电话，作为信息的载体之一，由于它具有传递迅速、使用方便、失真度小、效率高等优点，已成为越来越多的人须臾不可离的通讯工具。几乎每个正常人都会使用它，但又并非每个能打电话的人都真正懂得打电话的要诀。打电话是通过有线电来说话，比平日交谈更多地受到时空的限制。这就有它的特殊性。下面归纳的几点，或许会给平时打电话不太注意方式方法的疏忽者以有益的启示。
语言精练准确
打电话的语言就是应该删繁就简，言简意赅，恰到好处。能用一个字表达清楚的决不用两个字。如：“我是。”只要说出自己的名字，对方就清楚你是谁，没有必要再冠以单位及其他限制词。但当你往一个不太熟悉的单位打电话时，就不要直接说：“我是老张，找小李接电话！”你是哪个老张？找男小李还是女小李？由于对方不知道你的情况，当然会让对方糊涂。同样，更不能在电话接通后，还没有互报姓名就直接陈述具体事宜，这肯定会使对方丈二和尚——摸不着头脑。切不可自以为对方会知道你是谁，殊不知对方一天不知接多少个电话，也不止一个像你这样的同性朋友。与其让对方费神琢磨猜测，不如你直接道明，两不误事。从总体上看，这也应视为一种精炼。
打电话要求语言准确还要注意防止另外一种情况，如：“你是哪里？”“你要哪里？”“你是谁？”“我是我。”等等，问者不清，答者不明，或者故意捣蛋，或者遮遮掩掩，造成双方不悦，影响进一步沟通。像大家都熟悉的相声《打电话》中那个出名的“啰嗦”，自己握住话筒十多分钟，一件鸡毛蒜皮的小事啰嗦个没完没了，这更在摒弃之列。
语意明确清楚
首先，就一般而言，电话一通就应说明“我是×单位×人”，如必要还应告知你现在×地，以便对方寻找和相会。其次，电话通讯不是面谈，无法用态势语补充，因此，宜明讲不宜暗示。除非在极个别情况下，确实不宜明讲又不得不讲的，才能偶尔用一下暗示，如：“上次说的那件事怎么样了？”或一方只管讲，另一方只管听；或只用几个简单的询问话：“什么？”“啊？”“嗯？”“再说一遍！”等等。尽管如此，暗示仍然带来含混不清的弊端。既然你以为能保密，就必然缺乏透明度，具有较大的外延和多种意义，很容易导致对话的失“明”。所以，打电话时的暗示要慎用。
语音清晰明亮
在打电话时如果有条件一定要说普通话，它讲起来方便通行，听起来省力，更是国家的标准话。清是保证语音清晰的基本功。通常情况下，只要线路畅通，对话人口齿没有大的毛病，保持清晰的语音是可以做到的。低声细气和高声叫喊都不可能收到清晰之效，只要比平时谈话的语调高一些就足可听清了。为保证双方都能听清，发话人或受话人对在以下几种常见情况下要说清或听清什么须有所了解。
1.通知开会
你应当说清楚或听清楚的是：会议名称与主题、开会时间、地点、出席对象、会前准备事宜和与会随带物件等。
2.请示汇报
你应当说清或听清的是：请示或汇报的事由、目的、理由与具体要求等。电话中涉及到的请示汇报等事宜，一般应是比较简单、容易解决的，否则只能约定时间，改用面谈方式解决。
3.了解情况、联系工作
你应当说清或听清的是：当事人、经办人、联系人的姓名（必要时包括性别、年龄、特征等），情况的事实真相（包括起因、经过、结果与有关时间、地点、数据等）或所联系工作的主旨、具体要求、实施设想，日程安排与所需财力、物力、人力等）。
4.托人购物、借物、看物、捎物
你应当说清或听清的是：物名、数量、价格、规格（包括型号、尺寸、式样、颜色等）和有何特别要求等。
5.邀请参加婚丧宴会等活动
你应当说清或听清的是：婚丧对象、出席对象、活动时间、地点等有关礼仪要求。一般受话人在听到邀请后，如果是婚事应立即表示祝贺；如果是丧事应立即表示哀悼，然后再逐一问清有关事情。
6.托人办事
你应当说清或听清的是：托办人、经办人、托办之事的具体内容和有关要求等，必要时还要讲清酬谢条件。
下面就是一段合格的通话：
乙：中学，请讲。
甲：您好！请问，王校长在吗？
乙：哦，他刚出去，您要不要我为您传话？
甲：不必了，我再给他挂电话吧。谢谢！
乙：明天他整天在学校，您可以再打来，再见！
有比较才有鉴别。上面这段通话，双方都显得很有教养。在这种情况下，发话人可能因找不到王校长而遗憾，却不会因对方无礼而在心中留下气恼。在通话中，你开口说出第一句话，人家就可以凭这句话给你打下一个深刻的印象分，何况，一个“请讲”或“您好”，还可以起到提示对方做好听话准备的作用。
言语平等和蔼
由于社会分工带来的职业不同，不同的职业和职务的人形成了不同的说话习惯和方式。当官的容易盛气凌人，装腔作势，打官腔。一般群众因各种性格、职业的不同也各有不同的讲话语调，或快或慢，或高或低。即使是同一个人打同一个电话，在不知对方是什么人之前和之后，声调语气也可以截然不同，这种现象可不可笼统地称之为“势利眼”？事实如此，你接顶头上司的电话和接一般同事、朋友、熟人的电话，口气绝不可能一样！这也许是另一种不正常的“人之常情”吧！
比如，打电话找不到人是常事，但不论你是什么身份、官职多大，这时如果需要别人传话，就应当把自己的姓名、单位和所需转达的事情说清楚，关键的内容（如时间、地点、有关的人、事、物等）要询问对方听清了没有，或适当重复。必要时，还可请对方记下来。而临时受话人则可以说：“请您讲吧，我在听着哪！”或者“请您稍等一下，我拿笔记一记。”通话完毕，发话人不要忘记向传话人表示谢意。
有时，指定受话人并没有外出，但是由于某种情况，不便立即受话交谈，譬如：在开会或同客人晤谈期间去接电话，就可能影响会议或做出对客人不礼貌之举。这时，临时受话人可以这么说：“对不起，×现在有事脱不开身，请问您是哪一位？我让他过一会儿就给您去电话。”或者“对不起，×在开会，我可以为您转话吗？”这样做，发话人同样会感到满意，如果发话人坚持要求通话，指定受话人可先向在场的人表示歉意，尔后在电话中同发话人商定联系时间再作正式交谈。
打电话也有打错或跳错号码的时候，这种情况下，有的人会因不快或厌烦而出言不逊。这时候，他们心里想到的是：“反正你不认识我。”其实，打一次电话，也是一次人格、素养的亮相，在素不相识的人面前自损人格，是更不值得的事情。打错电话时，不管是发话还是受话，都要保持礼貌和热情，你可以这么说：
甲：请问，您那里是2513254吗？
乙：不是，您打错了。
甲：您不是2513254？哦，对不起，我打错了。
乙：没关系，您可以重打。
这段对话中，甲重复报号，目的是再次核实自己是否确实错了，有时对方没有听清也是可能的。但是，切不可再三再四地追问，否则就是不信任对方，难免失礼。
同样出于礼貌，当指定受话人不在时，如果发话人不想说清，你一般就不该去追问发话人的姓名、单位，更不要去追问发话人与指定受话人之间的关系（如“你是他的什么人？”），这样会侵犯他人的隐私权，是不太礼貌的。
