苦学。他还认为“三余广学，百战雄才”。
而鲁迅先生，则是把别人用来喝咖啡的时间都用在了写作上。
10.分秒不浪费的记事本法
几乎所有的伟人都有把想法记录下来的习惯。记事本是成功者必备的工具之一。他们用记事本来记录当天的重要事件和成长学习心得，用记事本来总结经验、反省过失，用记事本来规划明天、明确目标，用记事本来管理时间、集中精力、抓住大事……使用记事本就是在善用生命、设计生命。
法则24：保护好你的时间不流失
童年时代的我们往往对于光阴的流逝，少有感触，每天无忧无虑地生活着，天天盼望长大成人，对时间的认识也不深。但是，随着年龄的增长，时间对我们的价值也愈来愈高。尤其是人到中年和老年阶段，随着体力的下降，总有时不我待、韶华不为少年留的感慨。
据时间管理学研究者们的发现，我们的时间往往是被下述“时间盗贼”给偷走的。
1.寻找乱放的东西
曾经对美国200家大公司职员所做的调查显示，公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。也意味着，他们每年要损失10％的时间。对付这个“时间盗贼”，有一条最好的原则：分门别类。将不用的东西清理掉，保留下的东西分门别类地放在固定的地方。
文件处置测验
请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号“？”。
1.订购文具后所取得的帐单。
2.收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。
3.来自上司的会议通知（下周一举行会议）。
4.某大学企管系学生寄来的问卷。
5.部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。
6.一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。
7.一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail。
8.组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。
9.某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。
10.客户寄来的一封投诉信。
11.人事部门发出的有关员工考核程序的函件。
12.提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。
假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“？”，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统来帮助你！
2.偷懒
对付这个“时间盗贼”的办法是：
（1）使用记事本，至少将每天的计划行程记录下来，并保证自己一定能完成。
（2）工作环境不能家居化；比如，有的人喜欢躺在床上学习，但是温暖舒适的床会让人很快的昏昏欲睡，最终导致学习效率低下。
（3）趁早开始，不要拖延时间。
3.时断时续
研究发现，造成公司职员浪费时间最多的是干活时断时续的方式。因为重新工作时，这位职员需要花时间调整大脑活动及注意力后才能在停顿的地方接着干下去。
4.惋惜不已或白日做梦
老是想着过去犯过的错误和失去的机会，唏嘘不已，或者空想未来，这两种心境都是极浪费时间的。
5.拖拖拉拉
这种人花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，但又因没有完
成任务而悔恨。在这段时间里，其实他们本来能完成任务而且应转入下一个工作了。
6.武断、风风火火
与拖拉作风正好相反，武断是在未获得对一个问题的充分信息之前就匆忙行动，以至于往往需要推倒重来。这种人必须培养自己的自制力。
7.时间被填满的假相
区分轻重缓急是时间管理中很关键的问题。即使是避免了上述大多数问题的人，如果不懂得分清轻重缓急，也达不到应有的效率。许多人在处理日常事务时，完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的，只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。或者，他们愿意做表面看来有趣的事情，而不理会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队，确定主次。
在确定每一天具体做什么之前，要问自己三个问题。
（1）我要做什么？——明确那些非做不可，又必须自己亲自做的事情。
