在事先没有约定的情况下主动打电话给对方，其性质就好像没有约好时间而突然造访一样，是很冒昧和唐突的。所以，不论在什么时候打电话，你都有必要礼貌地问一句：“您现在说话方便吗？”另外，在致电时，你一定要避开对方的通话高峰时段、业务繁忙时段和生理厌倦时段。
除非有重要、紧急的事情，你千万不要在对方的休息时间拨打业务电话，包括早上8点之前，晚上10点之后，用餐时间、午休时间、节假日等。如果你一定要在私人时间或休息时间打电话，就一定要先表示歉意，解释原因，取得对方的谅解。
第三，礼貌地问候一声“您好”
电话接通后，首先，你应当向对方礼貌地问候一声“您好”，而不要习惯性地“喂”，或者在不打招呼的情况下就介绍自己，甚至直接说要找的人或要办的事情。这样给对方的感觉不仅很唐突，而且有些傲慢和盛气凌人。其次，你应当自报家门，让对方知道打电话的是什么人。
第四，合理安排通话长度与内容
有人做过这样的统计，80%的电话都是在3分钟之内完成的。也就是说，在一般情况下，打电话的时间应当保持在3分钟之内。作为主动打电话的人，你一定要自觉地遵守“3分钟原则”，控制通话长度，避免占用对方太多的时间。如果你确实无法在3分钟之内完成通话，也要礼貌地征求对方的意见，得到对方的允许后，适当地延长通话长度，并在挂电话时表示自己的歉意。
冗长的通话既让人反感，也会造成不必要的浪费。日本的松下电器曾经关注公司的话费问题，在自己的广岛营业所安装了一种类似于出租车计价器的仪器，把通话的对象、时间、话费全部记录下来。结果，每月高达480万日元的话费一下子减少到273万日元。换言之，过去的话费有40%以上是浪费的。
第五，礼貌地结束通话
在一般情况下，电话应当由你主动挂断。而如果电话意外中断，你则应当主动打过去，并向对方解释，以免对方产生疑虑，以为是你有意中断通话。在挂电话的时候，你一定要轻放话筒。如果你在打电话时彬彬有礼，但挂电话时却不在意，“咣当”一声挂断电话，对方就会不自觉地想，你是不是有意在表达不满。即便对方不会产生这样的疑虑，他也会感到不舒服，觉得你没有礼貌。
在挂电话之前，“再见”之类的告别之辞是必不可少的。在预感到通话即将结束的时候，你应当主动说“再见”。
在接电话的过程中，职场人士一定要注意以下几个方面的细节：
第一，及时接听，但不要操之过急
电话铃声响起之后，你最好在三声之内接听。即便电话的位置离自己的办公桌距离比较远，在附近没有其他人的情况下，你也应当主动地接听。不能因为嫌麻烦或者可能不是打给自己的电话，你就不予理睬。如果电话响了四五声你才接听，首先就应当向对方表示歉意，说明迟接电话的原因。
但接听电话也不能操之过急。一般情况下，你应当在电话第一声铃音结束之后再接听，否则的话，拨打电话的一方可能会反应不过来，甚至不知所措。
第二，态度谦和
接起电话后，你要主动地自报家门，“您好，这里是……”。在通话的过程中，你要专心致志，而不能心不在焉，更不能一边接听电话，一边办其他的事情，比如与人交谈或看文件等。万一在会晤重要的客人或举行会议期间有人打来电话，而且此刻的确不宜与其深谈，你可以向其简单地说明原因，表示歉意，并再约一个具体时间，届时由自己主动打电话过去。若对方是长途电话，你尤其要注意别让对方再打过来。约好了时间，你一定要牢记并遵守承诺。在下次通话时，你要再次向对方致以歉意。当通话因故暂时中断后，你要等候对方再打过来，既不要扬长而去，也不要为此而责怪对方，正确的做法是让通话正常进行，而且要自然。
第三，积极应答
在接电话时，如果你一声不吭地听对方讲话，对方既看不见你的表情，也不知道自己的谈话引起了你什么样的反应，他会感到不安。因此，在接电话的过程中，你要积极地应答，以便使通话顺利地进行下去。
通常情况下，应答时，你可以使用“对”、“嗯”、“好”或者“是的”等简洁的词语和语言。应答时，你的语调应当是平和的、清新的，给对方一种轻松自然、平易可亲的感觉。
第四，详细记录
在工作时间打到办公室的电话，通常都与工作有关。所以，在接电话的过程中，你的手边要随时放一个记录本，将来电的内容详细地记录下来。
第五，礼貌地结束通话
当通话终止时，对方通常会对你说“再见”。不过如果对方因为某种原因忘了说“再见”，你也应当道别。通常情况下，在对方挂断电话后，你才能挂电话。如果对方有意让你先挂断，你也可以在道别之后先挂断电话，但不要贸然地先于对方挂电话，更不能以粗暴、生硬的方式挂电话。有时因挂电话的方式过于粗鲁，对方会感到不安。
第六，善待打错电话的人
如果是自己打错电话，对方仅仅硬邦邦地说一句“打错电话了”，然后就“咣当”一声挂断电话，你一定会感到心里特别不舒服。所以，你也应该善待那些打错电话的人。在确认对方打错了电话之后，首先你应当向对方说明“这里是×××”，然后再告知对方打错了电话。如果对方在电话里表示了歉意，你要回答“没关系”。
第七，处理猝不及防的来电
如果你接到的是通话双方可能发生冲突的电话，既然对方主动拨打电话，搞电话突袭，肯定是有备而来，而你又恰巧没有准备，这时就有必要耍点“小聪明”了。你可以使用这样的托词，“抱歉，我正在会见一个重要的客户”或者“我马上要去开会”，告知对方自己会尽可能快地复电给他。这样，你就能为自己赢得喘息之机，从被动受话的状态中摆脱出来，从容地进行准备。
第八，结束没完没了的电话
有些人有煲电话粥的习惯，拿起电话就东拉西扯、絮絮叨叨、没完没了。和这样的人一味敷衍，浪费时间，实在太不值得。但如果你生硬地说“请您长话短说”，或者礼貌地提醒“我还有点事儿，改日再和您详谈”，都会让对方感到难堪，造成隔阂。对于你而言，恰当的办法是设法截住对方滔滔不绝的话题，对双方已经达成的共识作简短的总结，并得到对方的肯定性答复。一旦对方作出肯定的答复，你就可以说：“好的，那我就不占用您的时间了。有时间我们再联络。”这样一来，你既结束了一次冗长的通话，又保全了对方的面子，不失为两全其美之策。
在转接电话的过程中，职场人士一定要注意以下几个方面的细节：
第一，确认来电者的身份和转接对象
在接到找其他同事的电话时，你首先要搞清楚的问题就是“打电话的人是谁”和“要找的人是谁”。对于第一个问题，如果对方不愿讲的话，不必勉强对方讲出来。如果对方要找的人不在，你可以先以实相告，然后再询问对方“有什么事情”。
在对方自报家门和说出要找的人之后，你一定要加以确认，也就是将对方的姓名和身份、联系方式以及转接对象复述一遍。这个时候，你一定要注意：确认对方的姓名和身份，一定要使用褒义词和中性词，切不可使用贬义词，以免引起对方的不快。比如，你可以说“是弓长张吗”，而不能说“是张牙舞爪的张吗”。还有，如果对方在单位的职位较低，在确认其身份时，你要注意加以回避。
第二，及时、准确地转接电话
在转接电话时，有时对方会守在电话旁等待答复，如果对方在电话旁焦急地等待半天，结果得到的答复却是“您要找的人已经外出了”或者“对不起，你要找的人不在”，对方的心情就可想而知了。而且，由于对方对你这边的情况会听得一清二楚，如果被其听到你在手忙脚乱地到处找人，或者转接对象说的诸如“我现在没空，等会打过去”之类的话，是不合适的。所以，作为转接人，你一定要在用手遮住电话话筒的同时，及时、准确地转接电话。
第三，不要随便泄露转接对象的手机和家庭电话
在转接对象不在的情况下，对方一旦询问起其手机号码或者家庭电话，你一定要慎重。只有得到了转接对象的允许，你才能透露其手机号码或者家庭电话。如果你随便地把转接对象的手机号码或者家庭电话透漏给对方，可能会给转接对象的正常生活和工作都带来干扰。在不方便透露的情况下，你的拒绝方式一定要委婉。你可以说自己不知道并保证会尽快地让转接对象回电话，一定不能说“对不起，不方便告诉您”。
第四，认真做好来电记录并转交给转接对象
如果对方有事情需要转达的话，你一定要认真地做好来电记录。来电记录的内容通常包括：来电人的姓名和身份、来电时间、是否需要回电话、回电话的时间和号码、来电目的和需要转达的事项等。做好来电记录后，你还要尽可能快地转交给转接对象，而不要事不关己，高高挂起，什么时候看见转接对象或者闲下来后再转交。
第五，为上司转接电话的注意事项
在转接电话前，你一定要清楚地告诉上司，什么单位的什么人打来的电话。对于自己已经掌握的信息，比如对方来电的目的，可能在电话中会提出什么问题等，你也要简洁地告诉上司，让上司有足够的准备。
对于那些上司不愿接或者没有任何意义的电话，你要机智灵活地予以处理，既不能让对方难堪，又不能让这些电话干扰上司的工作。在这种场合下，你说话时一定要机智、得体，可以使用的借口有“×××经理刚刚离开，不确定什么时候回来”，“×××主任正在开会，您可以给他留言，我会转交给他的”等。
