——在财富的河流上搭建金钱流动的桥梁
向对方发出正式的邀请
在商务交往中，因为各种各样的实际需要，商务人员必须对一定的交往对象发出约请，邀请对方出席某项活动，或是到对方处做客。这类性质的活动，被商务礼仪定义为邀约。
邀约有时还被称为邀请或邀集。从交际的角度来看待邀约，它实质上是一种双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士，前来自己的所在地或者在其他某地方约会，以及出席某些活动时，他不能仅凭自己的一厢情愿行事，而是必须取得被邀请方的同意与合作。作为邀请者，不能不自量力，无事生非，自寻烦恼，既麻烦别人，又自讨没趣。作为被邀请者，则需要及早地作出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当做一种正规的商务约会来看待，对它绝对不可以掉以轻心，大而化之。
对邀请者而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知一样，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身份，以及双方之间关系的现状。
在一般情况下，邀约有正式与非正式之分。正式的邀约，既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式。非正式的邀约，通常是以口头形式来表现的，相对而言，它要显得随便一些。
正式的邀约有请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等具体形式，它适用于正式的商务交往中。非正式的邀约有当面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式，它多适用于商界人士非正式的接触之中。前者可统称为书面邀约，后者则可称为口头邀约。
根据商务礼仪的规定，在比较正规的商务往来中，必须以正式的邀约作为邀约的主要形式。
礼貌地回答对方的邀约
任何书面形式的邀约，都在邀请者经过慎重考虑，认为确有必要之后，才会发出。因此，在商务交往中，商界人士不管接到来自任何单位、个人的书面邀约，都必须及时地、正确地进行处理。自己不论能不能接受对方的邀约，均须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确、合“礼”的回答，即或者应邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率行事，都有可能自作自受，自找麻烦。
鉴于同时受到邀请的往往不止一方，任何被邀请者在接到书面邀请之后，不论邀请者对于答复者有无规定，出于礼貌，都应尽早将自己的决定通知给对方。
事实上，为了了解被邀请者对邀约有何反应，许多邀请者在发出书面邀约时，就对被邀请者有所要求，请对方对能否到场必须作出答复。
通常，类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。例如，要求被邀请者“如蒙光临，请予函告”、“能否出席，敬请答复”，以及“盼赐惠复”，等等。
为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者，在书面邀约正文的左下方，循例要将与邀请者联络的具体方式，一一详尽地提供给被邀请者。它们通常包括：联络电话号码、传真号码、电传号码、电子邮箱号码（网址）、邮政编码、电报挂号、联络地点以及通信地址等。以上这些内容不必一一全部列出，可以根据具体情况从中选择。不过，联络或咨询的电话号码这一项，原则上是不能缺少的。
有些善解人意的商界人士为了体谅被邀请者，在发出书面邀约时，往往会同时附上一份专用的“答复卡”。上面除了“接受邀请”、“不能接受”这两项内容外，再没有其他任何东西。这样，被邀请者在答复时，只需稍费举手之劳，在以上两项之中，做一回“选择题”，在两者之一画上一道钩，或是涂去其一，然后再寄回给邀请者即可。
在没有接到书面邀约的同时接到“答复卡”，并不意味着不必答复。答复是必要的，只不过需要自己亲自动手罢了。
对书面邀约所进行的答复，通常采用书信的形式。在商务礼仪中，它被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。
所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。
在回函的行文中，应当对邀请者尊重、友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题，作出明确的答复。切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝，则讲明理由，就可以了。
回函的具体格式，可参照邀请者发来的书面邀约。
接受邀约的回函示范：
中岛公司董事长兼总经理邬烈兴先生非常荣幸地接受成功影视广告公司总裁袁伟超先生的邀请，将于1月20日上午9时准时出席成功影视广告公司开业仪式。谨祝开业大吉，并顺致敬意。
在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀请者“核实”无误。在写拒绝函时，则不必这样做。
回函通知邀请者自己决定接受邀请后，就不能届时失约了。这类临时的“变卦”，会给邀请者增添许多麻烦。
拒绝邀约的理由应当充分，如卧病、出差、有约在先等，均可采用。在回绝邀约时，万勿忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。
拒绝邀约的回函示范：
尊敬的王优嘉先生：
我深怀歉疚地通知您，由于本人明晚将乘机飞往德国法兰克福市洽谈生意，故而无法接受您的邀请，前往波特曼饭店出席贵公司举办的迎春茶话会。
恭请见谅，谨致谢忱。
你是对方想象中的拜访者吗
有效的拜访顾客，是营销迈向成功的第一步。只有在充分的准备下拜访顾客才能取得成功。上门拜访顾客尤其是第一次，难免相互存在一点儿戒心，不容易放松心情，因此销售人员要特别重视留给别人的第一印象，成功的拜访形象可以在成功之路上助你一臂之力。
张林是市外办的一名干事，有一次，领导让他负责与来本市参观访问的某国代表团进行联络。为了表示对对方的敬意，张林决定专程前去对方下榻的饭店拜访对方。
为了避免出现得仓促，他先用电话与对方约好了见面的时间，并且告之自己将停留的时间长度。随后，他对自己的仪容、仪表进行了修饰，并准备了一些本市的风光明信片作为礼物。
届时，张林如约而至。敲门后，他主动向对方问好并与对方握手，随后做了简要的自我介绍，并双手递上自己的名片与礼品。简单寒暄后，他直奔主题，表明自己的来意，详谈完后握手告辞。
像张林这样的做法是符合商务拜访的常规礼仪的，由此可见他训练有素的交际风采。
成功的拜访首先得益于良好的专业形象，它包括以下内容。
外部形象：服装、仪容、言谈举止乃至表情动作上都力求自然，就可以保持良好的形象。
控制情绪：不良的情绪是影响成功的大敌，我们要学会遥控自己的情绪。
投缘关系：清除顾客心理障碍，建立投缘关系就建立了一座可以和顾客沟通的桥梁。
诚恳态度：“知之为知之，不知为不知。”这是古语告诉我们的做人的基本道理。
自信心理：信心来自心理，只有做到“相信公司、相信产品、相信自己”才可以树立强大的自信心理。
与对方面谈之前要注意什么
与对方面谈之前，首要规则是准时。让别人无故干等无论如何都是严重失礼的事情。如果有紧急的事情，不得不晚，必须通知你要见的人。如果打不了电话，请别人为你打电话通知一下。如果遇到交通阻塞，应通知对方要晚一点到。如果是对方要晚点到，你将要先到，可以充分利用剩余的时间整理一下思路，耐心等对方到来。
当你到达时，告诉接待员或助理你的名字和约见的时间。冬天穿着外套的话，如果助理没有主动帮你脱下外套或告诉你外套可以放在哪里，你就要主动问一下。
在等待时要安静，不要通过谈话来消磨时间，这样会打扰别人工作。尽量不要来回紧盯着手表。如果你等不及，可以向助理解释一下并另约一个时间。不管你对要见的人有多么不满，也一定要对接待或助理有礼貌。
当你被引到约见者办公室时，如果是第一次见面，就要先递上名片，做个自我介绍；如果已经认识了，只要互相问候并握手就行了。在和客户面谈时，送给客户一张名片，不仅是很好的自我介绍，而且与客户建立了联系，既方便，又体面。名片除在面谈时使用外，还有其他一些妙用。例如，去拜访客户，对方不在，可将名片留下，对方回来看到名片，就知道自己来过了；还可以在名片上留言，向客户致意或预约拜访的时间；把注有时间、地点的名片装入信封发出，可以代替正规请帖，又比口头或电话邀请显得正式；向客户赠送一份礼物，如让人转交，则随带名片一张，附几句恭贺之辞，无形中关系又深了一层；熟悉的客户家中发生了事情，不便于当面致意，可寄名片一张，省时省事，又不失礼节。
对方如果不开口说让座不能随便坐下。如果对方不坐，自己不能先坐。对方让座之后，要口称“谢谢”，然后采用规矩的礼仪坐姿坐下。对方递上烟茶要双手接过并表示谢意。如果对方没有吸烟的习惯，要克制自己的烟瘾，尽量不吸，以示对对方习惯的尊重。对方献上果品，要等对方动手后，自己再取用。即使在最熟悉的朋友家里，也不要过于随便。
拜访中一言一行都要注意
一个举止得体、行为优雅的人不仅代表公司的形象，也是自身良好素质的体现。一个行为举止文明、严谨、做事干练的办事人员，也会深得对方的喜欢。一个人的行为习惯往往在给人的第一印象中就能反映出来，因此，在与对方进行初次接触时就应注意行为习惯上的礼节。下面是你在拜访客户时应注意的细节。
1.谈吐要大方
态度诚恳热情，表达自然亲切，措辞准确得体，语言文雅谦恭，不含糊其辞、吞吞吐吐，不信口开河、出言不逊，这些都是交谈的基本原则与礼节。首先说话的声音要适当。交谈时，音调要明朗，咬字要清晰，语言要有力，频率不要太快。如果觉得自己的声音不好听，最好每天花5分钟时间来练习发音，不间断地练习一个月，就会有很大改善。与对方交谈要尽量使用普通话。与对方交谈时，应双目注视对方，不可东张西望。说话时可适当做些手势，但不要手舞足蹈，不能用手指人，更不能拉拉扯扯、拍拍打打。与对方保持适当距离，讲话时不要唾沫四溅。交谈中要给对方说话的机会。在对方说话时，不要轻易打断或插话，应让对方把话说完。如果要打断对方讲话，应先用商量的口气问一声：“请等一下，我可以插一句话吗？”“我提个问题好吗？”这样可避免对方产生你轻视他或不耐烦你的讲话等不必要的误解，如对方谈到一些不便谈论的问题，可以转移话题，不要轻易表态。谈话要注意他人的禁忌。与对方交谈，一般不要涉及疾病和死亡等不愉快的事情。不要直接询问对方工资、家庭财产等生活情况，这容易使对方反感。对方若犯过错误或有某种生理缺陷，言谈中要特别注意避免损伤对方自尊心的话语。对方不愿谈的话题，不要穷根究底，引起对方反感的话题应表示歉意，或转移话题。谈话对象超过三人时，应不时与在场其他人攀谈几句，不要只把注意力集中到一两个人身上，以免其他人产生冷落感。习惯性的口头禅会使对方产生反感，交谈中要注意避免。交谈要口语化，这会使客户感到自然亲切。
2.举止要得当
销售人员到客户办公室或家中，进门时要按门铃或轻声敲门。按铃或敲门的时间不可过长，无人或未经主人允许，不要擅自进入室内。见到对方时，如非事先约定，应向对方表示歉意，然后再说明来意。进入对方办公室或家中，应主动向在场的人表示问候或点头示意。在对方家中，未经邀请，不能参观住房，即使熟悉的人，也不要随意翻动室内的书籍、花草、陈设及其他物品。和对方在一起，不要乱丢果皮纸屑，注意保持地毯、地板的清洁；千万不能随地吐痰；吸烟要把烟灰弹入烟灰缸；不用脚蹬踏桌椅沙发；雪雨天进入室内，注意擦鞋底，防止将雨水、雪水、泥巴带入室内。
3.其他事项
此外，还有一些行为礼仪，如握手、问候等，都需要拜访者一步一步地去练习。在与对方握手时，不要久握不放，也不要握得过紧，更要避免的是一边握手一边谈论业务，或者握手时目光移到别处，这都是不尊重对方的表现。
谈话结束起身告辞时，要向主人表示“打扰”之歉意。出门后，回身主动伸手与主人握别，说：“请留步。”待主人留步后，走几步，再回首挥手致意：“再见。”
如果你希望自己给对方留下美好的形象，就应该经常注意这些细节，尽量避免举止失当。
全方位接待来访者三步骤
一般来说，商务接待工作主要分三个阶段。
1.候客阶段
以客户为中心的服务理念，应充分体现在接待客户的每个环节上。在等待客户光临期间，你可以抓紧时间做以下工作。
（1）整理环境卫生。环境卫生可能因为客户的到来留下点儿泥土、纸屑、果皮等，因此，你可以利用等待的时间先清理一下环境卫生。
（2）整理货品。顾客的光顾可能会把一些商品弄乱，或者有些产品原本是完好无损的，可是经过众多顾客抚摸，也可能受到污损。利用空闲时间整理商品，认真检查商品的质量，把有毛病或不合格的产品挑出来，并尽可能地遮掩或移至相对隐蔽的位置，这样可以避免影响店面声誉。
（3）准备其他工作。如果等待的时间较长，你还可以做一些其他的准备工作，如制作产品标签和一些简单的宣传品；学习、充实有关产品/服务方面的知识；注意竞争产品/服务的销售状况和市场活动等。
2.迎客期间的接待服务
当有顾客光临时，抓住接待时机十分关键。顾客不喜欢自己一进门就给自己施加有形或无形的压力，因此你最好不要用提问的口气与顾客打招呼，比如“你好，买东西吗？”或者“请问需要我服务吗？”等等。用这种压力比较大的问句招呼顾客会给顾客制造必须回答问题的压力，而大多数顾客不喜欢多说话，通常以沉默或其他借口来保护自己。
接近顾客的最佳时机，是在顾客对商品有兴趣，并且有问题需要提供帮助的瞬间，此时接近顾客成功率最高，对于选择性商品购买的顾客来说尤其如此。所以，当顾客走向你的柜台，你应该问候一下，但不宜过早地逼近顾客，应尽可能地给顾客营造一个轻松购物的环境。当顾客停留在某节柜台并注意去看商品时，你应轻步靠近顾客，建议不要站在顾客的正前方，最佳的位置是顾客的前侧方，这样既减轻了面对面时可能造成的压力，也便于与顾客交谈，因为侧脸讲话要比面对面时顾客抬头与你讲话省力得多。
