第25章 技能实践与应用(6)

写报告或书信时，根据思路先打草稿，然后再加以修改

在工作之中，为杂志写稿、写书信占了相当大的分量，不过毕竟是本行以外的副业，如果不讲求工作效率的话，一定会影响到业务的进度。要提高写稿的工作效率，必须放松心情，不要战战兢兢地“写千古文章”。如果一开始就想写出完美无缺的作品，终究只会写一字涂一字，写一张撕一张，所以不如随着思路先打个草稿，然后再加以修改。

利用业余时间构思文稿

在写稿工作上，构思要费很大的功夫，毫无准备就提笔，往往文思闭塞难以成行，所以在写稿之前，最好在不同的场合，进行构思与草稿的写作。下了班在公车上，完全不受电话干扰地专心思索，是最适合构思的时段。而且，刚从繁重的工作中解放出来，心情为之一松，往往会产生许多绝妙的灵感。想好了整个结构大纲之后，再用口述录音机和文书处理机，就可以迅速地完成草稿工作。

利用文书处理机来输入文稿

商业文件也和法律文件一样，有很多都是相同的格式。文书处理机不但能保存已打好的文章，而且还能自由地加以删除、修改。最初虽然不得不多花一点时间来输入，不过为了日后的方便，还是用文书处理机来输入文稿比较理想。

文书处理机的磁碟片以一张一个为原则

使用文书处理机时，必须特别注意磁碟片的整理方法。举例来说，原则上一张磁碟片中，只储存一个资料。磁碟片的容量，因机种而有所不同，不过一张大约可储存多达一本书的资料，因而容易在一张磁碟片中，同时存入各种不同的资料，但是检索时，就非常的麻烦，不太合乎效率原则。按种类准备不同的磁碟片，不会花太多的钱，就能以易于检索的方式，将存入磁碟片的资料分门别类。

以不同颜色的标签来区分不同内容的磁碟片

虽然将不同的资料分别存在不同的磁碟之中，但是如果不一一显示屏幕，还是无法了解其内容，这样就失去了分类的意义。为了解决这个缺点，一般应该采用的方法是——在磁碟片上贴彩色标签。举例来说，会计事务所中所采用的分类法是，绿色标签表示“个别专题”，蓝色标签表示“一般专题”，黄色标签表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，为了使检索资料的使用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。

保存旧磁碟片中的资料，不断使用新磁碟片

和录像带一样，文书处理机的磁碟片可反复使用，因此一张磁碟片往往被使用好几次。且大家都认为，再买新的磁碟片是一种无谓的浪费。输入资料要花费相当的工夫，如果将其时间成本列入考虑，则长久不用的资料有朝一日也会派上用场，如将其消除反而是一种浪费，所以要在一张磁碟片中存入相关的资料，至于新的资料，就毫不吝惜地输入新的磁碟片中。

活页式手册既能插换页数，又能缩短找寻资料的时间

不论到哪里，随身携带一本活页式手册。在下班回家的公车上、就寝之前，突然想到第二天应该继续进行哪些工作，就马上记在手册上。而且，活页式手册可随时增加页数，不要的页数也可任意抽出作废。

备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处”

在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，可立刻提笔在B5的活页纸上，记下备忘录。备忘录是分项写下来的，以一页一个项目为原则，至少标明“主题”、“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期，事后重读时，即使记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以清楚地了解其内容，而出处则需要详细调查。可供参考之用，备忘录上如果标明这三项，则资料就会越来越有分量。

在“单纯作业”时间，利用耳机充实自己

在刚进入机关工作时，在“单纯作业”时间里，最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，因此可随身携带小型录音机。经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了，但在离开座位去做某种单纯作业时，推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。

增强工作意念的妙法

将平常该做的事情列成一张表，做好之后就用红笔划掉，因为这么一来，每划掉一项就可确认“这项工作已经完成”，当时心中的成就感与满足感，即成为下回工作意念的来源。如此看来似乎没什么意义，不过在工作无甚进展的情况下，多半原因都在于工作流于单调、冗长。大部分的工作都是由小作业累积而成的，由于这样很容易造成烦琐，所以可以用列表方式来处理。此外，采用这个方式还可免于遗漏某项工作。

防止厌倦单调工作的“成功画面思考法”

撰写一本书着实需要有强烈的意志力，但多达数百页的稿纸，虽说用口述录音机或文书处理机之类的文明工具，可达到很高的工作效率，不过，有时候也是一件非常痛苦的事。在这种情况下，只要想到这是完成一本书的必经过程，就会再次提起干劲。重要的是，如果一心只想到眼前单调的工作，不但会心生厌烦，而且工作效率也会一落千丈。试用成功画面思考法，想象计划成功或完成工作时的成就感，是防止这些弊端的方法之一。

“悦音”卡带以回转式为佳

很多人在做单调工作时，都习惯听轻音乐（BGM），以集中精神。单调的工作尽可能的交给机器或属下去做，当四周吵得令人无法专心做事时，就可放点轻音乐，听听小河的流水声和小鸟的歌声。也就是说，以“悦音”来对抗噪音，同时，这种卡带最好采用回转式的，这样就可以不必为换卡带而中断手头上的工作。

以上的方法处理问题

经常有人发牢骚说，就是因为工作太无聊，所以才无法提高工作效率。一成不变的奉行上司的指示，工作的确不怎么愉快。同样地，不妨不要理睬别人怎么说，以自己的方式来处理例行公事。在动脑筋想如何以自己的方式来工作的当儿，会发现前所未有的乐趣，这样才能提高效率。

办公桌最理想的状态

对某些人而言，只是外观的整齐，不见得是最方便、最顺手的工作环境。主要是，最合乎自己方便的状态，就是“整齐有序的状态”。

自己整理办公桌

自己的办公桌一定要自己动手整理，以保持自己最方便使用的状态。如果任由他人多事“收东收西”，等到自己开始工作时，很容易找不到自己所要的东西。为了保持随手取来，工作顺畅迅速的状况，办公桌上的一切，最好能亲自处理。从这个意义上来说，就是保持在合乎自己使用习惯的状况下。如果任由他人随便动自己办公桌上的东西，工作效率就会显著下降。

过暗或过亮的工作场所都会导致效率低落

当因出差必须投宿旅馆时，可随身携带折叠式的台灯，因为一般旅馆的照明大部分都过暗。光线不足，眼睛容易疲劳，根本没有办法看书；但光线太强，也会造成同样的效果。过暗或过亮的光线都会降低工作与学习的效率。虽然大家都知道光线所造成的影响，但是真正注意关心的人，实在是太少了。经常把工作带回家做的人，最好注意一下家里的照明设备，在过暗的工作场所中工作，往往会事倍功半。

台灯要放在左侧

前面提过，办公桌上的摆设，以最合乎自己方便使用的状况为最佳。不过桌上的照明设备却是例外，对惯用右手的人来说，台灯如果不放在左侧，是非常不方便的，因为如果台灯放在右侧，写字时就会受到手影的干扰，无形中降低了工作效率。而且，这样对眼睛也不好。这虽然是最普通的常识，不过如果桌子左侧靠墙，往往就把台灯移置右侧，请务必遵守“台灯左放”原则。

将内容固定的文章格式化

能够统一某种格式的内容，尽可能准备专用的表格，这样一来，即可减少处理的时间与精力。这也可以应用于一般商业业务工作，比如对象不同内容却大同小异的文书，可分别准备不同的基本表格，然后再视情况的需要稍加修改，即可应用，如此可大幅度地缩短工作时间。

抽屉整理尽可能细分化

当然，如果不注意整理的话，抽屉越多麻烦也会越多。抽屉如果不整理得有条不紊的话，实在很难搞清楚那个抽屉中装的是什么东西，所以抽屉的整理尽可能细分化。回纹针、铅笔等等文具用品，自是当然的事，连文件书类也得分门别类地收在不同位置，这样开抽屉找东西时，就可一下子找到。

圆珠笔之类的文具，要经常保持在三支以上

一般而言，随身所携带的圆珠笔最好经常保持在三支以上。这固然是为油墨用完、遗失等临时状况而准备的，不过另有其他用意，比如写字写到一半，就外出办事，把笔忘在桌上，即使如此，也不会有所不便。而回来之后，在中断的状态下，只要有纸有笔，就能马上集中精神继续工作。别小看这么一点点小事，对工作效率却是有助益的。

文具用品要放在伸手可及的范围内

依各人个性的不同，办公桌上也呈现不同的风貌，有的人不加整理杂乱无章，也有人一丝不苟整理得有条有理，究竟哪一种好，不可一概而论。不过，平常使用的文具用笔虽不一定要放在桌上，但最好尽可能放在手边上。比如处理文件时，要伸手拿支笔就得特地移动身子或站起来，这样会影响工作的专注。基于此，文具用笔最好放在伸手可及的范围之内，避免无谓的时间浪费。

文具用笔备有三套，分成“家里用”、“办公室用”、“随身用”

备有“家里用”、“办公室用”、“随身用”三套不同的用笔，以便在不同的场所使用。如此一来，随时随地都不会缺少必要的文具用笔。在家里或上下班的车上看书时，想要在书中重要字句下划线，或想要记下突来的灵感，如果手上随时有笔的话，效率会非常的高。从效率投资的观点来看，三套用笔的花费并不算贵。

有玻璃窗的书架效率不佳

如果书籍不能迅速拿出放入，那么书架的价值就会减半，假如能缩短书籍的出入时间，就可能加速工作的进行。从这个观点来看，经常可见的附玻璃窗的书架，就稍有问题了。书架若附有玻璃窗，在拿放书籍之际，就非得开来关去不可。这么短短的空档，累积起来也相当浪费，尤其是经常阅读使用的书籍，拿出放入的次数也多，开开关关的时间更是不容忽视。对提高效率而言，玻璃窗可以说是无用的废物。

即使价钱贵一点，也要选用高及天花板的书架

一般来说，在规划房间的空间上，尽可能完全利用地板到天花板之间的空间，可收到很好的空间效率。在选购书架之际，即使多花一点钱，还是可选用高及天花板的尺寸。在购进新书架之前，要精确地测量放置书架的空间大小，以随时备用的卷尺，量出上、下、左、右、深的尺寸，然后选购大小适合的书架。这么一来，空间有限的办公室就得以彻底利用，达到最高的使用效率。

书架上的书籍按内容主题来排列整理

藏书不多的人，根据法律、经济、语言等等一般的书别来整理，大概没有什么问题。可是，一旦各类藏书多达数百册，如果不以一个主题来排列整理的话，那么检索就要浪费很多时间，效率实在太低。

有计算功能的手表，随时随地都可验算数字

在公车上突然想要计算数字，计算机手表十分方便，不必专门从公文包中，拿出计算机，且对口算心算没有把握时，这种“计算机手表”更能发挥特有的功能。虽然，按键太小不容易操作，但是在这些功能之下，这个缺点不足挂齿。

§§§第4节亚伦·赖金的节约时间之法

亚伦·赖金节约时间的方法，很有参考价值。因此，我们把亚伦·赖金节约时间的方法介绍给大家。

亚伦·赖金节约时间的方法大体上可以分列如下：

1．把所有的时间都看做是有用的，所以尽量从每一分钟里得到满足。这种满足是多方面的，它不仅包括取得一定的成就，也包括从消遣中得到的欢乐等等。

2.尽量在工作中寻找欢乐。要善于在枯燥无味的工作中发现能够引起自己极大兴趣的因素，这样可以大幅度地提高工作效率，从而达到节约时间的目的。

3．做一个终生乐观者。尽量把烦恼和忧愁从自己的生活中排除出去，这样就可以做到使每一分钟都过得有意义、有价值。

4．在工作中一定要寻求取得成功的有效途径。把所做的一切工作都建立在指望成功的基础上。

5．不把时间浪费在惋惜失败上。如果经常为某些事情的失败而惋惜：这本身就是浪费时间，而且还会造成心理上的压力。

6．对所做过的事情从不后悔。即使做错了也不后悔。经常懊悔自己所做过的事情，会浪费许多时间。所以从时间这个角度来看，任何懊悔都是不必要的。

7．要以最充足的时间去做最重要的事情。这是节约时间的诀窍。如果常常是在不重要的事情上纠缠，就难以达到节约时间的目的。

8．经常研究和学习一些新的节约时间的技术。随着各门科学的发展，节约时间的技术会不断地被发明出来。对这些新的节约时间的技术绝不能熟视无睹，而应当尽量去掌握它们。

9．每天要早些起床，醒来即起床。这样坚持下去可以节约许多睡眠时间。

10．午饭要简便。如果午饭吃得太多、太饱、下午容易打瞌睡，工作效率会降低。而工作效率的降低，本身就是浪费时间。

11．不要用太多的时间留恋于报刊杂志。看报的最好方法是驻足于报摊，看了大标题即可。

12．要掌握快速读书的方法。以获得书中最主要的观点和内容为满足。

13．不要把过多时间用在电视机前。对电视节目中的大量内容，只看一看有关政治方面的新闻就足够了。

14．尽量把办公室设在靠近自己家的地方。这样，在上班时就能够在很短的时间内到达办公室，下班时也能在很短时间内到家，把浪费在上下班路上的时间减到最低程度。

15．对自己的习惯要经常进行检查。好的保留，不好的坚决改掉。

16.要永远放弃“空等时间”的习惯。假如必须利用时间进行等待，如等车，等电话……应当把等待当作是构想下一步工作计划的大好时机，或者用它来做没有时间做的事情。

17．把表拨快三分钟。以便每天提早开始工作。

18．在衣袋里经常装有10×17厘米的空白卡片。以便随时记下各种有价值的资料，以备使用。这样可以节约大量的翻阅报刊杂志的时间。

19．每月修正一次生活计划。删除那些可有可无的内容。

20．每天阅读一次当天的计划表。确定当天的活动内容，以便使当天的活动有条不紊地进行。

21．把所要完成的工作制成标语放在办公室里，以便提醒自己。

22．在处理非处理不可的小事情的同时，要把重要的工作目标记在心中，并善于在处理这些小事情中发现能够促成重要工作目标迅速实现的重要线索。

23．每天早晨上班后的第一件事，就是排列好当天工作的优先序列。

24．按照事先排列的优先序列制成一张表。把重要的工作放在最前面，并尽快地去完成它。

25.在每月的计划表中要留出空余时间，以便应付紧急情况。